INSTRUCTIVO MÓDULO LOGÍSTICA

Indice:

- Configuración
- Talles (ver artículo: "Configuración de Talles")
- Artículo (Configuración Específica del módulo) (ver artículo: "Carga y Configuración de Artículos")
- Almacén/Sectores (ver artículo: "Carga de Almacenes y Sectores")
- Rubros (ver artículo: "Carga de Rubros")
- Datos Adicionales y Tablas Varias (ver artículo: "Datos Adicionales y Tablas Varias")
- Ingreso de Cargos (ver artículo: "Ingreso de Cargos")
- Asignación de Cargos a Objetivos (ver artículo: "Asignación de cargos a Objetivos")
- Asignación de cargos al Personal (ver artículo: "Asignación de cargos a Personal")
- Remitos de Mercaderías (ver artículo: "Remitos de Mercadería")
- Movimiento entre almacenes (ver artículo: "Movimiento entre Almacenes")
- Baja de Stock (ver artículo: "Como realizar una baja de Stock")
- Control y Resumen de Stock (ver artículo: "Control de Stock")
- Uso Avanzado (ver artículo: "Uso avanzado")
- Roles (ver artículo: "Roles de Logística")

CONFIGURACIÓN

Antes de cargar las tablas específicas deben estar cargados los Clientes, Proveedores y Artículos. Si se cuenta con el Módulo Gestión de Aipem, el sistema tomará los datos directamente de allí.

También vamos a poder actualizar los talles del personal desde archivo/personal, sin tener que ingresar al Módulo de Personal

De ser necesario, solicitar los instructivos específicos para su mejor comprensión.

Artículos (Configuración Específica del módulo)

Ruta de acceso: Modulo Logística > Archivos > Artículos

Los artículos son objetos de los que se va a administrar un stock. Si bien el instructivo para el ingreso de artículos también está en el Instructivo del Módulo Gestión, los artículos también cuentan con una configuración específica para el Módulo Logística.

- Solapa General

Campos a Cargar:

Código: El sistema va a proponer, por defecto, un código que se puede modificar. Se recomienda dejar los códigos propuestos por el sistema de manera correlativa para una mejor organización.
Descripción: Ingresar la descripción Artículo.
Gestión/Logística: Para ver en qué módulo se visualizan.
Rubro: Eligir el rubro del menú desplegable.
Sub-Rubro: Seleccionar el Sub-Rubro del menú desplegable.
IVA: Indicar el porcentaje de IVA del artículo desde el menú desplegable.
Precio: Designar el valor de adquisición del artículo.
Precio de venta:
Proveedor Habitual: Se puede asignar un proveedor habitual a los diferentes artículos aunque no es obligatorio.

- Solapa Logística

Campos a Cargar:

Vida útil: Indicar, en meses, la vida útil del artículo. Ej: Si las camisas las se renuevan cada 6 meses, indicar “6”. También sirve para Pilas, Municiones, Chaleco antibalas con vida útil especificada por el fabricante.
Tipo: Se clasifican en dos tipo diferentes. Los que usan Talle y los que utilizan Número de Serie (Armamento, Celulares). Al seleccionar Talle, se habilita el campo siguiente donde se podrá elegir qué tipo de talle utiliza el artículo, esto va a tener importancia a la hora de ingresar el stock de los artículos y también al asignarlos. Por otra parte, si elegimos número de serie el campo talle queda inhabilitado.
Talle: Elegir el tipo de talle a utilizar por el artículo. Los tipos de talle fueron ingresados en la tabla correspondiente.
Stock: El número colocado en este campo indica el Stock de Reposición, es decir, qué cantidad se deberá reponer del artículo cuando llegue al stock mínimo.
Stock mínimo: Cantidad mínima disponible en stock. Cuando se llega a esta cantidad hay que comprar más artículos. En el caso de un artículo con Nro. de Serie, quedará inhabilitado el campo Stock mínimo. En el caso de un artículo tipo Talle, se habilitará el botón Stock mínimo para que se pueda cargar el stock mínimo por talle como se muestra en la pantalla siguiente:

Desactivo: Esto permite desactivar el artículo. Un artículo que no se usa más no se puede borrar, pero si se puede desactivar.
Unidad medida: Esta lista permite elegir entre los distintos tipos de medidas para los artículos. No es obligatorio completar este campo.
Campos adicionales: Seleccionar el conjunto de campos adicionales que utilizará cada artículo. Ej: En el caso de un arma; calibre, caño, tipo.
Descuenta: Este tilde permite configurar si el valor del artículo se le descontará al empleado. Al seleccionarlo, se descontará del sueldo del empleado un monto equivalente al indicado en el campo “Precio Desc.”
Precio descuento: Es el valor que se le descontará al empleado por el artículo que recibió.
Cuotas: Es posible descontar el importe de los artículos recibidos en una o en varias cuotas que serán indicadas en este campo.
Motivo vale: En este campo se indica el concepto que va a figurar en el recibo del empleado cuando corresponda hacerle un descuento del artículo (Los conceptos se cargan desde el módulo de Sueldos).

Talles

Ruta de acceso: Modulo Logística > Archivos >Talles

Los artículos pueden estar clasificados por Talle o por Número Serie. El sistema permite configurar diferentes talles para luego asociarlos a artículos específicos, por ejemplo, los talles de zapatos serán “37, 38, 39, 40, etc”, mientras que los talles de abrigos “S, M, L, XL, etc.”

Campos a Completar:

Código: El sistema por defecto propone un código de 5 caracteres que no se puede modificar.
Descripción: Sirve para dar cuenta de la lista que se esta creando, por ejemplo, si se esta realizando una lista de talles numéricos, la descripción podría ser “Talles Numéricos”.
Estos dos campos van a ser las maneras de búsqueda de los talles en todo el sistema.
Sobre la derecha se puede observar una pequeña grilla, presionando el botón “+” se da de alta un nuevo registro dentro de la lista de talles, ya sea numérico o alfabético, y con el botón “-“ se quita.

Parámetros de talles:

Desde menú/utilidades/parámetros, vamos a poder configurar si queremos que el sistema nos muestre o no el cartel de actualización de talle en el legajo cuando realizamos la asignación de cargo a personal y el talle seleccionado es diferente al que se encuentra cargado en el legajo.

En la siguiente imagen se puede ver la pantalla de parámetros indicando la opción:

Permitir actualización talles de personal a través de asignación a personal

Si tildamos la opción cuando realizamos la carga y el talle es diferente nos va a mostrar el cartel de la siguiente imagen que tenemos como ejemplo donde se puede ver que el articulo seleccionado es camisa, que el legajo tiene talle M y que estamos asignando un talle XL, el sistema de forma automática nos va a mostrar el cartel donde nos indica si queremos actualizar el legajo o no.

Almacén /Sectores

Ruta de acceso: Modulo Logística > Archivos > Almacenes > Sectores

Los almacenes/depósitos son los lugares donde se van a guardar los artículos adquiridos por la empresa. El sistema ofrece la posibilidad de crear más de un almacén y también subdividirlo en sectores. Por ejemplo, si en un mismo almacén se guardan armas e indumentaria pero en lugares separados, es posible establecer un sector para cada elemento.

Tanto los sectores como los depósitos van a llevar un control cuantitativo de los diferentes artículos que fueron ingresados en ellos.

Campos a completar:

Código: El sistema va a proponer por defecto un código, o se puede asignar uno alternativo de 4 caracteres, es recomendable dejar los códigos propuestos por el sistema y mantener la correlatividad de los mismos.
Descripción: Sirve para diferenciar los almacenes que se van creando según el tipo de artículo. Ej: Almacén central, lavandería, armería, servicio técnico, etc.
Responsable: Se debe asignar una persona responsable de cada depósito. Para conocer cómo ingresarla, ver el instructivo del Módulo Personal.
Sectores: En esta tabla se ingresan los sectores que funcionan dentro de los almacenes como subdivisiones. Para incorporar un nuevo sector presionar el botón “+” seleccionar un código y una descripción (Por ejemplo, en el almacén "indumentaria", es posible tener los sectores "Zapatos" y/o "Camisas"). Para eliminar un sector, posicionarse sobre el renglón del sector en cuestión y presionar el botón “-“.

Rubros

Ruta de acceso: Modulo Logística > Archivos > Rubros

La información ingresada en esta pantalla será muy útil a la hora de generar reportes. Por ejemplo: Descripción: "Uniformes", Sub-rubro: "Pantalones", "camisas", "calzado", etc.

Datos Adicionales

Ruta de acceso: Modulo Logística > Archivos > Datos Adicionales.

Por ejemplo, Descripción: "ARMAMENTO".
Luego generar los campos MARCA, MODELO y CALIBRE.

Otro ejemplo, Descripción: "TELÉFONO CELULAR"
Campos: MARCA, MODELO, E-MAIL.

Tablas Varias

Ruta de acceso: Modulo Logística > Varios> ABM Tablas Varias

Aquí se cargan los distintos motivos de “Baja de Stock” que luego se podrán seleccionar de los desplegables para dar de baja un artículo.

Ingreso de Cargos

Ruta de acceso: Modulo Logística > Operaciones > Ingreso de Cargos

El "ingreso de cargos" se utilizará para incorporar artículos al stock de un almacén.

El sistema ofrecerá la siguiente tabla para realizar el ingreso detallado de todos los objetos que estén ingresando en un pedido.

Campos a Cargar:

Código: El sistema por defecto va a proponer un código de operación que no se podrá modificar.
Fecha: Ingresar la fecha en la cual se realiza el ingreso de los cargos.
Proveedor: Seleccionar el proveedor de los artículos que se están ingresando. Sólo se puede utilizar un proveedor por cada ingreso de cargos, en el caso de recibir en el mismo día dos ingresos de stock provenientes de proveedores distintos, es necesario realizar 2 ingresos. En la parte inferior de la aplicación se encuentra la tabla donde se registrará el detalle de los cargos.

Para registrar un artículo presionar el botón “+” sobre la derecha de la pantalla y automáticamente se habilitará un renglón donde se deberá:

Articulo: Seleccionar el número o la descripción del artículo a ingresar.
Talle: En el caso de ingresar un artículo que se encuentre clasificado por talles, se habilitará este campo donde se ingresará el talle del artículo. En caso de recibir una partida que contenga talles diferentes, a cada talle del artículo le corresponderá un renglón diferente.
Nro. Serie: Ingresar número de serie del artículo. Tener en cuenta que los productos con número de serie se ingresan de a uno.
(Ejemplo Armamento o Telefonía)
Almacén: Eligir el almacén de destino del artículo. El stock del almacén seleccionado será modificado inmediatamente después de haber guardado el movimiento.
Sector: Si el almacén de destino tiene sectores, seleccionar uno.
Cantidad: Colocar la cantidad de artículos que se desea ingresar al almacén/sector. Tener en cuenta que si es un artículo con número de serie sólo se podrá ingresar de a uno.
Precio Unitario: Lo trae automáticamente el sistema (el precio se registra al crear el artículo en la pantalla Artículos, tanto en el Módulo Gestión como en el de Logística). El precio se puede editar y valorizar en 0 o con un importe diferente al precio registrado inicialmente. En este caso, si está habilitado el permiso indicado (ver imagen n°1), el sistema preguntará si se desea actualizar el precio unitario del artículo en la pantalla Artículos (ver imagen n°2). Para habilitar permisos ver: Cómo habilitar permisos a un Perfil de usuario

Imagen n°1:

Imagen n°2:

Asignación de Cargos a Objetivos

Ruta de acceso: Modulo Logística > Operaciones > Asignación de cargos objetivos

En los Objetivos, los artículos no estarán asociados a nadie en particular, sino a un objetivo donde habrá un supervisor responsable por ellos.

Se podrán ingresar los artículos entregados y también los devueltos.

Campos a Cargar:

Código: El sistema por defecto propondrá un código que no se podrá modificar.
Fecha: Ingresar la fecha en la que se realiza la entrega de los cargos.
Objetivo: Seleccionar el objetivo al cual se asignarán los artículos. Si se cuenta con el Módulo Objetivos, en la solapa logística se verán reflejados los artículos asignados a ese objetivo.
Supervisor: Eligir el Supervisor responsable del objetivo.

Tabla de artículos:

Articulo: Seleccionar el artículo a ingresar.
Talle: En caso de asignar un artículo que se encuentra clasificado por talles, ingresar el talle correspondiente. En caso de asignar una partida que contenga talles diferentes, a cada talle del artículo le corresponderá un renglón diferente. (Ejemplo Artículo: Camisa. Talle: 42).
Nro. Serie: Ingresar el número de serie registrado anteriormente. Tener en cuenta que los productos con número de serie se ingresan de a uno. (Ejemplo Armamento o Telefonía)
Almacén: Indicar el almacén de origen de los artículos.
Sector: Elegir el sector del almacén de origen.
Entrega: Indicar la cantidad entregada de este artículo, esto producirá una disminución del Stock.
Devolución: Ingresar la cantidad devuelta de este artículo, esto producirá un incremento del Stock.

Una vez firmado el “Recibo de asignación de Objetivos” por el supervisor responsable, tildar “confirmado”.

Asignación de cargos al Personal

Ruta de acceso: Modulo Logística > Operaciones > Asignación de cargos a personal

Campos a Cargar:

Código: El sistema por defecto propondrá un código que no se podrá modificar.
Fecha: Ingresar la fecha en la que se realiza la entrega de los cargos.
Legajo: Seleccionar el Legajo al cual se asignarán los artículos. En el módulo personal, solapa logística se verán reflejados los artículos asignados a esta persona.
Supervisor: Eligir el Supervisor responsable del objetivo
Motivo: En este campo se debe elegir el motivo de la asignación de los cargos, estos pueden ser: “Alta”, “Baja”, “Cambio Serv.”, “Renovación”, “Retén”.

En la parte inferior de la pantalla, el sistema muestra una tabla muy similar a la de ingreso de cargos donde se podrán ingresar los artículos de asignación.

Articulo: Seleccionar el artículo a ingresar.
Descuenta: Si está tildado se descontará el costo del artículo en el recibo de sueldo del empleado.
Talle: Ingresar el talle del artículo. En caso de asignar una partida que contenga talles diferentes, a cada talle del artículo le corresponderá un renglón. (Ejemplo Artículo: Camisa. Talle: 42).
Nro. Serie: Registrar el número de serie ingresado anteriormente. Tener en cuenta que los productos con número de serie se ingresan de a uno. (Ejemplo Armamento o Telefonía)
Almacén: Indicar el almacén de origen de los artículos.
Sector: Indicar el sectores del almacén de origen.
Entrega: Ingresar la cantidad artículos entregados, esto producirá una disminución del Stock.
Devolución: Ingresar la cantidad de artículos devueltos, esto incrementará el Stock.

Una vez firmado el “Recibo de asignación de Personal” por el supervisor responsable o el empleado, tildar “confirmado”.

El reporte: “Seguimiento de Asignación de Cargos” permite ver las entregas que no están confirmadas y que se podrán reclamar al Supervisor.

Remitos de Mercadería

Ruta de acceso: Modulo Logística > Operaciones > Remitos de Mercaderías

Se utiliza cuando se vende un artículo a un Cliente. De esta forma se da de baja en la empresa con un remito y se hace una factura al cliente. La mercadería no figurará más en el stock de la empresa. Por ejemplo: Cuando se vende una cámara de video.

Movimiento entre almacenes

Ruta de acceso: Modulo Logística > Operaciones > Movimientos entre almacenes

Eventualmente, es posible que sea necesario incorporar stock de un artículo desde otro almacén.

Para esto, el sistema permite realizar movimientos entre almacenes.

Acá le cargo lo que le cobro por el artículo

Campos a Cargar:

Código: El sistema por defecto va a proponer un código que no se podrá modificar.
Fecha: Ingresar la fecha en la que se realiza el movimiento de los artículos.
Origen: Seleccionar el almacén y sector de origen de los artículos para la transferencia.
Destino: Seleccionar el almacén y sector de destino de los artículos para la transferencia. Sobre la derecha, hay una tabla donde se ingresarán los detalles de los artículos intervinientes en la transferencia. Para agregar un artículo presionar el botón “+”. Si es necesario eliminar una línea, seleccionar el renglón a eliminar y presionar el botón “-“.
Articulo: Seleccionar el artículo a transferir.
Talle: De corresponder, seleccionar el talle. Tener en cuenta que de transferir un mismo artículo con diferentes talles, a cada talle le corresponderá un renglón distinto.
(Ejemplo Artículo: Camisa. Talle: 42)
Nro. Serie: En caso que el artículo sea por serie, coloque dicho número. Recuerde que el traspaso de cada artículo seriado se realiza individualmente. (Ejemplo Armamento o Telefonía)
Cantidad: Ingrese la cantidad a transferir, tenga en cuenta que si se trata de un artículo seriado el número no podrá ser superior a “1”.

Baja de Stock

Ruta de acceso: Modulo Logística > Operaciones > Baja de Stock

La baja de cargos tiene por objetivo eliminar stock o bien realizar alguna corrección ante un error de ingreso.

Casos concretos para utilizar la baja de stock son, por ejemplo, si se asigna un celular a un objetivo y este es robado, si se asigna alguna prenda a un empleado y esta se rompe quedando inutilizable, etc. O bien, cuando se hace un ingreso de stock por error o en un lugar erróneo.

Es fundamental tener en cuenta que el stock dado de baja no va a ningún lado, simplemente desaparece del sistema, es decir, que si un objetivo devuelve un celular, y este se encuentra en condiciones de ser reasignado, no debe dar de baja este stock.

Campos a Cargar:

Motivo: Seleccione el motivo de la baja del menú desplegable.
Fecha: Seleccione la fecha de la baja.

Seleccione si la baja es de un Almacén, Legajo u Objetivo.

Presione el botón “+” para incorporar el artículo deseado, seleccione talle o número de serie, según corresponda y la cantidad a dar de baja.

Por último presione el botón Guardar.

Control de Stock

El sistema va a presentar una aplicación que le permite llevar adelante un control de stock desde diferentes puntos de vista.

Esta aplicación se encuentra en el menú “Stock”.

Cada uno de los diferentes resúmenes son exportables a Excel.

Resumen de Stock

Ruta de acceso: Modulo Logística > Stock > Resumen de Stock > Solapa Detalle de Cargos > Artículos

- Solapa Detalle de Cargos/Artículos

Este resumen le permite verificar el detalle de Stock individualizado por artículo más allá del almacén o sector en el que se encuentre.

Podemos observar que la pantalla se divide en tres partes.

Arriba a la izquierda encontramos cada uno de los artículos con la cantidad que poseemos de los mismos.
Inmediatamente a la derecha, vemos, en el caso de los artículos por talle, que stock tenemos del artículo pintado de azul del cuadro anterior, detallado por talle.
En la parte inferior observamos un resumen de los movimientos que sufrió dicho artículo.
Solapa Detalle de Almacenes y Sectores

Este segundo resumen le permite ver el detalle de stock en cada depósito y sector.

Observamos que la pantalla se divide en tres partes.

Arriba a la izquierda encontramos cada uno de los depósitos ingresados junto con la cantidad total de stock que hay allí.
A su derecha encontramos los diferentes sectores del almacén seleccionado en el cuadro anterior, con un detalle del stock total por sector.
En la parte inferior encontramos la cantidad de artículos que hay en el almacén y sector seleccionado, discriminados por talle o por serie según corresponda.

Este reporte detalla el stock por almacén. Aplicando los filtros salen reportes más detallados.

Puedo filtrar por fecha. Exporta a Excel.

- Solapa Detalle de Objetivos

Este tercer resumen le permite ver el detalle de stock en cada Objetivo.

Observamos que la pantalla se divide en tres partes.

Arriba a la izquierda encontramos cada uno de los objetivos junto con la cantidad total de stock que hay allí.

A su derecha encontramos los diferentes artículos y la cantidad que hay en dichos objetivos.

En la parte inferior vemos un detalle de los diferentes movimientos realizados del objetivo y artículo seleccionado.

Este reporte detalla el stock por almacén. Aplicando los filtros salen reportes más detallados.

- Solapa Detalle de Personal

Este cuarto resumen le permite ver el detalle de stock en poder de cada Empleado:

Observamos que la pantalla se divide en tres partes.
Arriba a la derecha encontramos cada uno de los empleados que poseen artículos junto con la cantidad total de stock que tienen.
A su derecha encontramos los diferentes artículos y la cantidad que posee cada empleado.
Por último en la parte inferior vemos un detalle de los diferentes movimientos realizados del empleado y el artículo seleccionado.

- Solapa Stock Mínimo

Este resumen le permite ver detalladamente por cada artículo lo que falta para llegar al stock mínimo:

Observamos que la pantalla se divide en cuatro partes.

Arriba a la derecha encontramos cada uno de los almacenes.

A su derecha encontramos los sectores y siguiendo los artículos.

En la parte inferior vemos un detalle de los diferentes artículos según el talle, con su stock mínimo, stock actual y la diferencia. En rojo se visualizan cuando faltan y en verde cuando están bien.

- Solapa Vencimiento Vida Útil

Este resumen le va a mostrar, según los artículos, la vida útil de los mismos:

Observamos que la pantalla se divide en cinco partes:

Arriba, a la izquierda, encontramos cada uno de los artículos y debajo los talles de los mismos.

A su derecha encontramos los objetivos y los legajos.

En la parte inferior vemos un detalle de los diferentes artículos que, según la vida útil cargada, muestra un estado del mismo. En rojo está vencido, en verde aún no.

Para ver el stock de artículos que tenemos en cada Almacén/Sector, Objetivos y Personal es necesario ejecutar un reporte desde la solapa correspondiente.

Podemos filtrar por fecha y exportar a excel.

Uso Avanzado

Roles

Ruta de acceso:Modulo Logística: Varios\Roles de Logística

Esta funcionalidad es sugerida en el caso de aquellas empresas cuando el Módulo es manejado por distintas personas.
En el caso de que haya, por ejemplo, 3 Almacenes y 3 empleados distintos sean responsables por los movimientos de cada almacén. Se configuran los roles de logística para que cada empleado sólo pueda ingresar y egresar artículos de su almacén a cargo.
Si se quiere pasar un artículo de un Almacén A a otro Almacén B hay dos opciones:

1) Generar un almacén de tránsito llamado “AT” (a modo de ejemplo) donde el empleado responsable del Almacén A hace la salida de artículo de su almacén y lo ingresa al Almacén AT. El responsable del almacén B toma el artículo del almacén AT y lo ingresa a su almacén B.

2) Rol General, asignado a un ADMINISTRADOR, que pueda sacar artículos de un almacén y asignarlo a otro almacén.

Instructivo Módulo Logística

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