Circuito de Compras - Orden de Compras

Introducción:

Dentro del Circuito de Compras, se encuentra la orden de compra. 

La orden de compra es un documento por el cual el vendedor y el comprador expresan estar de acuerdo sobre el pedido y su precio; sobre todo en los casos en los que el objeto comprado no puede entregarse inmediatamente.

El proceso involucra 2 módulos; el módulo de Gestión (Gestión y Gestión Lite 2) y el módulo Logística.

El circuito de orden de compra contempla los siguientes estadíos:

1. Carga de orden de compra. 

2. Aprobación orden de compra.
   • Aprobación nivel 1 de orden de compra (si es que excede importe parametrizado).
   • Aprobación nivel 2 de orden de compra (si no excede importe parametrizado).
3. Imputación orden de compra.
   
   • Imputación de ingreso de cargos a orden de compra.
   • Imputación de factura de compra a orden de compra.

A continuación se refleja el circuito:

En la medida en que se vaya avanzando en el proceso de Orden de Compra, las operaciones se irán reflejando en las distinas solapas del formulario de Orden de Compra accesible tanto desde el módulo Logística como desde el Módulo Gestión.

En este artículo también explicaremos:

4. Consulta Responsable de Compras.

5. Reportes.

1. Carga de Orden de Compra

Desde Módulo Gestión:

Desde Módulo Logística:

Funcionamiento:

El formulario de ordenes de compra cuenta con los siguientes campos:

• • Fecha
    • Fecha asociada a la orden de compra
    • Formato dd/mm/aaaa
    • Durante una operación de alta, el sistema propondrá la fecha actual
    • Campo obligatorio
  • Número
    • Formato 9999-99999999
    • Solo es posible ingresar números o un guión medio
    • Durante la carga de una nueva orden de compra, el sistema le propone el siguiente número. Posteriormente, Ud. puede modificarlo.
    • El sistema notificará si el número de orden de compra ingresado, ya se encuentra asociado a otro registro e impedirá continuar con la normal operatoria.
    • Si Ud. ingresa números seguidos de un guion medio (Ej.: 43-), el sistema propondrá el siguiente números disponible para el talonario ingresado (Ej.: 0043-00000002)
    • Si Ud. ingresa números seguidos de un guion medio, y luego continúa ingresando más números (Ej.: 23-123), el sistema completará con ceros a la izquierda, hasta alcanzar el formato prestablecido
    • Campo obligatorio
  • Proveedor
    • El sistema contemplará los proveedores presentes en el sistema, con la salvedad del proveedor configurado como proveedor eventual en los parámetros del sistema.
    • Al seleccionar un proveedor en particular, si el mismo presenta completos los campos Medio de pago  y Obs. medio de pago, los valores en cuestión serán propuestos por el sistema en la carga de la orden de compra. Posteriormente, Ud. puede modificar los valores en cuestión acorde sus necesidades. 
    • Campo obligatorio
  • Estado
    • Los estados serán gestionados por el sistema a medida que la orden de compra avanza en el circuito de compras
    • Posibles opciones:
      • Anulada
      • Aprobada
      • Cumplida
      • Pendiente
      • Rechazada
    • Durante la carga de una nueva orden de compra, por defecto, se indica el estado Pendiente
  • Medio de pago
    • Posibles opciones:
      • Cheque propio
      • Cheque terceros
      • Transferencia
      • Efectivo
      • Otros
      • Débito automático
      • Tarjeta de crédito
    • El sistema propone el valor presente en el campo homónimo asociado al proveedor seleccionado. Posteriormente, Ud. puede modificar su valor acorde sus necesidades.
    • Campo no obligatorio
  • Obs. medio de pago
    • El sistema propone el campo homónimo asociado al proveedor seleccionado. Posteriormente, Ud. puede modificar su valor acorde sus necesidades
    • Campo no obligatorio

• Durante la carga de una nueva orden de compra, las siguientes solapas se encontrarán deshabilitadas:
  • Historial
  • Imputación ingresos de cargos
  • Imputación a facturas de compra
• Las ordenes de compra solo pueden editarse cuando presenten el estado Pendiente. Además, Ud. debe presentar los permisos necesario (OC - Orden de compra)
• Durante la edición de una orden de compra, se podrá modificar la información asociada a la orden de compra en cuestión, con excepción del campo número que permanecerá de solo lectura.
• Para poder eliminar una orden de compra, se deberán cumplir las siguientes condiciones:
  • Usted deberá presentar los permisos necesarios para alcanzar dicha instancia (OC - Orden de compra)
  • La orden de compra debe encontrarse en estado Pendiente
  • Quien intente eliminar la orden de compra debe ser el mismo operador que originalmente la cargo.
  • El número correspondiente a la orden de compra que se desea eliminar, debe ser el último número presente en el sistema.
• Durante la carga de una nueva orden de compra, el sistema registra la siguiente información asociada al ingreso del registro:
  • Usuario que realiza la carga
  • Fecha y hora.

• La orden de compra presentará el campo IMPORTE, el cual será calculado de manera automática por el sistema, siendo el resultado de totalizar los importes parciales correspondientes al detalle de la misma (cotización * precio unitario * cantidad).
• Por el momento este importe se encuentra en cero. Conforme vayamos ingresando artículos en la orden de compra se irá completando. Esto lo veremos en el próximo ítem.

• El importe asociado a la orden de compra se encontrará en Pesos Argentinos, motivo por el cual cualquier registro correspondiente al detalle que presente otra moneda, deberá ser convertida a Pesos utilizando el campo cotización.

1.1 Solapa Detalle

Carga de artículo: Se realiza con el botón de ubicado a la derecha del formulario.

Por cada artículo solicitado se deberá indicar la siguiente información:

• Fecha de entrega
  • Fecha en la cual se deben adquirir los artículos solicitados
  • Formato dd/mm/aaaa
  • El sistema propone 1 días adicional a la fecha indicada en la orden de compra. Posteriormente, usted puede modificarla acorde sus necesidades.
  • El campo fecha de entrega debe ser posterior a la fecha de la orden de compra
  • Campo obligatorio
• Articulo
  • Los artículos disponibles son los que cumplen las siguientes condiciones:
    • Configurados con el campo logística activo 
    • Configurados con el campo desactivo inactivo
  • Campo obligatorio
  • Si bien no resulta ser una validación excluyente, el sistema realiza una serie de verificaciones adicionales con el fin detectar si el articulo en cuestión podrá ser facturado a través de la imputación a comprobantes de compra. Las validaciones en cuestión son las detalladas a continuación:
    • El articulo debe encontrarse configurado con el campo gestión activo
    • El articulo debe presentar un tipo de iva o encontrase configurado como exento o gravado

• Talle
  • Si el artículo seleccionado en la opción anterior, se encuentra configurado para trabajar con nro. de serie, el campo talle aparecería deshabilitado y el mismo no será solicitado de manera obligatoria.
  • Si el artículo se encuentra configurado para trabajar con talle, el campo talle presentará el rango de talles asociados al artículo en cuestión.
• Unidad de medida
  • El valor en cuestión es tomado del artículo seleccionado previamente.
  • Campo solo de lectura, no editable
• Moneda
  • Campo obligatorio
  • Por defecto toma el valor ARS - Peso argentino, posteriormente usted puede modificarlo acorde sus necesidades
• Cotización
  • Campo obligatorio
  • Formato 999.999
  • Si la moneda seleccionada es ARS - Peso argentino, la cotización debe ser 1.000
• Cantidad
  • Campo obligatorio
  • Formato 999999.99
• Precio
  • Campo obligatorio 
  • Formato 99999999.99
  • El sistema propone el campo precio de venta asociado al artículo seleccionado. Posteriormente usted puede modificarlo acorde sus necesidades.
• Total
  • Campo no editable
  • El valor en cuestión es resultado de multiplicar el campo Cantidad por el campo Precio y el campo Cotización
• Observaciones
  • Campo no obligatorio
• Búsqueda avanzada:
  
  • Opción accesible a través del botón indicado en la siguiente imagen.

Una vez guardado el detalle de del artículo/s solicitado/s así quedará el formulario:

• El sistema valida que no se ingrese el mismo artículo, talle, precio y moneda más de 1 vez 
• Es obligatorio por lo menos ingresar una línea de detalle
• Cant. Rec.: Se mostrará la cantidad que se impute a ingresos de cargos correspondiente al artículo en cuestión.
• Saldo:
  • Resultado de restar la cantidad solicitada en la orden de compra con la cantidad recepcionada
  • Si el importe del saldo es superior a 0 (cero), figurará en color rojo
  • Si el importe del saldo es igual a 0 (cero), figurará en color verde

1.2 Solapa Adjuntos

La solapa adjuntos permite asociar a las ordenes de compra archivos con el siguiente formato:

• PDF (.PDF)
• Mapa de bits (.BMP)
• JPEG (.JPEG)
• GIF (.GIF)
• PNG (.PNG)

2. Aprobación orden de compra.

• Aprobación de orden de compra nivel 1. 

Para poder acceder a esta opción, el parámetro del Módulo Logística que a continuación se muestra, debe encontrarse completo. En el  caso de no cumplirse las condición mencionada, el sistema emitirá la siguiente notificación e impedirá continuar:

Si usted presenta los permisos necesarios para acceder a esta opción, únicamente podrá consultar las órdenes de compra cuyo importe no superen el parámetro mencionado anteriormente.

El acceso a esta funcionalidad se encuentra condicionado por el siguiente componente de seguridad:

• OC_APRO1 - Aprobación ordenes de compra nivel 1

Para poder consultar las órdenes de compra cuyo importe superen el parámetro mencionado anteriormente deberá tener el siguiente permiso:

• OC_APRO2 - Aprobación ordenes de compra nivel 2

La finalidad de este formulario es que usted Apruebe o Rechace las ordenes de compra.

ACCESO

Esta opción se encontrará accesible desde:

• MODULO LOGÍSTICA, menú Ordenes de compra, Aprobación nivel 1.

• MODULO GESTION, menú Operaciones, menú Circuito de orden de compra, Aprobación nivel 1.

• MODULO GESTION LITE 2, menú Operaciones, menú Circuito de orden de compra, Aprobación nivel 1.

FUNCIONAMIENTO

• Al efectuar un clic sobre el título de las columnas, el sistema permite ordenar la información presente en la grilla por dicha condición.
• Filtros
  • Fecha desde / Fecha hasta: Permite filtra por la fecha correspondiente a la orden de compra
  • Número desde / Número hasta: Permite consultar las orden de compra que cuyo número se encuentre comprendido por el rango indicado.
  • Proveedor
    • Proveedor asociado a la orden de compra
    • El sistema contempla los proveedores presentes en el sistema, con la salvedad del proveedor configurado como proveedor eventual en los parámetros del sistema.
  • Usuario carga: 
    • Operador del sistema que ingreso la orden de compra
    • El sistema contempla todos los operadores del sistema que mínimamente hayan cargado una orden de compra
  • Estado
    • Posibles opciones
      • Anulada
      • Aprobada
      • Cumplida
      • Pendiente
      • Rechazada
    • Permite filtrar las ordenes de compra asociadas a un estado en particular
    • Por defecto el formulario indicará como estado el valor Pendiente. Posteriormente, usted, puede modificar su valor acorde sus necesidades.
  • Medio de pago
    • Posibles opciones
      • Cheque propio
      • Cheque terceros
      • Transferencia
      • Efectivo
      • Otros
      • Deb. automático
      • Tarj/Cred 
    • Permite consultar las ordenes de compra asociadas a un medio de pago en particular
  • Artículo
    • Permite consultar las ordenes de compra, que presentan asociada un artículo en particular.
    • Los artículos disponibles son los que cumplen las siguientes condiciones:
      • Configurados con el campo logística activo 
      • Configurados con el campo desactivo inactivo
      • Búsqueda avanzada de artículos a través del botón indicado en la siguiente imagen

• • • • Recuerde que la búsqueda avanzada debe respetar las condiciones aplicadas sobre los artículos correspondientes a la pantalla que la invoca
  • Entrega desde / entrega hasta: Permite filtrar las órdenes de compra, que presentan artículos cuya fecha de entrega se encuentre contemplada por un período de tiempo en particular.
• Reportes
  • Los reportes deben respetar los filtros aplicados en el formulario: 
  • Los reportes disponibles serán:
    • Ordenes de compra
      • Exportación a formato Microsoft Excel
      • Contempla la información correspondiente al encabezado de las ordenes de compra.
      • Respeta los filtros aplicados al formulario ordenes de compra
      • Los registros se encuentran ordenados por número de orden de compra
      • Contempla los siguientes campos asociados a las ordenes de compra:
        • NRO. OC
        • FECHA
        • CODPRO
        • PROVEEDOR
        • MEDIO DE PAGO
        • OBS. MEDIO DE PAGO
        • ESTADO
        • OPERADOR CARGA
        • FECHA Y HORA CARGA
        • IMPORTE
    • Detalle orden de compra
      • Exportación a formato Microsoft Excel
      • Respeta los filtros aplicados al formulario ordenes de compra
      • Contempla la información correspondiente al encabezado de las ordenes de compra y también la información correspondiente a la solapa detalle. Debido a esto, tener en cuenta que la información del encabezado se repetirá tantas veces como registros se encuentren presentes en la solapa detalle.
      • Los registros se encuentran ordenados por número de orden de compra
      • Contempla los siguientes campos asociados a las ordenes de compra:
        • NRO. OC
        • FECHA
        • CODPRO
        • PROVEEDOR
        • MEDIO DE PAGO
        • OBS. MEDIO DE PAGO
        • ESTADO
        • OPERADOR CARGA
        • FECHA Y HORA CARGA
        • FECHA ENTREGA
        • CODART
        • COD. FABRICANTE
        • ARTICULO
        • OBS
        • TALLE
        • MONEDA
        • COTIZACION
        • CANTIDAD
        • PRECIO
        • TOTAL
        • CANT. REC
        • SALDO
• Botón ver
  • Permite consultar la información de la orden de compra en cuestión, pero NO puede editarla.

ACCIONES

Las acciones permiten cambiar el estado de las órdenes de compra, o aplicar operaciones sobre las órdenes de compra de manera masiva. Tener en cuenta que para acceder a dicha opción es necesario seleccionar mínimamente una orden de compra.

Las acciones disponibles son las siguientes:

• ANULAR
  
  • El acceso a dicha acción se encuentra condicionado por el siguiente componente de seguridad: OCANU - Orden de compra - Anulación
  • Permite anular una orden de compra sin eliminarla
  • La orden de compra debe cumplir las siguientes condiciones para ser anulada:
    • Es necesario que la orden de compra seleccionada presente el estado Pendiente o Aprobada
    • No debe presentar ninguna imputación a ingresos de cargos ni a comprobantes de compra 
  • Genera un registro en el historial de cambios de estado, por tal motivo solicita el ingreso de un motivo durante la ejecución.
  • Genera un registro en bitácora correspondiente a la modificación de la orden de compra
• APROBAR
  • Permite aprobar una orden de compra, de esta manera la misma se encontrará disponible para poder ser imputada a comprobantes de compra e ingresos de cargos.
  • Es necesario que la orden de compra seleccionada presente el estado Pendiente para poder ser aprobada.
  • Genera un registro en el historial de cambios de estado, por tal motivo solicita el ingreso de un motivo durante la ejecución.
  • Genera un registro en bitácora correspondiente a la modificación de la orden de compra
• RECHAZAR
  • Permite rechazar una orden de compra. Una orden de compra rechazada NO podrá continuar con la siguiente etapa correspondiente al circuito de ordenes de compras. 
  • Es necesario que la orden de compra seleccionada presente el estado Pendiente para poder ser rechazada.
  • Genera un registro en el historial de cambios de estado, por tal motivo solicita el ingreso de un motivo durante la ejecución.
  • Genera un registro en bitácora correspondiente a la modificación de la orden de compra
• CUMPLIR
  
  • El acceso a dicha acción se encuentra condicionado por el siguiente componente de seguridad: OCCMP - Orden de compra - Cumplir
  • Para poder disponer de la acción en cuestión, el componente de seguridad indicado con anterioridad deberá presentar permiso de E (escritura) 
  • Permite indicar el estado Cumplida a una orden de compra, por más que no se hayan imputado la totalidad de artículos incluidos en la misma.
  • Es necesario que la orden de compra seleccionada presente el estado Aprobada para poder ser rechazada.
  • Genera un registro en el historial de cambios de estado, por tal motivo solicita el ingreso de un motivo durante la ejecución.
  • Genera un registro en bitácora correspondiente a la modificación de la orden de compra.

SOLAPA HISTORIAL (del formulario Orden de Compra).

Durante el circuito de orden de compra, las mismas cambiarán su estado a través de las diferentes transacciones con la que cuenta la funcionalidad. Por tal tazón, por cada cambio de estado el sistema registrará la información detallada a continuación:

1. Fecha
2. Hora
3. Operador
4. Estado original
5. Nuevo estado
6. Motivo cambio de estado

3. Imputación orden de compra.

• • Imputación de ingreso de cargos a orden de compra.

El formulario de ingreso de cargos presente en el Módulo Logística incluye el botón Imputar orden de compra. Dicho componente permite efectuar la imputación de órdenes de compra a ingresos de cargos.

El objetivo de este procedimiento es imputar a un ingreso de cargos, los artículos incluidos en una o varios órdenes de compra, indicando de esta manera la recepción de los artículos en cuestión.

Cuando usted decide imputar una orden de compra a un ingreso de cargos, el ingreso de cargos únicamente registra los artículos imputados a través de la orden de compra. No es posible incluir registros adicionales que no hayan sido generados desde el proceso de imputación. 

El procedimiento para efectuar una imputación de ingreso de cargos a una orden de compra se define en los pasos:

• Acceder a la opción ingreso de cargos desde el modulo logística o logística filiales
• Seleccionar el proveedor
• NO ingresar artículos en la grilla correspondiente al ingreso de cargos. En el caso de ingresarlos y luego acceder a la opción Imputar orden de compra, el sistema los eliminará.
• Acceder a la opción Imputar orden de compra
• Gestionar y confirmar la imputación de los artículos acorde la documentación detallada a continuación.
• Retornar al formulario de ingresos de cargos
• Confirmar el guardado del ingreso de cargos en cuestión. De esta manera se efectúa la carga de un ingreso de cargos (tal como se realizaría de manera manual), pero dichos artículos quedarán imputados a una o varios órdenes de compra.

El acceso al botón Imputar orden de compra solamente se encontrará disponible al momento de ingresar un nuevo ingreso de cargo.

Al momento de acceder a esta opción, el sistema verifica que previamente se haya seleccionado un proveedor en el formulario de ingresos de cargos. En caso de no superar dicha validación, se emite la siguiente notificación y el sistema impide continuar con la normal operatoria.

Para el caso donde usted haya cargado previamente artículos en la grilla correspondiente a ingresos de cargos, y posteriormente se acceda al botón Imputar orden de compra el sistema notifica que los mismos serán eliminados, y le solicitará la confirmación para proceder.

El formulario de imputación de ingresos de cargos a orden de compra constará de las siguientes 3 secciones:

1. Artículos orden de compras (sección superior)
2. Solapa Artículos a imputar
3. Solapa Artículos imputados con anterioridad

1. Artículos orden de compras (sección superior)

• Se listan los artículos asociados a órdenes de compra que cumplen las siguientes condiciones:
  • El proveedor asociado a la orden de compra es el mismo que el indicado en el formulario ingresos de cargos.
  • La orden de compra en cuestión presenta el estado Aprobado
  • La cantidad asociada al artículo en cuestión todavía no fue imputada en tu totalidad a ingresos de cargos (Ej.: Cantidad indicada en la orden de compra: 10, Cantidad imputada por ingresos de cargos: 0, Saldo: 10). Cuando la cantidad solicitada de todos los artículos que componen una orden de compra son imputadas en su totalidad a través de ingresos de cargos, la orden de compra pasa automáticamente al estado Cumplida.

• Al seleccionar un artículo en particular, la fila en cuestión figurará en color azul, y las opciones correspondientes a Solapa Artículos a imputar y Solapa Artículos imputados con anterioridad mostrarán la información asociada al artículo en cuestión. 
• Esta grilla es de solo lectura y las únicas columnas que se actualizarán de manera automática son las siguientes:
  • Cant. Imp.: Este importe será actualizado por los artículos imputados desde la Solapa Artículos a imputar
  • Saldo: Importe resultantes de restar la Cantidad y la Cant. Imp. 
• La columna Cantidad indicará la cantidad solicitada de dicho artículo
• La columna Cant. Imp. se indica la cantidad imputada por ingresos de cargos de dicho articulo. El importe en cuestión se encuentra compuesto por la imputaciones a ingresos de cargos efectuadas con anterioridad (si es que las hubieras) y la cantidad total correspondiente a la Solapa Artículos a imputar del mismo formulario (la cantidad que se esta imputando en la operación en cuestión)
• La columna Saldo indica la diferencia entre la cantidad presente en la orden de compra (Cantidad) y la cantidad Imputada (en esta operación y en anteriores)

2. Solapa Artículos a imputar

• En esta sección usted deberá indicar qué artículo, talle o nro. de serie serán ingresados a que el almacén y sector origen, siempre asociado al registro seleccionado en la grilla Artículos orden de compras (sección superior) .Cabe aclarar que usted puede imputar un artículo y talle diferente al indicado en la orden de compra, siempre y cuando presente los permisos necesarios.

Fijénse que, en este caso, seleccioné para imputar sólo 3 artículos de los 10 pedidos (cantidad) con lo cual me queda un saldo de 7 artículos para imputar.

En este momento del proceso y, contando con los permisos necesarios, podremos cambiar de artículo, de talle y el precio.

También podremos seleccionar el almacén donde irán los artículos de los almacenes que tengamos habilitados en nuestro rol de logística.

• El funcionamiento de esta grilla es similar a la grilla correspondiente a ingresos de cargos
• La grilla en cuestión figurará en primera instancia sin datos, y usted deberá cargar la información correspondiente a la imputación. La imputación no será efectiva hasta que usted presione el botón imputar artículos (siempre y cuando se superen las validaciones del caso), y posteriormente confirme el guardado del ingreso de cargos.
• Los artículos disponibles serán los que cumplan las siguientes condiciones:
  • Configurados con el campo logística activo 
  • Configurados con el campo desactivo inactivo
• El campo total NO será editable, y el valor será calculado de manera automática por el sistema, siendo resultado de multiplicar el campo cantidad y el campo precio.
• Al presionar el botón +, se generará una nueva fila en la grilla con el siguiente comportamiento:
  • Artículo
    • El artículo será completado automáticamente con el artículo indicado en la orden de compra.
    • Si usted tiene acceso al componente de seguridad ASIGCGOOCA - Ingreso de mercaderia - Imputación OC - Art., podrá modificar el artículo en cuestión. Para el caso contrario se registrará el artículo indicado previamente en la orden de compra
    • Usted cuenta con la opción de búsqueda avanzada de artículos a través del botón busq. indicado en la siguiente imagen:

• • • • El botón de búsqueda avanzada solamente se encuentra accesible si usted tiene acceso al componente de seguridad ASIGCGOOCA - Ingreso de mercaderia - Imputación OC - Art.
  • Talle
    • Si el artículo en cuestión se encuentra configurado para trabajar con talle, el talle será completado de manera automática con el valor presente en la orden de compra.
    • Si usted tiene acceso al componente de seguridad ASIGCGOOCA - Ingreso de mercaderia - Imputación OC - Art., podrá modificar el talle en cuestión. Para el caso contrario se registrará el talle indicado previamente en la orden de compra.
    • Si el artículo en cuestión se encuentra configurado para trabajar con nro. de serie, el campo talle no figurará accesible.
  • Nro. de serie
    • Debido a que la orden de compra solo se indican artículos y cantidades, este campo permanecerá vacío. 
  • Almacén
    
    • Permanecerá vacío, para que usted indique a que almacén se ingresará el artículo en cuestión
  • Sector
    • Permanecerá vacío, para que el usuario indique a que almacén y sector se ingresará el articulo en cuestión
  • D. Adic
    • Permanecerá vacío para que usted ingrese los datos adicionales asociados al artículo en cuestión, siempre y cuando el artículo presente completo el campo campos adicionales
  • Cantidad
    • Si el artículo en cuestión se encuentra configurado para trabajar con talle, el campo cantidad será completado de manera automática con el saldo disponible para el artículo en cuestión (Artículos orden de compras (sección superior))
    • Si el artículo en cuestión se encuentra configurado para trabajar con nro. de serie, el campo cantidad será completado de manera automática con el valor 1 (uno).
  • Precio
    • El precio de completará automáticamente con el precio indicado en la orden de compra.
    • Posteriormente podrá ser modificado, siempre  y cuando usted cuente con acceso al siguiente componente de seguridad; ASIGCGOOCP - Ingreso de mercaderia - Imputación OC - Pcio.
    • Cuando el precio del artículo se encuentre indicado en otra moneda diferente a PESOS ARGENTINOS, al momento de realizar la imputación, el valor del mismo figurara convertido a pesos. Recuerde que tanto la orden de compra (importe total de la oc) como la factura de compra se encuentran indicadas en PESOS ARGENTINOS.
• Las opciones disponibles para el campo almacén, se corresponden a los almacenes habilitados a su rol de logística.
• No es posible imputar una cantidad superior al saldo disponible para dicho artículo
• El sistema llevará a cabo las siguientes validaciones sobre los registros ingresados en la grilla:
  • El artículo debe encontrarse completo
  • Si el artículo en cuestión se encuentra configurado para trabajar con talle, el campo talle deberá encontrarse completo.
  • Si el artículo en cuestión se encuentra configurado para trabajar con nro. de serie, el campo nro. de serie deberá encontrarse completo.
  • Si el artículo en cuestión se encuentra configurado para trabajar con nro. de serie, el campo nro. de serie no deberá repetirse con otros registros presentes en la grilla asociados al mismo artículo.
  • El campo cantidad deberá presentar un valor superior a 0 (cero)
  • Si el artículo en cuestión se encuentra configurado para trabajar con nro. de serie, el campo cantidad deberá presentar siempre el valor 1 (uno).
  • Si el artículo en cuestión se encuentra configurado para trabajar con talle, el campo cantidad no puede ser superior al saldo disponible de dicho articulo en la grilla Artículos orden de compras (sección superior).
  • El campo almacén debe encontrarse completo
  • El campo precio deberá presentar un valor superior a 0 (cero)
• Botón Imputar artículos
  • A través de esta opción se imputarán de manera efectiva los artículos ingresados en la opción Solapa Artículos a imputar
  • El sistema validará la totalidad de los registros presentes en la grilla Solapa Artículos a imputar. Si alguno de ellos no supera alguna de las validaciones indicadas con anterioridad , el sistema le notificará de la situación, e impedirá continuar con la imputación de los artículos en cuestión.
  • Si se superan las validaciones el sistema volverá al formulario de ingreso de cargos con la grilla completa con la información ingresada en esta opción (Imputar orden de compra). Tanto el campo proveedor como la grilla correspondiente al ingreso de cargos NO podrán ser editados (operaciones de alta, baja y modificación), ya que las mismas tienen su origen en la imputación de ingresos de cargos a ordenes de compra. En esta instancia usted podrá llevar a cabo las siguientes tareas:
    • Confirmar el guardado del ingreso de cargos:
      • Se generará efectivamente el ingreso de cargos, tal como si se hubiera ingresado manualmente.
      • Se registrará la imputación del ingreso de cargos a órdenes de compra. Los saldos serán actualizados acorde la imputación en cuestión.
    • Cancelar el guardado correspondiente al ingreso de cargos:
      • No se generará el ingreso de cargos
      • No se registrará ninguna imputación de órdenes de compras. Los saldos serán actualizados acorde la cancelación en cuestión.
  • El sistema llevará un control por cada artículo presente en una orden de compra, donde se registrará la cantidad solicitada y la cantidad imputada a ingresos de cargos. Durante este proceso se actualizará la cantidad imputada a ingresos de cargos y el saldo pendiente de los artículos en cuestión. Recuerde que cuando la cantidad solicitada de todos los artículos asociados a una orden de compra, hayan sido imputada a través de  ingreso de cargos, esa orden de compra pasará automáticamente al estado Cumplida.
  • Para poder procesar correctamente la imputación de artículos, mínimamente debe existir un registro en la Solapa Artículos a imputar. Tener en cuenta que los registros que NO superen las validaciones NO serán contemplados.

• • El sistema solicitará su confirmación para ejecutar el proceso, indicando la cantidad total de artículos a imputar.

• Cualquier validación que no supere el registro de entrega se le notificará del inconveniente y la fila en cuestión figurará en color rojo. Por ejemplo, si imputo una cantidad mayor a la que tengo disponible en la orden de compra:

SOLAPA IMPUTACIÓN INGRESO DE CARGOS (del formulario Orden de Compra).

En esta sección se visualiza el detalle de los artículos correspondientes a la orden de compra en cuestión, que fueron imputados a través de ingresos de cargos.

La información listada será de consulta, por lo cual no podrá ser editada ni eliminada.

Tenga en cuenta que si el depósito destino no se encuentra incluído en su rol de logística, el sistema ocultará la información en cuestión.

Los campos listados serán los siguientes:

• Nro. de remito: Nro. de remito correspondiente al ingreso de cargos imputado
• Fecha: Fecha correspondiente al ingreso de cargos
• Articulo: Articulo correspondiente al ingreso de cargos imputado
• Talle: Talle correspondiente al ingreso de cargos imputado
• Nro. de serie: Nro. de serie correspondiente al ingreso de cargos imputado
• Cantidad: Cantidad indicado en el comprobante de compra
• Almacén: Almacén correspondiente al ingreso de cargos imputado
• Sector:  Sector correspondiente al ingreso de cargos imputado

4. Imputación de FACTURAS DE COMPRA a ORDEN DE COMPRA:

 

El proceso de imputación de facturas de compras a órdenes de compra, tiene como objetivo gestionar el control del estado de facturación de los artículos asociados a órdenes de compra.

Esta funcionalidad fue incorporada al ya existente formulario de Facturas de compra, en primera instancia usted deberá tener acceso al componente de seguridad asociado al formulario en cuestión: COMP_CPR - Facturas de compra

Si usted ya presenta el acceso mencionado con anterioridad, además deberá presentar acceso al siguiente componente de seguridad:

• Imputación orden de compra: COMP_CPR_OC - Facturas de compra - Imputacion OC
• Imputación remitos: COMP_CPR_IC - Facturas de compra - Imputacion IC

El proceso de imputación de facturas a órdenes de compra, tiene dos modalidades, ambas excluyentes entre sí:

• IMPUTACION ORDEN DE COMPRA.
• IMPUTACION REMITOS.

Por tal motivo se modificó al formulario factura de compras con el objetivo de incluir dos nuevas modalidades, una para cada una de las modalidades mencionadas:

• A. IMPUTACION ORDEN DE COMPRA: Imp. orden de compra
• B. IMPUTACION REMITOS: Imp. remitos

Si bien ambas modalidades presentan un funcionamiento particular, que será explicado en el desarrollo de este documento, presentan un comportamiento similar asociado a su relación con el formulario facturas de compra.

Cuando usted decide imputar órdenes de compra desde la factura de compra, además de los registros propios de la imputación, se podrán incluir artículos cargados manualmente. Los artículos cargados manualmente podrán ser editados y/o eliminados, mientras que los artículos cuyo origen es el proceso de imputación, no podrán ser editados ni eliminados. 

El procedimiento para efectuar una imputación de ingreso de cargos a una orden de compra, los pasos serían los indicados a continuación:

• Acceder a la opción factura de compras desde el modulo gestión o gestión lite 2.
• Se deberán completar los siguientes campos correspondientes al formulario facturas de compra antes de seleccionar alguna de las 2 modalidades de imputación:
  • Proveedor (El proveedor no debe encontrarse configurado como proveedor eventual).
  • Tipo de comprobante.
  • Letra.
  • Nro. de comprobante.
• Es posible ingresar artículos manualmente en la grilla correspondiente a la factura de compras.
• Acceder a alguna de las 2 opciones de imputación:
  • Imp. orden de compra
  • Imp. remitos
• Gestionar y confirmar la imputación de los artículos acorde la documentación detallada a continuación.
• Retornar al formulario de factura de compras.
• Confirmar el guardado de la factura de compra en cuestión. De esta manera se efectúa la carga del comprobante de compra (tal como se realizaría de manera manual), pero dichos artículos quedarán imputados a una o varios órdenes de compra.

El acceso al botón Imp. orden de compra o Imp. remitos solamente se encontrará disponible al momento de ingresar una nueva factura de compra.

A. IMPUTACION ORDEN DE COMPRA

La imputación de facturas de compra a una o varias órdenes de compra, tiene por finalidad la imputación directa entre ambas entidades.

Para poder acceder a esta funcionalidad usted debe hacer clic sobre botón denominado Imp. orden de compra presente en el formulario de facturas de compra.

Para poder acceder a dicha opción, el sistema lleva a cabo las validaciones indicadas a continuación:

• El proveedor debe encontrarse completo.
• El proveedor seleccionado no puede encontrarse configurado como proveedor eventual en los parámetros del sistema.
• El campo tipo de comprobante debe encontrarse completo.
• El tipo de comprobante seleccionado debe ser alguno de los valores indicados a continuación:
  • Factura
  • N. Débito
  • Factura de Crédito MiPyME

El formulario correspondiente a Imp. orden de compra consta de las siguientes 3 secciones:

1. Artículos orden de compras (sección superior)
2. Solapa Artículos a imputar
3. Solapa Artículos imputados con anterioridad

1.Artículos orden de compras (sección superior)

• Se listan los artículos asociados a órdenes de compra que cumplen las siguientes condiciones:
  • El proveedor asociado a la orden de compra es el mismo que el indicado en el formulario factura de compra.
  • La orden de compra en cuestión presenta el estado Aprobado.
  • El artículo en cuestión todavía no fue imputado en tu totalidad a una factura de compra bajo la modalidad en cuestión. El sistema lleva un control por cada artículo presente en una órden de compra, donde se registra la cantidad solicitada y la cantidad imputada a facturas de compra bajo esta modalidad. Este saldo es independiente al saldo correspondiente a imputación a ingresos de cargos mencionado con anterioridad, y no modifica el estado de la orden de compra.
  • El artículo en cuestión NO debe presentar imputaciones a facturas de compra, bajo la modalidad Imp. remitos, ya que como se indicó anteriormente ambas modalidades son excluyentes entre sí.
• Al seleccionar un artículo en particular, la fila en cuestión figurará en color azul, y las opciones correspondientes a Solapa Artículos a imputar y Solapa Artículos imputados con anterioridad mostrarán la información asociada al articulo en cuestión. 
• Esta grilla es de solo lectura y las únicas columnas que se actualizarán de manera automática son las siguientes:
  • Cant. Imp.: Este importe será actualizado por los artículos imputados desde la Solapa Artículos a imputar.
  • Saldo :Importe resultantes de restar la Cantidad y la Cant. Imp.
• La columna Cantidad indicará la cantidad solicitada de dicho artículo.
• La columna Cant. Imp.se indica la cantidad imputada por facturas de compra de dicho articulo. El importe en cuestión se encuentra compuesto por la imputaciones a factura de compra efectuadas con anterioridad (si es que las hubieras) y la cantidad total correspondiente a la Solapa Artículos a imputar del mismo formulario (la cantidad que se esta imputando en la operación en cuestión)
• La columna Saldo indica la diferencia entre la cantidad presente en la orden de compra (Cantidad) y la cantidad Imputada (en esta operación y en anteriores)

2. Solapa Artículos a imputar

• En esta sección usted debe indicar que articulo, cantidad y precio serán ingresados a la factura de compra, siempre asociado al registro seleccionado en la grilla Artículos orden de compras (sección superior). Cabe aclarar que usted puede imputar un artículo diferente al indicado en la orden de compra, siempre que presente los permisos necesarios.

• El funcionamiento de esta grilla es similar a la grilla correspondiente a facturas de compra.
• La grilla en cuestión figura en primera instancia sin datos, y usted deberá cargar la información correspondiente a la imputación. La imputación no será efectiva hasta que usted presione el botón imputar artículos (siempre y cuando se superen las validaciones del caso), y posteriormente confirme el guardado de la factura de compra.

• Los artículos disponibles son los que cumplan las siguientes condiciones:
  • Configurados con el campo logística activo. 
  • Configurados con el campo desactivo inactivo.
• El campo total NO será editable, y el valor será calculado de manera automática por el sistema, siendo resultado de multiplicar el campo cantidad y el campo precio.
• Cualquier validación que no supere el registro de entrega se le notificará el inconveniente y la fila en cuestión figurará en color rojo.
• Al presionar el botón +, se generará una nueva fila en la grilla con el siguiente comportamiento:
  • Artículo
    • El artículo será completado automáticamente con el artículo indicado en la orden de compra.
    • Si usted tiene acceso al componente de seguridad COMP_CPR_OCA - Facturas de compra - Imputación OC - Art. ., podrá modificar el artículo en cuestión. Para el caso contrario se registrará el artículo indicado previamente en la orden de compra.
    • Usted podrá realizar una búsqueda avanzada de artículos a través del botón busq. indicado en la siguiente imagen:

• • • • El botón de búsqueda avanzada solamente se encuentra accesible si tiene acceso al componente de seguridad COMP_CPR_OCA - Facturas de compra - Imputación OC - Art.
      • Recordar que la búsqueda avanzada debe respetar las condiciones aplicadas sobre los artículos correspondientes a la pantalla que la invoca.
  • Cantidad
    • • El campo cantidad será completado de manera automática con el saldo disponible para el artículo en cuestión (Artículos orden de compras (sección superior)).
  • Precio
    • El precio de completará automáticamente con el precio indicado en la orden de compra.
    • Posteriormente podrá ser modificado por usted, siempre  cuando cuente con acceso al siguiente componente de seguridad; COMP_CPR_OCP - Facturas de compra - Imputación OC - Pcio.
• No es posible imputar una cantidad superior al saldo disponible para dicho artículo.
• El sistema llevará a cabo las siguientes validaciones sobre los registros ingresados en la grilla:
  • El artículo debe encontrarse completo.
  • El artículo en cuestión debe superar las siguientes validaciones para ser imputado a una factura de compra:
    • El artículo debe encontrarse configurado con el campo gestión activo.
    • El artículo debe presentar un tipo de iva o encontrase configurado como exento o gravado
  • El campo cantidad deberá presentar un valor superior a 0 (cero)
  • El campo cantidad no podrá ser superior a la cantidad correspondiente al saldo que presenta el articulo en la orden de compra en cuestión (Artículos orden de compras (sección superior))
  • El campo  precio deberá presentar un valor superior a 0 (cero)
• Botón Imputar artículos
  • A través de esta opción se imputan de manera efectiva los artículos ingresados en la opción Solapa Artículos a imputar.
  • El sistema valida la totalidad de los registros presentes en la grilla Solapa Artículos a imputar. Si alguno de ellos no supera alguna de las validaciones indicadas con anterioridad , el sistema le notificará de la situación, e impedirá continuar con la imputación de los artículos en cuestión.
  • Si se superan las validaciones el sistema volverá al formulario de factura de compra completando automáticamente el detalle del comprobante de compra con la información ingresada en esta opción (Imputar orden de compra). En dicha situación los siguientes campos NO podrán ser modificados:
    • Proveedor
    • Grilla detalle de comprobante de compra
    • Tipo de comprobante
    • Letra
  • En esta instancia el usuario podrá llevar a cabo las siguientes tareas:
    • Confirmar el guardado del comprobante de compra:
      • Se generará efectivamente el comprobante de compra, tal como si se hubiera ingresado manualmente.
      • Se registrará la imputación de la factura de compra a órdenes de compra . Los saldos serán actualizados acorde la imputación en cuestión.
    • Cancelar el guardado correspondiente a la factura de compra:
      • No se generará la factura de compra
      • NO se registrará ninguna imputación de la factura de compra a órdenes de compra. Los saldos serán actualizados acorde la cancelación en cuestión.
    • Retornar a la opción Imputar orden de compra, ya sea para modificar la imputación efectuada o para cancelar la misma a través del botón Anular imputación.
  • El sistema llevará un control por cada artículo presente en una orden de compra, donde se registrará la cantidad solicitada y la cantidad imputada a facturas de compra bajo la modalidad Imp. orden de compra. Durante este proceso se actualizará la cantidad imputada a facturas de compra bajo dicha modalidad y el saldo pendiente de los artículos en cuestión.
  • Para poder procesar correctamente la imputación de artículos, mínimamente debe existir un registro en la Solapa Artículos a imputar. Tener en cuenta que los registros que NO superen las validaciones NO serán contemplados.

• • El sistema le solicitará la confirmación para ejecutar el proceso, indicando la cantidad total de artículos a imputar.

• Botón Anula imputación.

 

• • Esta opción permite anular la imputación ingresada hasta el momento, retornando a la carga normal de una factura de compra. Una vez en la factura de compra, usted puede ingresar manualmente el comprobante en cuestión, efectuar una imputación a remitos, o volver a imputar órdenes de compra.
  • Al acceder a dicha opción, el sistema solicita la siguiente confirmación:

3. Solapa Artículos imputados con anterioridad

• En esta sección se puede consultar las imputaciones a facturas de compra  efectuadas con anterioridad, y que obviamente se correspondan al artículo seleccionado en la opción Artículos orden de compras (sección superior).

• Los registros contemplados en la grilla no son editables, y por cada articulo imputado se listará la siguiente información:
  • Fecha: Fecha correspondiente a la factura de compra 
  • Comprobante: Tipo de comprobante
  • Nro. de comprobante
  • Articulo: Artículo imputado
  • Cantidad: Cantidad imputada
  • Precio
  • Total

B. IMPUTACION DE REMITOS.

La imputación de facturas de compra a través de remitos de una o varias órdenes de compra, tiene como finalidad ayudar a la carga de la factura de compra. Ústed, únicamente podrá seleccionar los artículos asociados a órdenes de compra que ya fueron imputados a ingresos de cargos.

Para poder acceder a esta funcionalidad deberá hacer clic sobre botón denominado Imp. remitos presente en el formulario de facturas de compra.

Para poder acceder a dicha opción, el sistema lleva a cabo las validaciones indicadas a continuación:

• El proveedor debe encontrarse completo
• El proveedor seleccionado no puede encontrarse configurado como proveedor eventual en los parámetros del sistema.
• El campo tipo de comprobante debe encontrarse completo
• El tipo de comprobante seleccionado debe ser alguno de los valores indicados a continuación:
  • Factura
  • N. Débito
  • Factura de Crédito MiPyME. 

• • • 

El formulario correspondiente Imp. remitos cuenta con el siguiente diseño:

Comportamiento y/o funcionamiento

• Se listan los artículos asociados a ordenes de compra que cumplen las siguientes condiciones:
  • El proveedor asociado a la orden de compra es el mismo que el indicado en el formulario factura de compra.
  • La orden de compra en cuestión presenta el estado Aprobada o Cumplida.
  • Los artículos en cuestión ya fueron imputados previamente a un ingreso de cargos.
  • El artículo en cuestión todavía no fue imputado en tu totalidad a una factura de compra bajo la modalidad en cuestión. El sistema lleva un control por cada artículo presente en una orden de compra, donde se registra la cantidad solicitada y la cantidad imputada a facturas de compra bajo esta modalidad Imp. remitos. Este saldo es independiente al saldo correspondiente a imputación a ingresos de cargos mencionado con anterioridad, y no modifica el estado de la orden de compra.
  • El artículo en cuestión NO debe presentar imputaciones a facturas de compra bajo la modalidad Imp. orden de compra, ya que como se indicó anteriormente ambas modalidades son excluyentes entre sí.
• La información contemplada en la grilla será la siguiente:
  • Nro. remito: Nro. de remito asociado al ingreso de cargos.
  • Fecha: Fecha asociada al ingreso de cargos.
  • Artículo: Artículo indicado en el ingreso de cargos donde se imputó la orden de compra.
  • Talle: Talle indicado en el ingreso de cargos donde se imputó la orden de compra.
  • Nro. de serie: Nro. de serie indicado en el ingreso de cargos donde se imputó la orden de compra.
  • Cantidad: Cantidad indicada en el ingreso de cargos donde se imputó la orden de compra.
  • Precio: Precio indicado en el ingreso de cargos donde se imputó la orden de compra.
  • Total: Total indicado en el ingreso de cargos donde se imputó la orden de compra.
• Esta grilla es de solo lectura y las únicas columnas que podrán ser editadas con las indicadas a continuación:
  • Cantidad
  • Precio: La columna precio se encuentra accesible únicamente para el caso en que usted presente acceso al siguiente componente de seguridad:  COMP_CPR_ICP - Facturas de compra - Imputación IC - Pcio
• Si el artículo en cuestión se encuentra imputado a un ingreso de cargos cuyo almacén NO se encuentra presente en su rol, el registro en cuestión figurará en la grilla pero no podrá ser consultado ni operado.
• Botón Imputar artículos:

• A través de esta opción se imputan de manera efectiva los artículos seleccionados a través del checkbox presente en la primer columna de la grilla.
• El sistema valida que mínimamente se haya seleccionado un artículo de la grilla activando el control checkbox ubicado en la primer columna.

• • El sistema valida la totalidad de los registros seleccionados en la grilla. Si alguno de ellos no supera alguna de las validaciones indicadas con anterioridad , el sistema le notifica la situación, e impide continuar con la imputación de los artículos en cuestión.
  • Las validaciones aplicadas por el sistema son las siguientes:
    • El campo cantidad debe encontrarse completo.
    • La cantidad ingresada NO puede superar la cantidad original (la cantidad que figura en el ingreso de cargos imputado a la orden de compra).
    • El artículo en cuestión debe superar las siguientes validaciones:
      • El artículo debe encontrarse configurado con el campo gestión activo.
      • El artículo debe presentar un tipo de iva o encontrase configurado como exento o gravado.
  • Si se superan las validaciones el sistema vuelve al formulario de factura de compra completando automáticamente el detalle del comprobante de compra con la información ingresada en esta opción (Imp. remitos). En dicha situación los siguientes campos NO podrán ser modificados:
    • Proveedor
    • Grilla detalle de comprobante de compra
    • Tipo de comprobante
    • Letra
  • En esta instancia usted podrá llevar a cabo las siguientes tareas:
    • Confirmar el guardado del comprobante de compra:
      • Se genera efectivamente el comprobante de compra, tal como si se hubiera ingresado manualmente.
      • Se registra la imputación de la factura de compra bajo bajo la modalidad imp. remitos. Los saldos serán actualizados acorde la imputación en cuestión.
    • Cancelar el guardado correspondiente a la factura de compra:
      • NO se generará la factura de compra.
      • NO se registrará ninguna imputación de la factura de compra. Los saldos NO serán actualizados acorde la cancelación en cuestión.
    • Retornar a la opción Imputar orden de compra, ya sea para modificar la imputación efectuada o para cancelar la misma a través del botón Anular imputación. 
  • El sistema lleva un control por cada artículo presente en una orden de compra, donde se registra la cantidad solicitada y la cantidad imputada a facturas de compra bajo la modalidad Imp. orden de compra. Durante este proceso se actualiza la cantidad imputada a facturas de compra bajo dicha modalidad y el saldo pendiente de los artículos en cuestión.
  • El sistema le solicitará la confirmación para ejecutar el proceso, indicando la cantidad total de artículos a imputar.

• Botón Anular imputación:

• • Esta opción permite anular la imputación ingresada hasta el momento, retornando a la carga normal de una factura de compra. Una vez en la factura de compra, usted podrá ingresar manualmente el comprobante en cuestión, efectuar una imputación a órdenes de compra , o volver a imputación a remitos
  • Al acceder a dicha opción, el sistema solicita la siguiente confirmación

SOLAPA IMPUTACIÓN FACTURAS DE COMPRA (del formulario Orden de Compra).

En esta sección se visualiza el detalle de los artículos correspondientes a la orden de compra en cuestión, que fueron imputados a través de facturas de compra.

La información listada será de consulta, por lo cual no podrá ser editada ni eliminada.

Los campos listados son los siguientes:

• Fecha: Fecha correspondiente al comprobante de compra.
• Comprobante: Tipo de comprobante.
• Nro.: Número de comprobante.
• Imputación: Dado que las facturas de compra se pueden imputar mediante dos modalidades, el campo en cuestión puede presentar los siguientes valores:
  • IC: Imputación de facturas de compra por ingresos de cargos.
  • OC: Imputación de facturas de compra por órdenes de compra. 
• Artículo: Artículo indicado en el comprobante de compra.
• Cantidad: Cantidad indicado en el comprobante de compra.
• Precio: Precio indicado en el comprobante de compra.
• Total:  Total indicado en el comprobante de compra.

Eliminación de una factura de compra.

• El sistema verifica si el comprobante en cuestión fue imputado en cualquiera de las dos modalidades existentes (Imp. orden de compra o Imp. remitos).
• Si se cumple la condición mencionada anteriormente el sistema le notificará de dicha situación, y solicitará confirmación para la eliminación del comprobante.

• Si Usted confirma la operación, más allá de eliminar el comprobante en cuestión, liberará todas las imputaciones asociadas a las órdenes de compra.

4. Consulta Responsable de Compras.

La consulta responsable de logística tiene como finalidad brindar una herramienta que le permita obtener toda la información asociada a las órdenes de compra, no sólo la ingresada al sistema, si no también la resultante de las diferentes transacciones que presenta el circuito.

Esta opción se encuentra accesibles en las siguientes opciones:

• MODULO GESTION, Menú operaciones, circuito orden de compra, opción Consulta responsable de compras.
• MODULO GESTION LITE 2: Menú operaciones, circuito orden de compra, Consulta responsable de compras.
• El acceso a esta funcionalidad se encuentra condicionado por el siguiente componente de seguridad:

• OC_RESP - Orden de compra - Consulta responsable compra

El formulario de consulta responsable de compras cuenta con las siguientes secciones:

1. Listado de órdenes de compra.
2. Listado de artículos correspondientes a órdenes de compra.
3. Listado de artículos recibidos.
4. Listado de artículos facturados. 

1. Listado de órdenes de compra.

• Contempla la información correspondiente al encabezado de las órdenes de compra (fecha, proveedor, obs., etc.).
• Por defecto las órdenes de compra se encuentran ordenadas por número.
• Al efectuar un clic sobre el título de las columnas, el sistema permite ordenar la información presente en la grilla por dicho criterio.
• Si la opción Vincular grillas se encuentra activa (debe aparecer el botón Desvincular grillas en color rojo), dependiendo la orden de compra seleccionada en la opción Listado de órdenes de compra, se listarán únicamente los artículos vinculados a la misma en la sección Listado de artículos correspondientes a ordenes de compra. Para el caso donde la opción Vincular grillas se encuentre desactiva (debe aparecer el botón Vincular grillas en color negro), las opciones Listado de órdenes de compra y Listado de artículos correspondientes a órdenes de compra, no presentarán ningún tipo de relación y trabajarán de manera independiente.
• Las órdenes de compra contempladas en esta opción, respetarán los condicionamientos ingresados en la opción filtros.
• Las información contemplada en la grilla será la siguiente:
  • Número: Número de orden de compra.
  • Fecha: Fecha asociada a la orden de compra.
  • Proveedor: Proveedor correspondiente a la orden de compra.
  • Medio de pago: Medio de pago.
  • Estado: Estado asociado a la orden de compra.
  • Importe: Importe total correspondiente a la orden de compra.
  • Ver: Permite consultar la información correspondiente a la orden de compra en cuestión, pero NO editarla.
• Totales:
  • Cantidad: Indica la cantidad de órdenes de compra contemplados en esta opción.
  • Importe total: Indicará la sumatorio del campo importe correspondiente a todas la órdenes de compra contempladas en esta opción.
• Filtros:
  • El botón filtros permite aplicar filtros sobre los registros contemplados en esta opción.
  • Debido a que los filtros una vez aplicados quedan fuera de la vista del usuario, para el caso donde exista algún filtro aplicado el botón filtros presentará color rojo.
  • A continuación se detallan los filtros disponibles:
    • Proveedor
      • Proveedor asociado a la orden de compra.
      • El sistema contemplará los proveedores presentes en el sistema, con la salvedad del proveedor configurado como proveedor eventual en los parámetros del sistema.
    • Estado
      • Posibles opciones:
        • Anulada
        • Aprobada
        • Cumplida
        • Pendiente
        • Rechazada
      • Permite filtrar las órdenes de compra asociadas a un estado en particular.
    • Medio de pago
      • Posibles opciones:
        • Cheque propio
        • Cheque terceros
        • Transferencia
        • Efectivo
        • Otros
        • Deb. automático
        • Tarj/Cred 

Permite filtrar las órdenes de compra asociadas a un medio de pago en particular.

• • • Usuario carga
      • Permite consultar las órdenes de compra que hayan sido ingresadas por un usuario en particular.
      • En esta opción se listan los operadores del sistema que mínimamente hayan ingresado una orden de compra.
    • Fecha desde / Fecha hasta: Permite filtrar las órdenes de compra por un rango de fechas.
    • Número desde / Número hasta:
      • Filtra las órdenes de compra por un rango de números 
      • Formato 9999-99999999

2. Listado de artículos correspondientes a órdenes de compra

• Contempla la información correspondiente al detalle de órdenes de compra (fecha entrega, articulo, cantidad, etc.).
• Por defecto los artículos asociados a las órdenes de compra se encontrarán ordenadas por número.
• Al efectuar un clic sobre el título de las columnas, el sistema permite ordenar la información presente en la grilla por dicho criterio.
• Si la opción Vincular grillas se encuentra activa (debe aparecer el botón Desvincular grillas en color rojo), los artículos contemplados en la opción Listado de artículos correspondientes a ordenes de compra se encontrarán asociados a la orden de compra seleccionada en la opción Listado de órdenes de compra. Para el caso donde la opción Vincular grillas se encuentre desactiva(debe aparecer el botón Vincular grillas en color negro), las opciones Listado de órdenes de compra y Listado de artículos correspondientes a órdenes de compra, no presentarán ningún tipo de relación y trabajarán de manera independiente.
• Al momento de seleccionar un artículo en la opción Listado de artículos correspondientes a órdenes de compra, las opciones de Listado de artículos recibidos y Listado de artículos facturados contemplarán únicamente contemplarán los registros relacionados al artículo en cuestión. 
• Los artículo contemplados en esta opción, respetarán los condicionamientos ingresados en la opción filtros.
• Las información contemplada en la grilla será la siguiente:
  • Número: Número de orden de compra a la cual se encuentra asociado el artículo.
  • F. entrega: Fecha de entrega asociada al artículo.
  • Artículo: Descripción del artículo.
  • Obs.: Permite consultar las observaciones asociadas al artículo en cuestión.
  • Unidad: Unidad de medida asociado al artículo.
  • Talle: Talle indicado para el artículo en cuestión.
  • Precio: Precio del artículo. 
  • Total: Importe total del artículo en cuestión, resultante de multiplicar los campos cotización, precio unitario y cantidad.
  • Cantidad: Cantidad solicitada para el artículo en cuestión.
  • Cant. Rec.: Cantidad imputada a ingresos de cargos correspondiente al artículo en cuestión.
  • Cant. Fact.: Cantidad imputada a facturas de compra (bajo sus 2 modalidades) correspondiente al artículo en cuestión. 
• Totales:
  • Cantidad: Sumatoria de la cantidad correspondiente a los artículos contemplados en la grilla.
  • Cantidad recibida: Sumatoria de la cantidad imputada a ingresos de cargos correspondiente a los artículos contemplados en la grilla.
  • Cantidad facturada: Sumatoria de la cantidad imputada a facturas de compra (bajo sus 2 modalidades) correspondiente a los artículos contemplados en la grilla.
•  Filtros:
  • El botón filtros permite aplicar filtros sobre los registros contemplados en esta opción.
  • Debido a que los filtros una vez aplicados quedan fuera de la vista del usuario, para el caso donde exista algún filtro aplicado el botón filtros presentará color rojo.
  • A continuación se detallan los filtros disponibles:
    • Artículo
      • Los artículos disponibles son los que cumplen las siguientes condiciones:
        • Configurados con el campo logística activo. 
        • Configurados con el campo desactivo inactivo.
          • Búsqueda avanzada de artículos a través del botón indicado en la siguiente imagen:

• • • • • Recordar que la búsqueda avanzada debe respetar las condiciones aplicadas sobre los artículos correspondientes a la pantalla que la invoca.
    • Unidad de medida
      • Permite consultar los artículos asociados a una unidad de medida en particular. 
    • Moneda
      • Permite consultar los artículos asociados a una moneda en particular. 
    • Entrega desde / Entrega hasta: Permite filtrar los artículos cuya fecha de entrega se encuentre comprendida por el rango de fechas ingresados en esta opción.
    • Recibido
      • Permite filtrar los artículos acorde el estado de recepción que presentan (imputación a ingresos de cargos).
      • Posibles opciones:
        • Recibido parcial: Artículos que fueron imputados a ingresos de cargos de manera  parcial, y no alcanzaron la cantidad solicitada de dicho artículo.
        • Recibido completo: La cantidad imputada a ingresos de cargos es igual a la cantidad solicitada, por lo cual el artículo fue recepcionado en su totalidad.
        • Sin recibir: El artículo NO presenta ninguna imputación a ingresos de cargos.
    • Facturado
      • Permite filtrar los artículos acorde el estado de facturación que presentan (imputación a facturas de compra, bajo sus dos modalidades).
      • Posibles opciones:
        • Facturado parcial: Artículos que fueron imputados a facturas de compra de manera parcial, y no alcanzaron la cantidad solicitada de dicho artículo.
        • Facturado completo: La cantidad imputada a facturas de compras es igual a la cantidad solicitada, por lo cual el artículo fue recepcionado en su totalidad.
        • Sin facturar: El articulo NO presenta ninguna imputación a a facturas de compras.

3. Listado de artículos recibidos

• En esta opción se listará el detalle de artículos imputados a ingresos de cargos, relacionados con el artículo seleccionado en la opción Listado de artículos correspondientes a órdenes de compra. De esta manera se podrá consultar cómo se conforma el campo Cant. Rec.. correspondiente a la opción Listado de artículos correspondientes a órdenes de compra
• La información contemplada será la siguiente:
  • FECHA: Fecha correspondiente al ingreso de cargos.
  • NRO. REMITO: Nro. de remito correspondiente al ingreso de cargos.
  • ARTICULO: Artículo indicado en el ingreso de cargos.
  • CANTIDAD: Cantidad imputada en el ingreso de cargos.
• Totales:
  • Cantidad: Indica la cantidad total de imputaciones a ingresos de cargos para el artículo seleccionado en la opción Listado de artículos correspondientes a órdenes de compra.

4. Listado de artículos facturados 

• En esta opción se lista el detalle de artículos imputados a factura de compras (bajo sus dos modalidades), relacionados con el artículo seleccionado en la opción Listado de artículos correspondientes a órdenes de compra. De esta manera se puede consultar cómo se conforma el campo Cant. Fact. correspondiente a la opción Listado de artículos correspondientes a órdenes de compra.
• La información contemplada será la siguiente:
  • FECHA: Fecha correspondiente a la factura de compra, a través de la cual se realizó la imputación.
  • COMPROBANTE: Tipo de comprobante de compra. 
  • NRO. DE COMPROBANTE: Nro. de comprobante de compra. 
  • IMPUTACION: Dado que las facturas de compra se pueden imputar mediante dos modalidades, el campo en cuestión puede presentar los siguientes valores:
    • IC: Imputación de facturas de compra por ingresos de cargos.
    • OC: Imputación de facturas de compra por órdenes de compra. 
  • CANTIDAD: Cantidad imputada en la factura de compra.
• Totales:
  • Cantidad: Indica la cantidad total de imputaciones a facturas de compra (bajo sus dos modalidades) para el artículo seleccionado en la opción Listado de artículos correspondientes a órdenes de compra.

5. Reportes.

El formulario cuenta con los siguientes reportes:

• Órdenes de compra:
  • Exportación a formato Microsoft Excel.
  • Contempla la información correspondiente al encabezado de las órdenes de compra.
  • Respeta las 2 opciones de filtros presentes en el formulario. 
  • Los registros se encuentran ordenados por número de orden de compra.
• Detalle orden de compra
  • Exportación a formato Microsoft Excel.
  • Respeta las 2 opciones de filtros presentes en el formulario. 
  • Contempla la información correspondiente al encabezado de las órdenes de compra y también la información correspondiente a la solapa detalle. Debido a esto, tener en cuenta que la información del encabezado se repetirá tantas veces como registros se encuentren presentes en la solapa detalle.
  • Los registros se encuentran ordenados por número de orden de compra.
• Ordenes de compra sin remitos asoc
  • Exportación a formato Microsoft Excel
  • Contempla la información correspondiente al encabezado de las ordenes de compra que NO presenten imputaciones a ingresos de cargos
  • Respeta las 2 opciones de filtros presentes en el formulario 
  • Los registros se encuentran ordenados por número de orden de compra
  • Contempla los siguientes campos asociados a las ordenes de compra:
    • NRO. OC
    • FECHA
    • CODPRO
    • PROVEEDOR
    • MEDIO DE PAGO
    • OBS. MEDIO DE PAGO
    • ESTADO
    • OPERADOR CARGA
    • FECHA Y HORA CARGA
    • IMPORTE
• Detalle orden de compra sin remitos asoc
  • Exportación a formato Microsoft Excel.
  • Respeta las 2 opciones de filtros presentes en el formulario. 
  • Contempla únicamente los artículos que NO presenten imputaciones a ingresos de cargos.
  • Contempla la información correspondiente al encabezado de las órdenes de compra y también la información correspondiente a la solapa detalle. Debido a esto, tener en cuenta que la información del encabezado se repetirá tantas veces como registros se encuentren presentes en la solapa detalle.
  • Los registros se encuentran ordenados por número de orden de compra.
• Ordenes de compra con rem. sin fac.
  • Exportación a formato Microsoft Excel
  • Contempla la información correspondiente al encabezado de las ordenes de compra que NO presenten ninguna imputación a facturas de compras, pero que presenten imputaciones a ingresos de cargo, aunque la misma sea parcial
  • Respeta las 2 opciones de filtros presentes en el formulario 
  • Los registros se encuentran ordenados por número de orden de compra
  • Contempla los siguientes campos asociados a las ordenes de compra:
    • NRO. OC
    • FECHA
    • CODPRO
    • PROVEEDOR
    • MEDIO DE PAGO
    • OBS. MEDIO DE PAGO
    • ESTADO
    • OPERADOR CARGA
    • FECHA Y HORA CARGA
    • IMPORTE
• Det. órdenes de compra con rem. sin fac.
  • Exportación a formato Microsoft Excel.
  • Respeta las 2 opciones de filtros presentes en el formulario. 
  • Contempla únicamente los artículos que NO presenten imputaciones a facturas de compra pero que presenten imputaciones a ingresos de cargo, aunque la misma sea parcial
  • Contempla la información correspondiente al encabezado de las órdenes de compra y también la información correspondiente a la solapa detalle. Debido a esto, tener en cuenta que la información del encabezado se repetirá tantas veces como registros se encuentren presentes en la solapa detalle.
  • Los registros se encuentran ordenados por número de orden de compra.
• Detalle orden de compra vencidas
  • Exportación a formato Microsoft Excel.
  • Respeta las 2 opciones de filtros presentes en el formulario. 
  • Contempla únicamente los artículos que cumplan las siguientes condiciones:
    • La fecha de entrega es inferior a la fecha actual (fecha de emisión del reporte)
    • La cantidad solicitada del artículo es superior a las imputaciones de ingresos de cargos asociadas a dicho artículo. Por lo cual la cantidad del artículo en cuestión NO fue recepcionada en su totalidad.
    • El estado de la orden de compra debe ser diferente a Anulada y Rechazada
  • Contempla la información correspondiente al encabezado de las ordenes de compra y también la información correspondiente a la solapa detalle. Debido a esto, tener en cuenta que la información del encabezado se repetirá tantas veces como registros se encuentren presentes en la solapa detalle.
  • Los registros se encuentran ordenados por número de orden de compra.