A continuación encontrará el paso a paso de cómo es el proceso para subir Recibos de Sueldos.
1- Primero chequeamos la configuración de HLF a través del módulo sueldos, en Recibo Digital -> Configuración:
2- Luego de chequear que la configuración de HLF, vamos a Recibo Digital -> Exportación de nómina. A través de filtros podemos elegir los empleados a cargar en la plataforma de HLF.
(Para este paso hay que tener en cuenta que aquellos empleados que no tengan e-mail asociado no podrán ser cargados en Hoy lo Firmo, el sistema los muestra en rojo).
3- El sistema saca un cartel para guardar en un directorio a la nómina de empleados.
4- Es hora de pasar a la plataforma de Hoy lo firmo, ingresando a través de un navegador web al sitio https://app.hoylofirmo.com/, e ingresando con las credenciales de la empresa (previamente configuradas):
5- Sobre el panel de la izquierda encontramos un menú, accedemos a Importar -> Empleados para luego ingresar en el botón "Seleccionar archivo":
6- Buscamos en el directorio (este proceso se hace mes a mes, salvo que no haya modificaciones de altas y bajas):
La plataforma informa el resultado obtenido y ya tenemos los empleados activos en HLF.
- Dicha plataforma hace el seguimiento de cantidades en función de los empleados activos por mes, por lo que es necesario tenerlo en cuenta para no acumular altas que son bajas, y que producen costos adicionales.
7- Antes de ingresar al sistema, vamos a crear una carpeta en un directorio conocido, para manejar la información correspondiente al periodo en cuestión.
Por ejemplo, vamos al directorio "Documentos", damos click derecho -> Nuevo -> Carpeta
8- En este punto retomamos al sistema Aipem para efectuar la exportación de recibos.
Para esto abrimos el sistema en el módulo Sueldos, y cambiamos al periodo deseado en Utilidades -> Cambiar periodo:
9- Vamos a Recibo digital -> Exportación de recibos:
10- Filtramos en función del periodo o empleados que queremos exportar, y luego exportamos al directorio previamente creado (En nuestro caso es una carpeta 06-24 creada en Documentos):
11- Una vez seleccionada la ubicación, el sistema arroja la siguiente pantalla, en la cuál es muy importante seguir la secuencia de:
1- Exportar
2- Comprimir
12- Es hora de pasar a la plataforma de Hoy lo firmo, como siguiente paso hay que crear un lote, por lo que vamos al panel izquierdo en Envíos -> Lote, y una vez allí, el botón verde de Definir un lote:
Completamos los campos correspondientes a cada periodo correspondiente al lote de empleados:
13- Volvemos a Envíos -> Lote, y seleccionamos el Lote creado.
14- Completamos y avanzamos sobre el lote, con el fin de importar los recibos,
a- Completar Datos -> los valores de montos se completan para controlar posteriormente:
b- Luego cargamos el archivo zip creado con anterioridad desde el sistema Aipem con recibos.
El botón de Procesar inmediatamente -> Genera de manera rápida la carga de hasta 50 recibos,
en caso de ser mayor a 50: destildar
c- Validación -> Sirve para corroborar lo cargado de Montos en Completar Datos y el monto de archivos cargados en zip.
d- Aprobación -> Este paso debe ser efectuado por cualquier personal, pero puede ser una validación, al efectuarse por otro personal distinto del que sube el archivo y efectúa la carga.
e- Envío -> Puede efectuarse de manera inmediata o diferida:
15- Se generan los recibos y envían a cada empleado cargado en HLF, tras la firma, se puede corroborar desde el sistema Aipem en cada recibo, desde Módulo Sueldos, en Archivo -> Recibos
En el margen superior derecho, sobre el botón habilitado de Recibo digital:
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