Introducción:
El objetivo de este artículo es aprender a configurar y utilizar el envío automatizado de recibos de cobro por email. Este artículo lo trataremos en partes:
1. Permisos
Para acceder a la funcionalidad del envío de recibos de cobro por email, el usuario administrador del sistema debe ingresar en el Módulo de Gestión Administrativa, menú de Utilidades, Seguridad, Perfiles.
Clic en el botón buscar para seleccionar el perfil al cual se le desea otorgar los permisos.
Luego hacer clic en el botón del lápiz para editar. En el campo buscar componente completar con envío. Ver imagen.
En el componente Envío de cobros por e-mail, en el campo Acceso seleccionar la letra E de escritura. Una vez realizado clic en el botón Guardar para que el sistema reconozca los cambios realizados. Recordar que cada vez que se efectúa un cambio en la configuración se debe salir del sistema Aipem y volver a ingresar.
2. Configuración
Para configurar el envío de Recibos de cobros por mail se debe ingresar en el Módulo de Gestión Administrativa, menú Utilidades, Parámetros, Solapa Varios. Ver imagen a continuación.
2.1 Configuración SMTP
Esta configuración es obligatoria. En caso de no contar con la misma, ver de completarla con el responsable de la empresa que se ocupa de dicha función.
2.2 Configuración Envío de recibos de cobro
En esta sección se debe completar por única vez los siguientes campos:
- Responder a: se coloca el correo electrónico al cual debe contestar el cliente en caso de querer realizar una consulta sobre el Recibo enviado.
- Mensaje adicional: en este campo se completa con el mensaje que se desea que salga en el correo del envío del recibo.
3. Envío de cobros por mail
Una vez efectuada la configuración el usuario responsable del envío de los recibos por email debe ingresar en el módulo de Gestión Administrativa, en el menú operaciones, Envío de recibos de cobro por mail. Se abrirá la siguiente pantalla:
En la parte superior se puede filtrar por:
- Cliente: el nombre del cliente al cual se le va a enviar el recibo de cobro.
- Facturador: para los casos que se cuente con multi facturador.
- Enviada: permite filtrar los envíos que ya fueron realizados si se selecciona en sí y en caso de seleccionar por no, se mostrarán todos los recibos que aún no fueron enviados al cliente.
- Fecha desde: permite seleccionar los recibos a partir de una fecha determinada.
- Fecha hasta: permite seleccionar los recibos hasta una fecha determinada.
- Nro. de recibo desde: permite filtrar un rango de recibos.
- Nro. de recibo hasta: permite filtrar un rango de recibos.
- Nro. de cobro desde: permite seleccionar el inicio de un rango de cobros.
- Nro. de cobro hasta: permite seleccionar tope de un rango de cobros.
Con el botón Filtrar se ejecuta el filtro colocado y con el botón Quitar Filtro se elimina el filtro ingresado.
En la parte inferior izquierda está la opción de seleccionar todos los cobros o ninguno.
Una vez definidos los Recibos a enviar, se debe hacer clic en el botón Enviar mail.
¡Importante!
En la ventana envío de cobros por mail, se listarán todos los recibos. Aquellos que se visualizan en rojo significa que el cliente no tienen cargado un mail, por lo tanto ese recibo no podrá ser seleccionado y enviado.
En estos casos el usuario debe ingresar en el Módulo de Gestión Administrativa, en el menú Archivo, Clientes, solapa Cobranzas y completar el campo Mail cobros.
Una vez realizada la carga del mail, ya se habilitará la opción de envió de recibos de cobranzas de acuerdo a lo indicado en el punto 3.
4. Consultar envío de correos
Una vez realizado el envío de correos de acuerdo a lo explicado en el punto 3 de este artículo, el usuario podrá dentro del Módulo de Gestión Administrativa, Menú Reportes, consultar el envío de correos.
Si el envío fue exitoso saldrá en la Resultado: Enviado. Para los casos que hubo algún inconveniente y no se pudo enviar el correo saldrá en Resultado: Sin envío. Para estos últimos casos en los cuales no se pudo realizar el envío, se puede hacer clic en el botón VER para obtener más información.
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