Carga de contrato - Abono fijo - – AIPEM GROUP

Introducción:

El objetivo de este artículo es poder realizar la carga de un contrato por abono fijo cuando la facturación es por cliente o por sucursal. El contrato por abono fijo es aquel mediante el cual todos los meses se factura una cantidad de horas pactadas a un determinado precio.

Este artículo lo trataremos en dos partes:

1. Configuración de facturación

1.1 Por cliente

Para poder realizar la carga de un contrato de abono fijo a un cliente, primero debemos ir en el Módulo Gestión Administrativa, Menú Archivo, Clientes, hacer clic en el botón del lápiz para editar, luego ir a la solapa Facturación, Sub-solapa Datos Generales y en tipo de Factura seleccionar por cliente. Clic en el botón guardar.

1.2 Por sucursal

Para poder realizar la carga de un contrato de abono fijo a un cliente que tiene sucursales, primero debemos ir en el Módulo Gestión Administrativa, Menú Archivo, Clientes, clic en el botón del lápiz para editar, solapa Facturación, Sub-solapa Datos Generales, en tipo de Factura seleccionar por sucursal.

Luego ir a la solapa sucursales, hacer clic en el botón Sucursales esta vacío, click aquí para ingresar una nueva. Se abrirá la siguiente pantalla y se debe completar con los datos de la/s sucursal/es. Ver la siguiente imagen:

Clic en el botón guardar, y nuevamente clic en el botón guardar.

2. Carga de contrato de abono fijo

Una vez configurada la facturación por cliente o por sucursal, debemos ir a la pestaña Contratos y hacer clic en el botón: Sin Contratos, click aquí para ingresar uno nuevo (esto en el caso de que el cliente aún no tenga cargado un contrato).

Se abrirá la siguiente pantalla:

Campos a completar:

“Codcont”: El código de contrato lo establece el sistema automáticamente y no se puede modificar.
Sucursal: En caso que corresponda seleccione la sucursal del cliente a la cual va a afectar el contrato. En caso de no poseer sucursales, deje el campo en blanco. En caso de tener diferentes sucursales y no elegir ninguna, la factura saldrá a nombre del cliente general, aunque se haya configurado la configuración por sucursal.
Fecha Inicio/ Fecha Fin: Coloque el rango de fechas en el cual estará vigente el contrato, es decir el periodo en el cual desea que se facture el servicio. Hay casos en los cuales el tiempo es definido (por ej.: 12 meses), pero cuando no haya un período estipulado para tal servicio puede colocar una fecha de finalización con amplio margen. Sugerimos en estos casos utilizar siempre la misma, ya que una vez vencido el contrato deberá modificarlo para que vuelva a tener vigencia y si esto sucede con numerosos contratos será más fácil recordar la fecha de fin.
Servicio: Seleccione el servicio. Tener en cuenta que para que nos aparezca el servicio, previamente debe estar creado. Para crear un servicio ir al menú archivo, Servicios.
Descripción: Coloque, si lo desea, una descripción diferente del servicio a facturar. Si quiere que este campo aparezca en la impresión de la factura se debe configurar.
Cantidad: Indique la cantidad del servicio elegido a facturar.
Precio Un.: El sistema por defecto va a traer el precio ingresado en la carga del servicio, pero este se puede modificar.
Total: El sistema realiza el cálculo automático del costo total, tomando la cantidad por el precio unitario.
Observaciones: Campo de texto libre donde puede agregar las observaciones que deseé.

Una vez completados los campos, debemos hacer clic en el botón guardar.

Ejemplo de carga de contrato cuando la facturación es por cliente: notar que el campo sucursal queda vacío

Ejemplo de carga de contrato cuando la facturación es por sucursal: notar que el campo sucursal tiene valor

Si por algún motivo queremos crear un nuevo contrato, modificar o eliminar uno existente tenemos que hacer clic en el botón + que se encuentra a la izquierda del Cod. Cont. y se nos abrirán las opciones: Nuevo, Modificar, Eliminar.

Siempre luego de realizar una modificación hacer clic en el botón guardar.