Instructivo de módulo Cobranzas
El siguiente instructivo tiene por fin capacitarlo en el uso del módulo cobranzas.
Es importante saber que la información de los clientes que muestra la toma integralmente del módulo gestión.
Antes de comenzar a ver la operatoria del sistema vamos a repasar los diferentes sectores de la aplicación a fin de conocer que información se mostrará allí.
Aspecto general del módulo:
En primer término, este es el aspecto general del módulo de cobranzas:
Para una mejor comprensión la iremos viendo en partes.
Resumen de clientes:
El sistema traerá un listado de los distintos clientes con sus respectivas sucursales, en caso de corresponder.
El color de cada uno de ellos va a representar la próxima acción a realizar (esto se comprenderá mejor cuando veamos la operatoria).
Información de Clientes:
Cuando estemos posicionados sobre un cliente en el cuadro de resumen de clientes, el sistema automáticamente va a traer la información ingresada del mismo en el módulo gestión.
La información que toma es: Los datos generales, la información respecto las cobranzas, y los contactos ingresados.
En caso que el cliente cuente con sucursales, la información de las mismas las podemos ver en “Datos
Sucursales”.
Comprobantes pendientes:
En este sector vamos a poder ver todos los comprobantes pendientes de cobro del cliente seleccionado. Si se encuentran vencidos, los vamos a distinguir visualmente puesto que el recuadro será de otro color.
Si deseamos ver un reporte con los últimos comprobantes cobrados, presionando el botón correspondiente, vamos a tener un informe a tal fin.
Bitácora:
En la bitácora vamos a observar un historial resumido de las diferentes acciones realizadas con el cliente.
En caso de querer revisar el detalle de alguno de los registros debe presionar el botón “+” al final del renglón correspondiente.
Registro de la última acción:
Lo que vamos a ver es la última acción cargada del cliente, es decir, cual es la próxima acción a realizar, cuando y en que horario.
Filtro rápìdo:
Presenta la posibilidad de filtrar rápidamente, permitiendo ver sólo las llamadas, sólo las cobranzas o todas.
Podemos observar las llamadas del día. Por último podemos filtrar las facturas mostrando las vencidas a un día determinado o las que corresponden a un rango determinado de importe (Por Ej: podemos ver las facturas que sean entre $200.- y $500.-).
Filtros de Visualización:
Por defecto, si no aplica algún filtro rápido, el sistema va a mostrar todos los clientes y comprobantes disponibles. Para restringir esta visualización puede acceder a los filtros ubicados arriba a la derecha como muestra la figura:
Al presionar ese botón se abrirán los filtros disponibles:
Configuración
Parámetros:
Se configuran desde Menú Utilidades > Parámetros los distintos tonos que se quieren utilizar para la visualización de las cobranzas.
Los colores expuestos son a modo de ejemplo y son personalizables, presione el campo “…” y elija el color deseado.
Se podrá configurar el Refresco (en segundos).
Si se tilda la opción Habilitar grilla de valores a cobrar la misma quedará habilitada para el uso en la opción “Cobrar” y en la opción “Cobrar-Llamar”.
También se deben configurar los estados de los comprobantes ingresando en el menú Archivo\Estados
Se podrán cargar los estados que se deseen y asignar los colores a cada uno.
Operatoria:
La operatoria básica consiste en ingresar las diferentes acciones realizadas con los clientes en la gestión de cobranzas. El sistema trabaja con 3 acciones posibles:
- Llamar
- Cobro
- Cobrar – Llamar
Al llamar para gestionar una cobranza debemos cargar una acción con el resultado del llamado, es decir, que sucedió a raíz del llamado.
Si a partir del llamado inicial se acuerda llamar otro día para una nueva consulta, la acción a cargar será “Rellamar”
Se deberá ingresar la fecha y el rango horario del próximo llamado. En observaciones podemos ingresar un detalle o lo que hay que tener en cuenta al respecto.
Si a partir del llamado inicial se acuerda directamente pasar a cobrar un día específico, la acción a cargar será “Cobrar”:
Se deberá ingresar la fecha y el rango horario en el cual se debe retirar el pago. Podemos tildar los comprobantes a cobrar, el sistema hará el cálculo del importe total de forma automática. En observaciones podemos ingresar un detalle o lo que hay que tener en cuenta al respecto.
Si a partir del llamado inicial se acuerda pasar a cobrar un día determinado y volver a llamar para realizar una consulta nuevamente, la acción a cargar será “Cobrar – Llamar”:
La operatoria es la misma que venimos realizando, la diferencia reside en que podemos colocar horarios diferentes para retirar el pago y pasar a cobrar la factura.
Otra herramienta con la que cuenta el módulo de Gestión de Cobranzas es la del envío de mail.
Es importante saber que para el uso de dicha herramienta, se debe tener configurado correctamente el sistema en el módulo Gestión, Menú Utilidades, Parámetros, Solapa Varios (ante cualquier duda al respecto no dude en consultarnos).
Se debe tener en cuenta que la dirección de mail usada para tal fin es la ingresada dentro de la solapa cobranzas.
El sistema nos va a posibilitar enviar mail a los clientes con los comprobantes pendientes a uno o varios clientes.
Hay dos formas de envío:
1- Envío de mails por clientes
Podemos elegir uno o varios clientes tildando el o los casilleros correspondientes:
Si tildamos el casillero al lado del botón “Enviar Mail”, automáticamente se seleccionaran todos los clientes, de solamente querer elegir alguno, podemos ir tildando los casilleros correspondientes a cada uno sobre la derecha del renglón.
Una vez hecho esto, presionamos el botón enviar mail donde colocaremos el asunto y escribiremos el cuerpo del texto.
Al presionar enviar le estará llegando al cliente un correo que además incluirá un detalle, generado automáticamente, con lo comprobantes pendientes de pago.
2- Envío de mails por comprobantes
No necesariamente se debe enviar el detalle incluyendo todos los comprobantes, podemos seleccionar cuales enviar tildando los casilleros correspondientes a cada factura del cliente y así elegir cuales adjuntar al correo.
Una vez elegido el cliente, tildamos los comprobantes que deseamos enviar en el detalle y presionamos el botón “Enviar Mail”.
Una vez hecho esto, presionamos el botón enviar mail donde colocaremos el asunto y escribiremos el cuerpo del texto.
Al presionar enviar le estará llegando al cliente un correo que además incluirá un detalle, generado automáticamente, con lo comprobantes seleccionados pendientes de pago.
Reportes:
El siguiente es un listado de los diferentes reportes que ofrece el módulo:
Recuerde que todos listados que arroje pueden ser acotados a través del uso de los filtros.
- Cobranzas Pendientes: Arroja un listado con todas las cobranzas pendientes.
- Exportación de cobranzas de 1 día: confecciona un Excel con todas las cobranzas pendientes de un día determinado. Al solicitar el listado, el sistema pedirá que se ingrese la fecha deseada con el formato DD/MM/AAAA.
- Hoja de Cobros y Llamados/Cobros: Crea un listado con todos los cobros confirmados y llamados/cobros cargados, con detalle de cuando se debe realizar.
- Hoja de re llamados y Llamados/Cobros: Crea un listado con todos los re llamados y llamados/cobros cargados, con detalle de cuando se debe realizar.
- Proyectado de Cobranzas (Mes): Conforma en un archivo Excel un cuadro de doble entrada donde verá los días del mes, los clientes y los importes proyectados a cobrar ese mes.
- Recibo: Arma un recibo de los comprobantes pendientes de cobro, en este caso resulta muy útil el uso de los filtros para la emisión de recibos de un cliente en particular.
Comentarios
1 comentario
Excelente explicación.
gracias
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