Instructivo Módulo Asistencia

 

INSTRUCTIVO MÓDULO ASISTENCIA Y COBERTURA

 

A - CONFIGURACIÓN  

(ver artículo: "Configuración del Módulo de Asistencia")

 

Referencias

Sistema de Trabajo

Parámetros

1. Pestaña Visualización
2. Pestaña Varios 
3. Solapa Proyección 

B - COBERTURA 

(ver artículo: "Cómo cargar una Cobertura")

Carga de las referencias en la cobertura

1. En Forma Manual
2. En Forma Masiva

Proyección de la cobertura

C - ASISTENCIA 

(ver artículo: "Cómo cargar asistencia")

Asistencia por Objetivo

1. Importar Cobertura (Periodo Actual):
2. Candado
3. Asistencia por Legajo

D - HORAS EXTRAORDINARIAS 

(ver artículo: "Cómo cargar horas extraordinarias")

E - REPORTES  

(ver artículo: "Reportes del Módulo de Asistencia")

Filtro por Supervisor

GENERALIDADES

El Módulo de Asistencia y Cobertura permite controlar todo lo relacionado con la asistencia de los empleados a sus puestos de trabajo y las necesidades de cobertura de cada cliente en sus diferentes Objetivos.

Esta aplicación reporta información de los Módulos de Personal y Objetivos para tener actualizada la dotación, la lista de servicios y otras bases en común con el sistema central.

La cobertura es un mes de asistencia modelo. El sistema AIPEM permite reproducir este modelo mes a mes, respetando el sistema de francos de cada empleado.

La asistencia es el registro de lo que realmente ocurrió incluyendo el registro de incidencias como llegadas tarde, cambios de turno o ausencias.

El procedimiento para usar esta herramienta consiste cargar una vez la cobertura que requiere cada servicio para luego importarla a la asistencia del mes en curso y cargarle las actualizaciones correspondientes.

Se recomienda que para los servicios que tengan muchas variaciones se cargue la asistencia de forma manual.

 A - CONFIGURACIÓN

Referencias

Ruta de acceso:Modulo Asistencia: Archivo\Referencias

Se denomina "referencia" a cada los "tipos de día" que se utilizan en la Asistencia. Por ejemplo: día franco, trabajado, feriado, ausente. Incluiremos todas las modalidades posibles ya que serán necesarias para cargar los datos de asistencia.

Campos a Completar:

1. Código: El sistema  asigna un código por defecto que no es modificable.
2. Descripción: Denominación de la referencia del día.
3. Desc. Corta: Denominación breve compuesta por una o dos letras.
4. Presente: Si la nueva referencia corresponde a un día trabajado, tildar esta opción.
5. Franco: Si la nueva referencia corresponde a un día no trabajado, tildar esta opción.
6. Solo usuarios habilitados: En caso de querer que determinadas referencias sólo puedan ser imputadas por determinados perfiles de usuario, tildar esta opción.
7. Color de fuente: Para asignar un color a cada referencia.

El sistema tiene por defecto la referencia blanquear, cuya utilidad es borrar una referencia mal cargada y dejar el campo en blanco con la cantidad de horas en 0. Luego se podrá una nueva referencia y blanquearla todas las veces que sea necesario.

 Sistemas de Trabajo

Ruta de acceso: Modulo Asistencia: Tablas\Sistema de Trabajo

La configuración de los Sistemas de Trabajo consiste en registrar en el sistema cómo se organizarán los días de trabajo y descanso de cada empleado y cubrir los puestos requeridos por cada cliente. Es decir, los parámetros del sistema de trabajo que se van a aplicar. Por ejemplo: 5x2 o 6x1, siendo el primer dígito el correspondiente a los días de trabajo y el segundo a los días de franco.

Campos a Completar:

1. Código: Asignar el código de referencia del Sistema de trabajo.
2. Descripción: Denominación de la referencia del Sistema de trabajo.
3. Descrip. corta: Abreviatura de la descripción para la tabla de cobertura y asistencia.
4. Días trabajados: Cantidad de días que se van a trabajar.
5. Días francos: Cantidad de días francos.
6. Horas: Horas que se trabajan por turno.

 Parámetros

 Ruta de acceso:Modulo Asistencia: Utilidades\Parámetros

 Configuración de los Parámetros del Módulo de Asistencia.

1) Pestaña Visualización

 Campos a Completar:

1. Modo de vista: Seleccionar entre los tres tipos de modo de vista en las aplicaciones de Cobertura y asistencia.
1. EVP: Para visualizar referencia y cantidad de horas.
2. E: Para visualizar únicamente la referencia.
3. VP: Para visualizar únicamente la cantidad de horas.
2. Referencia Franco: Colocar la referencia para indicar los días francos.
3. Ordenamiento: Indicar el criterio de orden para ver la asistencia o la cobertura.
4. Mostrar pantalla de validación de personal: Si este casillero está tildado, el sistema avisará cuando se quiera utilizar un empleado asignado a un objetivo distinto al que se está cargando asistencia.

 2) Pestaña Varios

Campos a Completar:

1. Validar Personal al salir del Servicio: Tildar casillero para indicar al sistema que verifique automáticamente que no haya superposiciones entre el personal y los objetivos al cambiar de servicio. Esto lo hará inmediatamente después de cambiar de servicio.
2. Validar Referencias: Tildar casillero para indicar al sistema que verifique automáticamente que no haya superposiciones entre el personal y los objetivos al cambiar de Referencia. Esto lo hará inmediatamente después de cambiar de referencia.
3. Mostrar Servicios dados de baja: Tildar casillero para mostrar mostrar servicios dados de baja.
4. Permitir modificar los días dados de baja: Tildar casillero para permitir modificar días dados de baja.
5. Primer día de comienzo del periodo: En este casillero se debe indicar el día de comienzo del periodo.
6. Copiar personal a Cobertura al crear nuevos periodos: Tildar esta opción para que, al cargar un servicio, el sistema traiga automáticamente el personal cargado en el mismo.
7. Impedir carga con superposición: Tildar casillero para impedir que se cargue asistencia si existe superposición horaria.
8. Criterio de ¨Cantidad¨ en reporte Feriados: Permite elegir entre tres opciones para el criterio Cantidad que se visualizarán en los distintos reportes:

    a. Asistencia cargada sobre un feriado
    b. Horas trabajadas en feriados ( de 00:00hs a 24:00hs)
    c. Cantidad de feriados trabajados

9. Control de horas diarias por empleado: Permite colocar el límite de horas que se desea cargar por día. 

   a. Advertir al superar: Advierte cuando un empleado supera la cantidad de horas establecidas.
   b. Bloquear al superar: Bloquea la carga de horas de asistencia al superar la cantidad de horas         establecidas.

3) Solapa Proyección

Campos a Completar:

1. Referencia Presente: Indicar la referencia asignada previamente a los días presentes.
2. Referencia Franco: Indicar la referencia asignada previamente a los días francos.

 B - COBERTURA

La cobertura es un mes de asistencia modelo que servirá de base para trasladar la información mes a mes, respetando el sistema de francos de cada empleado.
El objetivo es cargar cuál va a ser la cobertura proyectada del mes en los diferentes objetivos.
Al ingresar al menú Archivo-Cobertura el sistema mostrará una pantalla como la de la imagen. Desde esta pantalla se podrá cargar la nueva cobertura o hacer las modificaciones necesarias.

Ruta de acceso: Modulo Asistencia: Archivos\Cobertura

Para comenzar con la carga, primero hay que seleccionar el objetivo con el cual se va a trabajar. En el menú desplegable se encuentran todos los objetivos ingresados previamente en el Módulo Objetivos.

Una vez seleccionado el objetivo, comenzar con la carga de datos en los legajos para establecer la cobertura.

El sistema permite visualizar la grilla entre los días que el usuario seleccione, esto se realiza a través de la siguiente opción:

Para ingresar los diferentes legajos del personal al objetivo hacer clic en el botón “+”. Aparecerá un menú desplegable para seleccionar aquellos empleados que van a cubrir la asistencia del Objetivo. Se puede buscar por número de legajo o bien por apellido y nombre del empleado. Una vez seleccionado, confirmar y se incorporará automáticamente a la grilla.

Campos a Completar:

1. Leg: Se incorpora automáticamente al seleccionar el legajo.
2. Personal: Se incorpora automáticamente al seleccionar el legajo.
3. Pto.: Aquí se selecciona el puesto o el turno del personal que se configuran desde el Módulo Objetivos (Para mayor detalle consultar el instructivo correspondiente).
4. Hs. Ini. : En este campo se coloca la hora de inicio del puesto seleccionado. Si bien, el sistema toma automáticamente lo que hayamos configurado al crear el puesto en el Módulo Objetivos es posible modificarlo.
5. Hs. Fin. : En este campo se coloca la hora de finalización del puesto seleccionado. Si bien el sistema toma automáticamente lo que se configuró al crear el puesto en el Módulo Objetivos, el Sistema AIPEM permite cualquier modificación.
6. Hs. Pst.: En este campo se coloca la cantidad de horas del puesto. El sistema realiza el cálculo automáticamente.

Nota: Para agregar un personal que posea otro servicio asignado el sistema mostrará el siguiente diálogo:

Si seleccionamos la opción “Si”, el sistema le asigna a ese número de legajo el nuevo de servicio y lo cambia automáticamente en el Módulo Personal. De no hacerlo, el legajo mantiene el servicio al cual estaba asignado anteriormente, este cambio se verá reflejado en el Módulo Personal.

Carga de las Referencias en la Cobertura

1) De forma manual

Esta forma de carga de referencias es muy útil al comenzar a usar el Módulo de Asistencia ya que existe menos margen de error por la sencillez del proceso.
Como comprobamos, al habernos situado en un mes concreto, el sistema nos permitirá visualizar el primer día del mes y el calendario correspondiente al periodo seleccionado en día y número. Al posicionarnos sobre la casilla del día, se nos abrirá una pestaña con todas las referencias cargadas en el paso anterior. Seleccionaremos entonces la que corresponda para ese legajo en ese día como vemos en el siguiente ejemplo visual:

De forma manual, y de día en día, iremos completando de uno en uno, toda la cobertura de este empleado, a este objetivo y en este periodo del mes. Añadiremos cuantos legajos vayan a ser asignados al objetivo para cubrir el servicio requerido por el cliente. De esta forma cargaremos la cobertura proyectada modelo del mes, en los diferentes objetivos.

 2) De forma masiva

Una vez posicionados en el legajo al que queremos aplicarle una referencia en particular, seleccionamos desde la opción ¨Aplicar Referencias¨, el tipo de referencia que queremos aplicar, (Horas normales, franco, ausente con o sin aviso,…)

Una vez hecho esto, se despliega el siguiente cuadro:

Campos a Completar:

1. Usar sistema de Trabajo: Si se quiere utilizar un sistema de trabajo se tildará esta opción. Caso contrario no deberá estar tildada y se pulsa directamente “Aplicar”. El sistema asignará una P a todos los días del mes.
2. Sistema de trabajo: En este campo se coloca el Sistema de trabajo que queramos asignar al Legajo seleccionado (5x2, 6x1, 1x6, etc).
3. Referencia Franco: Colocaremos la referencia creada para describir los días franco.
4. Día de comienzo: Día del primer franco a partir del cual se comenzará a aplicar el sistema de trabajo.
5. Desde: Fecha a partir de la cual queremos que se apliquen las referencias ingresadas.
6. Hasta: Fecha fin de la aplicación de la referencia.
Una vez completados los campos, pulsamos el botón Aplicar. Al Aplicar las referencias, automáticamente se completarán toda la grilla del mes con las referencias aplicadas.
Podemos hacer modificaciones sobre un día concreto haciendo clic derecho sobre la casilla correspondiente a la cantidad de horas en un día.

Para copiar las referencias de un legajo, haremos clic en  y para pegarlo, en .

2) Proyección de la cobertura

Cuando se pasa a un nuevo periodo, para no volver a cargar los datos de la cobertura se trae un modelo de la cobertura del mes anterior. Para eso dentro de cobertura se va a la siguiente opción:

Se solicitará la autorización del usuario ADM (colocar la clave de dicho usuario).

El sistema le va a mostrar el siguiente cartel ya que si se cargo información previamente la misma se borrara:

Una vez confirmada la advertencia, se proyectara la cobertura del mes anterior en el nuevo periodo.
En el caso de que haya objetivos que no se hayan proyectado saldrá un mensaje como el siguiente acompañado de un reporte.

La Cobertura teórica ingresada, nos va a permitir contrastar la información con la asistencia efectiva sucedida en los diferentes objetivos.

C - ASISTENCIA

Ruta de acceso: Modulo Asistencia: Archivos\Asistencia

La asistencia es lo que realmente sucedió con la cobertura del objetivo. El procedimiento normal es cargar por única vez la cobertura de cada servicio, luego importarla a la asistencia y cargar las actualizaciones correspondientes. Esto es conveniente en el caso de Objetivos muy estables y con pocas modificaciones. En el caso de Objetivos donde la asistencia real es muy variable, conviene cargar directamente la asistencia sin pasar por el paso anterior de Cobertura.

Asistencia por Objetivo

Ruta de acceso: Modulo Asistencia: Archivos\Asistencia\Por Objetivo

Desde aquí podremos ir registrando la asistencia real acontecida en un periodo de tiempo, ordenándose la misma por Objetivo, y añadiendo aquellos legajos de personal que se ocupó de cubrir los puestos asignados.

Escogeremos el Objetivo a cargar y al igual que en Cobertura, seleccionaremos uno a uno, los legajos de los empleados que van a cubrir este Objetivo pulsando el botón “+” y seleccionando el legajo correspondiente.

Una vez seleccionado el legajo se va a seleccionar el puesto que le corresponde según el objetivo:

Una vez cargado el puesto el sistema le traerá automáticamente las horas correspondientes al puesto del modulo objetivos y luego lo único que resta hacer es la asistencia en cada día. Que según el criterio que se le selecciones les traerá las horas trabajadas o no.

1) Importar Cobertura (Período Actual)

Lo primero que debemos hacer es importar una cobertura creada anteriormente; para esto hacemos clic en el botón , luego en Importar y por último “Importar Cobertura (Período actual)”.Una vez hecho esto aparecerá la siguiente pantalla:

Podemos elegir si importar toda la cobertura de todos los servicios o solo la cobertura del servicio sobre el que estamos trabajando. También nos permite escoger si importamos todo el periodo o desde una fecha determinada. Una vez hecho esto aparecerá la siguiente pantalla en la que debemos escribir nuevamente nuestra contraseña de usuario:

Importante: Al importar una cobertura es importante destacar que se perderán todos los datos ingresados anteriormente. Una vez realizado este procedimiento veremos en la pantalla de asistencia aquello que se había cargado en la cobertura.

La idea ahora es ir modificando los días concretos en que la asistencia real haya sido diferente de la cobertura proyectada. Para ello, haremos clic derecho sobre la casilla correspondiente a la cantidad de horas en un día, e iremos completando los campos con la información real de lo ocurrido en el Objetivo.
Si se ha equivocado al importar la cobertura del mes anterior y quiere deshacer la acción, puede hacerlo en la opción Deshacer Importación. Deberá seleccionar si quiere deshacer la importación de “Todos los objetivos” o del “Objetivo actual”

2) Candado

El candado sirve para bloquear la carga de asistencia desde una fecha en particular. Se deberá seleccionar el día en el cual se quiere colocar el candado y luego esos días no podrán ser modificados. Esto evita errores en la carga de datos.

Por ejemplo, si se coloca el candado al día 2, el día 1 y 2 se pondrán en rojo y no se podrán modificar. Aparece la leyenda al lado del candado que indica hasta qué día fue colocado.

3) Asistencia por Legajo

Desde el menú Archivo-Asistencia-Por Legajo, podremos ir registrando la asistencia real acontecida en un periodo, ordenándose la misma, a partir de un Legajo. Muy útil para cargar la asistencia de retenes o empleados que ocuparon diferentes objetivos a lo largo del mismo periodo. El sistema nos mostrará la siguiente pantalla:

Seleccionamos el Legajo al que queremos cargarle la Asistencia. Y pulsamos el botón “+” para que nos permita agregar los Objetivos.

El funcionamiento es el mismo que a la hora de cargar la Cobertura o la Asistencia por Objetivo, nos aparecerá en la pestaña la opción de elegir Objetivo. Posteriormente el turno de los asignados al puesto, y nos aparecerán por defecto las horas que ese puesto tiene asignadas.
A continuación, grabaremos de forma manual, día por día, la asistencia real realizada por el empleado en cada Objetivo al que asistió. Al igual que al registrar la Cobertura de forma manual, al posicionarnos sobre la casilla del día, se nos abrirá una pestaña con todas las referencias. Seleccionaremos entonces la que corresponda para ese legajo en ese día y en ese objetivo.

D - HORAS EXTRAORDINARIAS 

Ruta de acceso: Modulo Asistencia: Tablas\Horas extraordinarias

Las horas extraordinarias son aquellas solicitadas por el cliente que serán facturadas por separado.
Primero se deberán cargar los tipos de horas extraordinarias que se manejarán. Para ello se ingresará en el menú Tablas-Tipo Hs Extraordinarias y se agregarán los tipos de horas extraordinarias que desee.

Luego se cargarán las horas extraordinarias en el menú Tablas-Horas Extraordinarias.

Campos a Completar:

1. Período: Se completará con el período en el cual se quiere asignar esas horas extraordinarias.
2. Objetivo: Se seleccionará el objetivo al cual se asignarán las horas extraordinarias.
3. Fecha Aut.: Colocaremos la fecha en la cual fueron autorizadas las horas extraordinarias.
4. Autorizado por: Se escribirá el nombre de quien autoriza las horas.
5. Solicitado por: Se escribirá el nombre de quien solicita las horas.
6. Medio de Aut.: Se anotará el medio por el cual se autorizaron las horas.
7. Tipo Hs. Extra.: Se seleccionará el tipo de hora extraordinaria.
8. Descripción: Se podrá escribir cualquier descripción que se quiera agregar al tipo de hora extraordinaria.
9. Detalle de horas extraordinarias: Se detallarán, presionando el signo “+” las horas extraordinarias a cubrir colocando la fecha, hora de inicio, hora de fin, cantidad de personas, total de horas, personal asignado y cualquier observación que se quiera agregar.
10. Para cargar varios días se usa el relojito. 

Se cargará como extraordinario en la Cobertura y en la Asistencia.

E - REPORTES

Todas las pantallas poseen distintos reportes presionando en el botón con la impresora  . Los mismos pueden ser vistos en la pantalla o exportados a pdf, Excel o a formato html.

También ingresando en el menú Reportes-Cubo de Asistencia o Reportes-Cubo de Cobertura se podrán generar los cubos del módulo.

Reportes:

1) Asistencia de un día por puesto: Se elije un día y trae la asistencia de ese día por objetivo, por puesto.
2) Control de desvíos: Se ingresa la fecha hasta la que se quiere realizar el control. Es un archivo excel. Arrojará el objetivo con mayor cantidad de horas de asistencia, las horas tope (hasta ese día), las horas cobertura, las horas asistencia, las horas de cada referencia y los desvíos. Las horas asistencia están calculadas en base a la cantidad de horas trabajadas por cada empleado (6, 8, 12hs) mientras que las horas de las referencias se calculan con base de 8 horas.
Las horas presente es en base a 8hs y no toma los francos.
El franco se calcula sobre base 8hs.
Vacaciones se calcula con base en 8hs.
Hs asistencia calcula los P pero con la cantidad de horas del sistema de trabajo de cada empleado.
Hs cobertura los P pero con la cantidad de horas del sistema de trabajo de cada empleado.
3) Control de horas por objetivo: Muestra el resumen de la pantalla por objetivo.
4) Detalle de empleados con horas nocturnas: Es la planilla horaria de cada empleado con el detalle de horas normales, horas nocturnas, objetivo y puesto.
5) Detalle de horas con ausencias pagas: Es el detalle con horas normales y con cantidad de ausencias pagas.
6) Detalle de horas con horas nocturnas: Muestra cada objetivo, por día, por empleado y un detalle de las horas normales y las horas nocturnas.
7) Doble carga por día: Detecta personas que trabajaron 2 turnos el mismo día. Ej: de 06 a 14 y de 18 a 22hs.
8) Días no trabajados: Si un empleado no tiene cargado nada en la asistencia, le pone un *. El detalle es por día, por empleado.
9) Empleados con ausencias: Muestra un detalle de los empleados con las ausencias que tuvo.
10) Exportación de Asistencia/Cobertura: Baja la planilla de la pantalla a un excel, ya sea de la asistencia o de la cobertura.
11) Exportación de horas: Exportación de la planilla sólo con la cantidad de horas.
12) Exportación de referencia: Exportación de la planilla sólo con las referencias.
13) Feriados por empleado: Brinda un listado de los empleados que trabajaron en feriado.
14) Horas nocturnas por empleado resumido: Arroja un listado de los empleados, con objetivos, y la cantidad de horas nocturnas realizadas.
15) Planilla de guardia: Brinda, por objetivo, por empleado, cuándo trabajó y cuándo tuvo franco.
16) Superposición horaria: Arroja, por empleado, que estuvo en el mismo horario en dos objetivos distintos

Filtro por Supervisor

Ruta de Acceso: Módulo Asistencia > Archivo > Asistencia por objetivo > Reportes > Filtro

• Este nuevo filtro filtra la asistencia correspondiente a los objetivos que presentan asociado el supervisor seleccionado.

• El filtro por supervisor cuenta con dos campos: uno para ingresar el código del supervisor y  otro donde se puede ingresar el nombre del supervisor o bien seleccionarlo de la lista despegable que está ordenada alfabéticamente.

• El filtro en cuestión debe respetarse en todos los reportes del módulo

• 

Reportes que funcionan con los filtros nuevos

Asistencia de un dia con puesto
Detalle de horas (con Hs nocturnas)
Control de horas (por objetivo)
Detalle de empleado (con Hs. nocturnas)
Horas nocturnas por empleado
Horas nocturnas por objetivo
Horas nocturnas por objetivo (cobertura)
Doble carga por día
Listado de Asis/Cob x Servicio
Listado de Asis/Cob x Personal
Listado de Dias x Empleado
Listado Asistencias de un Dia
Exportacion de Asistencias de un Dia
List. de Asis/Cob x Serv. (Segun vista)
Exportacion de Asistencias de un Dia 2
Exportacion Asistencia/Cobertura
Empleados con Ausencias
Planilla de Guardia (Excel)
Personal sin horas cargadas
Detalle de Horas (con Ausencias Pagas)
Feriados por Empleado
Feriados por Empleado (Excel)
Control de Desvíos
Exportación de Referencias
Exportación de Horas
Control de Hs. previstas Vs. Hs. Reales
Ctrol de Hs. nocturnas previstas Vs. Hs. Reales
candados Listado de candados