Cobro con tarjetas de crédito Visa y Mastercard PRISMA – AIPEM GROUP

Introducción:

El objetivo de este artículo es poder realizar el circuito completo del cobro por débito automático con tarjetas de crédito Visa y Mastercard de determinados comprobantes y realizar la posterior cobranza, es decir la registración de los recibos. Es importante aclarar que si se cuenta con el módulo contable, este proceso generará el asiento contable correspondiente a la cobranza.

Este artículo lo trataremos en cuatro partes:

Configuración
Generación de archivo
1. Archivo Mastercard
2. Archivo Visa
Importación de cobros
Asientos contables

1. Configuración

Para poder utilizar el cobro por débito automático con tarjetas VISA y MASTERCARD, se deben cargar el tipo y número de tarjeta en el cliente.

Ingresar en el módulo Gestión Administrativa, menú Archivo, Clientes se abrirá la siguiente pantalla:

Clic en el botón del lápiz para editar. Posicionarse en la solapa Cobranzas y en Forma de cobranza habitual completar con Tarj/Cred. Se habilitará el campo Tipo donde se selecciona VISA o MASTERCARD dependiendo del tipo de tarjeta del cliente. Finalmente se completa con el número frontal de la tarjeta. Clic en el botón guardar.

2. Generación de archivo

Para generar el archivo a presentar en la web de Prisma ingresar en el módulo Gestión Administrativa, Menú Operaciones, Facturas de venta, se abrirá la pantalla facturación, clic en el botón de Reportes y seleccionar el Reporte Débito automático Prisma (Personalizado) luego clic en el botón Pantalla.

Se abrirá la siguiente pantalla:

Clic en el botón del desplegable para seleccionar la tarjeta con la cual se desea operar: VISA o MASTERCARD. Luego clic en el botón aceptar.

En la solapa Generación de débitos el botón Tarjeta de crédito MASTERCARD muestra con qué tarjeta se está operando. Al hacer clic sobre el botón Tarjeta de crédito MASTERCARD, se abrirá el desplegable que permite cambiar de tarjeta.

Clic en el botón Configuración, se abrirá la siguiente pantalla:

Campos a completar:

- Número del establecimiento:
  - Obligatorio
  - Campo numérico de 10 dígitos de extensión
  - Si el mismo presenta un valor con menos de 10 dígitos se completará con 0 (ceros) a la izquierda hasta alcanzar la extensión mencionada.
- Mod. código de alta de ident.
  - Obligatorio
  - El usuario podrá seleccionar entre las siguientes tres opciones
    - Automático:
      - Cada vez que el sistema genera una exportación, se registra un historial donde se almacena el nro. de establecimiento y de tarjeta de crédito que fueron contemplados en dicho proceso
      - Contando con la información indicada en el punto anterior, si el parámetro presenta el valor automático, por cada registro incluido en la exportación verificará en el historial si ese nro. de tarjeta ya fue exportador previamente para el nro. de establecimiento en cuestión. En el caso de encontrar un registro equivalente en el historial, se informará el valor " " (vacío), mientras que para el caso contrario se informará el valor "E"
    - Informar vacío: Informará siempre el valor " " (Vacío) para el campo nro. 10 - Código de alta de Identificador correspondiente al REGISTRO DETALLE DEL MOVIMIENTO
    - Informar E: Informará siempre el valor "E" para el campo nro. 10 - Código de alta de Identificador correspondiente al REGISTRO DETALLE DEL MOVIMIENTO

Una vez definida la configuración, clic en el botón Guardar.

¡Importante!

Cada vez que se cambia de Mastercard a Visa se debe actualizar la configuración ya que los números de establecimientos son diferentes.

Los comprobantes contemplados en la pantalla Generación de débitos serán únicamente los que cumplan las siguientes condiciones:

El comprobante deberá presentar nro. de CAE (Tramitación a través del WS de la AFIP)
El comprobante debe presentar alguno de los siguientes tipos:
- Factura
- N. Débito
- Factura de Crédito MiPyME
- N. Débito MiPyME
El comprobante NO debe encontrarse cobrado ni parcial ni totalmente
El comprobante debe encontrarse vinculado a un cliente, el cual presente la misma tarjeta de crédito asociada a la seleccionada por el usuario para operar esta funcionalidad (formulario clientes, solapa cobranzas, Forma de cobranza habitual (Tarj/Cred), Tipo).

El usuario podrá aplicar adicionalmente los siguientes filtros:

Cliente: Tener en cuenta que sólo contemplará los clientes que indiquen en el campo Forma de cobranza habitual el valor Tarj/Cred
Agrupación de clientes
Agrupación de cobranzas
Fecha desde y fecha hasta
Tipo comprobante
Letra

2.1 Archivo Mastercard

Una vez definida la configuración se procede a generar el archivo TXT. El sistema listará todos los comprobantes correspondientes a clientes que tengan cargados en la solapa Cobranzas Tarj/cred Mastercard. Para más información ver punto 1. Configuración de este artículo.

Se pueden utilizar los filtros para acotar los comprobantes a seleccionar. También se pueden seleccionar o deseleccionar todos los comprobantes haciendo clic en el check box que se encuentra abajo a la izquierda.

Una vez definidos los comprobantes que se incluirán en el archivo hacer clic en el botón generar. El sistema solicitará que se confirme el total de comprobantes a generar y el importe total. Ver imagen:

Clic en el botón Sí para continuar. Se abrirá el directorio para seleccionar donde se desea guardar el archivo.

Clic en el botón Aceptar.

El proceso generará:

Un archivo en formato TXT que se llamará DEBLIMC.TXT: este archivo es el que se presentará en la web de Prisma.
Una exportación Excel con la información de los comprobantes incluidos en el proceso:

- IDENT. Es el código con el cual se identifica inequívocamente el débito en cuestión. Se indicará el código interno del comprobante de venta (COD_VTA) completando con ceros ('0') a la izquierda hasta alcanzar la longitud máxima de este campo (15 caracteres)
- COD CLI Código de cliente
- CLIENTE Razón social del cliente
- TARJETA DE CRÉDITO Descripción de la tarjeta de crédito asociada al cliente
- NRO. TARJETA DE CRÉDITO Nro. de tarjeta de crédito asociado al cliente (formulario clientes, solapa cobranzas, Forma de cobranza habitual (Tarj/Cred), Nro. de tarjeta)
- FECHA Fecha del comprobante de venta
- TIPO COMP Tipo de comprobante
- NRO COMP Número de comprobante
- IMPORTE Importe total del comprobante

2.2 Archivo VISA

Una vez definida la configuración se procede a generar el archivo TXT. El sistema listará todos los comprobantes correspondientes a clientes que tengan cargados en la solapa Cobranzas Tarj/cred Visa. Para más información ver punto 1. Configuración de este artículo.

Clic en el botón Sí para continuar. Se abrirá el directorio para seleccionar donde se desea guardar el archivo.

Clic en el botón Aceptar.

El proceso generará:

Un archivo en formato TXT que se llamará DEBLIQ.TXT: este archivo es el que se presentará en la web de Prisma.
Una exportación Excel con la información de los comprobantes incluidos en el proceso:

- IDENT. Es el código con el cual se identifica inequívocamente el débito en cuestión. Se indicará el código interno del comprobante de venta (COD_VTA) completando con ceros ('0') a la izquierda hasta alcanzar la longitud máxima de este campo (15 caracteres)
- COD CLI Código de cliente
- CLIENTE Razón social del cliente
- TARJETA DE CRÉDITO Descripción de la tarjeta de crédito asociada al cliente
- NRO. TARJETA DE CRÉDITO Nro. de tarjeta de crédito asociado al cliente (formulario clientes, solapa cobranzas, Forma de cobranza habitual (Tarj/Cred), Nro. de tarjeta)
- FECHA Fecha del comprobante de venta
- TIPO COMP Tipo de comprobante
- NRO COMP Número de comprobante
- IMPORTE Importe total del comprobante

3. Importación de cobros

Para realizar la importación de los cobros, se deben descargar de la web de Prisma los archivos RDEBLIQ.TXT y RDEBLIMC.TXT que son los archivos de rendición de Visa y Mastercard respectivamente.

Ingresar en el módulo Gestión Administrativa, Menú Operaciones, Facturas de venta, se abrirá la pantalla facturación, clic en el botón de Reportes y seleccionar el Reporte Débito automático Prisma (Personalizado) luego clic en el botón Pantalla.

Se abrirá la siguiente pantalla:

Seleccionar del desplegable con qué tarjeta se va a operar y luego clic en el botón Aceptar.

Se abrirá la siguiente pantalla.

Posicionarse en la pestaña Procesar Cobros. Luego hacer clic en configuración y cargar los datos correspondientes a la tarjeta que se está por importar el archivo. Para más información sobre la configuración ver el punto 1. Configuración de esté artículo.

Tener en cuenta que si la configuración está mal cargada no se podrá procesar archivo de cobros, el sistema lo notificará de la siguiente manera, en el campo devolución: Nro de establecimiento incorrecto.

Si esto ocurre usuario deberá corregir la configuración y volver a importar el archivo.

Una vez definida la configuración, hacer clic en el botón seleccionar, elegir el archivo de rendición bajado de la web de Prisma y luego clic en el botón Analizar archivo.

Del análisis del archivo pueden surgir comprobantes en color Rojo o Verde.

Los comprobantes en color Rojo NO podrán ser procesados porque tienen algún inconveniente ejemplo: la tarjeta del cliente está vencida, el comprobante que queremos procesar ya se encuentra cobrado en el sistema, el débito no se pudo realizar, etc.

Los comprobantes en color Verde son los que sí se pueden procesar, notar que abajo a la derecha se indica el total del importe que se podrá procesar y la cantidad de registros a procesar.

Luego hacer clic en el botón generar cobros. Se abrirá la siguiente pantalla:

Los campos solicitados son los siguientes:

Fecha
- Campo obligatorio
- Se indicará la fecha del cobro
- Por defecto el sistema propondrá la fecha actual del sistema
- Si existe un cierre de caja, la fecha de ingresada no puede ser anterior o igual a la fecha del cierre
Fecha de imputación
- Campo obligatorio
- Se indicará la fecha de imputación del cobro
- Por defecto el sistema propondrá la fecha actual del sistema
Talonario
- Campo obligatorio
- Se indicará los primeros 4 números correspondiente al número de recibo
- A partir de dicho talonario el sistema calculará los números consecutivos asociados al mismo. Ejemplo: 0004-000000001, 0004-000000002, 0004-000000003, etc.
- Formato numérico de 4 dígitos de extensión
Incluir impuesto bancario
- Al tildar esta opción, se tomarán los parámetros del módulo para generar el impuesto.
Cuenta bancaria
- Campo obligatorio
- Se listarán las cuentas bancarias presentes en el sistema, indicando además el banco asociado a la misma.
Fecha de vencimiento
- Campo obligatorio
- Se indicará la fecha de vencimiento correspondiente al débito automático en cuestión
- Si existe un cierre de caja, la fecha de ingresada no puede ser anterior o igual a la fecha del cierre

Luego clic en el botón Generar cobros.

Se abrirá la siguiente pantalla:

Clic en el botón Sí.

Se abrirá la siguiente pantalla en donde el sistema nos informará la cantidad de registros procesados, cuantos con éxito y cuantos con inconvenientes.

Click en el botón Aceptar.

El sistema nos arrojará:

Un archivo Excel con el detalle de los cobros procesados

Un mensaje de si queremos que se generen los asientos contables relacionados al proceso.

Clic en el botón Aceptar. Se abrirá un mensaje de que el proceso de generación de asientos contables finalizó.

Clic en el botón Aceptar. El sistema arrojará un archivo Excel con un detalle de los asientos contables generados.

4. Asientos contables

Si se cuenta con el Módulo Contable y con las parametrizaciones automáticas, el sistema realizará los asientos contables correspondientes a los recibos cobrados. Ver imagen a continuación: