Exportar Novedades del Módulo Personal al Módulo Asistencia – AIPEM GROUP

Temas:

¿Para que sirve la Exportación de Novedades?
Configuración
Carga de Novedades en el módulo Personal
Pantalla de Exportación de Novedades

1. ¿Para que sirve la Exportación de Novedades?

Esta función nos ayuda a independizar la justificación de ausencias de la carga de asistencia.

De esta forma los encargados de cargar la asistencia solo ingresan los presentes, francos y ausentes en el módulo asistencia

El sector RRHH se cargan en el módulo Personal las ausencias justificadas o sanciones, luego mediante este proceso las mismas se exportan a la asistencia automáticamente y no pueden ser modificadas.

Ventajas:

Mayor control de las ausencias Justificadas
Control y revisión de Certificados
Se acotan las opciones de referencias en el módulo de Asistencia
Control de Ausentismo

2. CONFIGURACIÓN:

A continuación vemos como se debe realizar la configuración para que el circuito funcione.

2.1) Carga de Referencias en el módulo de Asistencia

En el modulo de Asistencia o Sueldos, vamos Archivo-> Referencias, deberá tener cargada una referencia a la cual vamos a asociar luego a una novedad de personal.

Las referencias son las denominaciones que le vamos a dar a los diferentes tipos de "Novedad o Referencia" que vamos a registrar en la Asistencia. Por ejemplo: días franco, Presentes, feriados, ausentes. Incluiremos todas las Referencias necesarias para cargar los datos de asistencia.

Nota: Para el uso de Exportaciones de Novedades de Personal a Asistencia, deberán tener
cargadas las referencias: VACACIONES y SANCIÓN cómo mínimo.

En la referencia es importante conocer Sólo usuarios habilitados, al habilitarlo, tendrá mayor control al respecto. Para conocer más al respecto puede hacer click aqui.

2.2) Configuración de Parámetros en el módulo de Personal

Para la exportación de novedades tenemos que tener identificada 2 referencias, Vacaciones y Sanciones las cuales tienen una pestaña exclusiva en el módulo de personal. Para configurar es necesario ir a los parámetros. Módulo Personal -> Utilidades-> Parámetros.

Tener en cuenta que si se tiene mas de un tipo de sanción o vacación, en el módulo de asistencia solamente traerá la referencia que se tiene parametrizada.

Pisar Candado de Asistencia: En caso de que se use el candado de asistencia, lo que hace la exportación es pisar sin importar que tenga el candado puesto.

2.3) Carga tipos de Licencias

Luego se configura las Licencias (Vacaciones, enfermedad, reserva de puesto, etc)

Este campo se llena en Varios-> Tipos de Vacaciones.

En el signo de (+) agregamos un nuevo tipo de licencia Por ejemplo la licencia de enfermedad.

Por cada Tipo de licencia, deberá tener asociada una Referencia de Asistencia, de esta manera el sistema podrá generar una referencia en el módulo de asistencia.

En el único caso de que se cargue la novedad de VACACIONES, deberá tener tildado la opción de Vacaciones.

2.4) Carga tipos de Sanciones

Este campo se llena en Varios-> Tablas Varias -> Tipo de Sanciones

En el signo de (+) surve para agregar un nuevo tipo de sanción. Por ejemplo Suspensión por llegada tarde.

En caso de que la sanción sea exportable, deberá tildar INCLUIR. De esta manera por cada sanción cargada en personal si tiene el tilde, se podrá exportar al módulo de Asistencia.

3. Carga de Novedades en el módulo Personal

3.1) Vacaciones

Para las vacaciones, procedemos a crear las vacaciones en el modulo personal entramos por, Archivo-> personal-> solapa vacaciones

En esta ventana podemos generar las vacaciones.

1) Creamos el período de vacaciones del año en curso

Al crear esto el sistema nos mostrara cuantos día le corresponden al legajo si le faltan o le sobran día correspondiente al año en curso.

2) Generamos las vacaciones al legajo

Con el botón (+) nos creara una linea donde debemos cargar los datos de las vacaciones los días y la fecha.

3) Por ultimo exportamos las vacaciones al modulo de Asistencia (Lo veremos al final)

ACLARACION: cuando se desea eliminar el detalle de vacaciones que ya fueron exportadas a asistencia, el sistema alertara tal acción y eliminara el registro (no impedirá). Al guardar el legajo, se realizaran nuevamente las validaciones y, en caso de que haya modificado por ej: la cantidad de días tomados o la fecha de inicio, se ejecutara un proceso que blanquea la asistencia de dicho legajo. Para que la asistencia quede de forma correcta, se debe exportar nuevamente esa novedad editada para cargar la asistencia.

3.2) Sanciones

Para las sanciones nos dirigimos: Archivo-> Personal-> Solapa Sanciones

Se debe seleccionar el tipo de sanción, el cual fue cargada en el punto 2.4.

Sancionante, en este campo se debe colocar el nombre de la persona que sancionó al empleado.

Fecha de sanción: fecha en la cual fue sancionado el legajo.

Fecha de inicio: Fecha en la cual debe iniciar la sanción para el legajo.

Ejemplo. Se sanciona un día viernes, pero se necesita que el legajo en cuestión trabaje ese día, se decide que se cobraran los día de sanción el siguiente lunes, el sistema permite colocar la fecha donde se inicia la sanción.

Días: Cantidad de días que se debe cumplir la sanción.

Fecha de fin: fecha en la cual se termina la sanción (este campo se completa automáticamente).

Observación: Este campo esta por si se desea agregar un comentario a la sanción.

Fecha de Reincorporación: Fecha en la cual es legajo regresa al trabajo.

Firma: Se tilda Cuando la sanción es firmada por el legajo.

Modificada: Se tilda automáticamente cuando se modifica la sanción, bien sea por cambio de fecha sancionante o días de sanción.

Modificaciones: genera un archivo excel donde se detalla los cambios que se realizaron al modificar la sanción.

Cancelada: Esto se tilda automáticamente cuando la sanción es cancelada.

Usuario Cancelación: Se coloca el nombre del usuario que cancelo la sanción.

Observación Cancelación: Observación que se le debe agregar al momento de cancelar.

Fecha Cancelación: Fecha en la que se cancelo la sanción.

Si desea crear un memorándum ver el siguiente instructivo: Cómo generar un Memorándum para las Sanciones

3.3) Otras licencias

Para cargar otras licencias, cómo ENFERMEDAD, LICENCIA POR MATERNIDAD, Etc. nos dirigimos a Archivo-> Personal-> Solapa Vacaciones-> Sub-solapa (Otras Licencias).

En esta ventana cargaremos Otras Licencias.

En el campo tipo nos muestra un desplegable donde se debe elegir que tipo de licencia debemos cargar

En cantidad se colocan los días que toma la licencia y las fechas de inicio/fin

Por ultimo exportamos las Otras Licencias al modulo de Asistencia (Lo veremos al final)

4) Pantalla de Exportación de Novedades

4.1) Pantalla Principal

Para exportar las vacaciones, Otras licencias y sanciones al modulo de Asistencia debemos ir a Procesos-> Exportar Novedades a Asistencias.

En la ventana, se podrá elegir el personal que se desea “Incluir” en la lista a exportar Novedades. Si deseo exportar todo, tildar en el cuadrado “Todos”.

Se encuentra un botón, Comprobar Asistencia, el cual comprueba que referencias tenía el módulo de asistencia contra el Módulo de personal. Para mas información hacer click aquí.

Una vez seleccionado el personal que se debe exportar al modulo Asistencia, haremos click al botón exportar.

4.2) Confirmación de ejecución del proceso

Al momento en que el usuario seleccione uno o varios registros a exportar, y posteriormente presione el botón Exportar, el sistema desplegará el siguiente formulario de confirmación:

El mismo incorpora un paso adicional al proceso de exportación de novedades, con la finalidad de que el usuario vuelva a verificar los registros que serán contemplados durante la ejecución del mismo, pudiendo cancelar la operación en cualquier momento.

El formulario de confirmación cuenta con los siguientes componentes:

Grilla: En la grilla se podrán visualizar los registros seleccionados en la etapa anterior, los cuales obviamente serán contemplados por el proceso en cuestión.
Botón exportar detalle: Permite generar una exportación con formato Microsoft Excel de los registros visualizados en la grilla
Botón Confirmar: Permite al usuario continúar la ejecución del proceso
Botón Cancelar: Permite al usuario cancelar la ejecución del proceso.

IMPORTANTE
Una vez que se exportan las novedades, no se puede modificar desde el módulo de Asistencia.
En caso de querer corregir, se deberá modificar desde el modulo personal y luego volver a
realizar la exportar las novedades.

4.3) Tener en cuenta

Realizar la exportación con un período abierto
Al exportar las novedades, se visualizará en color verde si el proceso fue exitoso y en color rojo si no lo fue y las causas.
Al dar de baja un legajo se podrán exportar las novedades con fecha igual a la fecha de baja del empleado.
Desde el módulo de Asistencia se encuentra un reporte llamado: Control de Ausencias (Novedades de Personal), para mas información hacer click aquí.
Para el caso donde se ejecute el proceso de exportación de novedades, el sistema generará un registro en la bitácora con las siguientes características:
- ACCIÓN:
  - M (Modificación): Cuando mínimamente 1 registro haya sido exportado con éxito
  - E (Excepción): Cuando níngun registro haya sido exportado con éxito