Asignación de habilitaciones al Personal

ELEMENTO AIP-8364

Introducción:

Una vez definidos los organismos, los trámites, las tareas y la documentación necesaria, el usuario se encuentra en condiciones de asignarle uno o más trámites al Personal.

Para asignar un trámite, dentro del módulo de habilitaciones, ir al menú Archivo, Asignar Habilitaciones (Personal).

Se abrirá la siguiente pantalla:

Por defecto el sistema nos lista los legajos de manera correlativa. En primer lugar podemos utilizar el filtro o el botón buscar para posicionarnos sobre el legajo al cual le estaremos asignando una habilitación.

En nuestro caso, le asignaremos una habilitación al legajo 00001 CARRANZA, LUIS ALBERTO.

Para asignarle un trámite, hacemos clic en el botón + Se abrirá la siguiente ventana.

Se debe completar con el trámite a realizar para el empleado en cuestión. En nuestro caso, seleccionaremos el trámite Alta de vigilador en el Gobierno de CABA.

Clic en el botón Nuevo.

Podemos observar que al empleado 00001 CARRANZA, LUIS ALBERTO, se le asignó en trámite Alta de Vigilador, en el Organismo Gobierno de CABA. Este trámite conlleva la realización de dos tareas:

1. Recopilación de información

2. Presentación de información, esta última tarea, tiene la tarea precedente de Recopilar la información, esto significa que es obligación cumplir con la tarea 1. Recopilación de información para luego poder continuar con la tarea 2.

Notar que en el caso del ejemplo, la tarea 1. Recopilación de información está conformada por un conjunto de documentos a reunir para luego poder dar esta tarea como finalizada y pasar a la tarea siguiente que es 2. Presentación de información.

¿Cómo aprobar la documentación recibida?

Cada tarea suele tener un listado de documentación a reunir por parte del usuario. Una vez que el usuario va recopilando la documentación debe marcar la misma en el sistema. Para esto el usuario se debe posicionar, haciendo clic sobre el documento en cuestión y luego hacer clic en el botón del tilde. Ver imagen a continuación:

Una vez realizado el tilde, la documentación cambiará de color, indicando que se encuentra cumplida:

En caso de error por parte del usuario, puede modificar la acción haciendo clic sobre la documentación en cuestión y luego clic en el botón de la cruz. Esta acción volverá la documentación a su estado original.

El sistema por defecto le coloca a la documentación la fecha de emisión el día calendario real, si corresponde otra fecha, el usuario puede modificar la misma posicionándose en el documento y haciendo clic en el botón del lápiz para editar. La fecha de vencimiento, que en nuestro ejemplo es de un año, proviene de la definición que le colocamos a la documentación CURSO DE FORMACIÓN PARA VIGILADORES. Ver imagen a continuación:

Tal como mencionamos en reiteradas oportunidades es muy importante la definición que realicemos sobre cada uno de los documentos a recopilar.

Si el usuario por alguna cuestión necesita editar la fecha de vencimiento o eliminar la misma, lo puede hacer desde el documento de la habilitación.

La tarea que contiene documentación, se marcará como cumplida, una vez que todos los documentos están tildados como reunidos. Ver imagen a continuación:

Ahora sí estaremos en condiciones de avanzar con la tarea de 2. Presentación de información.

Para esto nos posicionamos con un clic sobre la tarea 2. Presentación de información y como no tiene documentación, directamente hacemos clic en el botón del tilde para darla por cumplida, ver imagen:

Se abre una ventana que muestra:

Descripción: nombre del trámite que se está finalizando.

Costo: corresponde al importe que sale el trámite en cuestión, es un campo opcional.

Nro interno: es un campo opcional, se puede completar con el número interno del trámite.

Fecha de alta: corresponde a la fecha en la cual se dio de alta el trámite.

Fecha de inicio: es la fecha en que efectivamente se inició el trámite, puede o no coincidir con la fecha de alta.

Fecha de vencimiento: corresponde a la fecha de vencimiento que se definió al crear el trámite. en nuestro caso se colocó al Trámite alta de vigilador un vencimiento de 1 año ver imagen a continuación.

Fecha fin: se completa con la fecha real en que se finalizó el trámite.

Nro de inscripción: en caso de estar tramitando un alta de un vigilador o una renovación en este campo se completa con el número de credencial otorgado.

Observaciones: es un campo de escritura en donde el usuario deja asentada cualquier aclaración que estime necesaria.

Una vez completos los campos clic en Finalizar.

Ahora podemos observar como el trámite cambió de estado pasando de En trámite a Finalizado.

En este caso, como lo que estamos tramitando finaliza con la entrega de una credencial, cuando recibamos la misma, podemos buscar al legajo, posicionarnos en el trámite, hacer clic en el botón editar y en Nro de inscripción colocar el Nro de credencial recibido.