Carga de Clientes en Módulo Gestión

Introducción:

El objetivo de este artículo es poder realizar la carga en el sistema AIPEM de los clientes para luego gestionarlos y operar. Es importante que el usuario que realice la carga previamente cuente con los permisos necesario, los mismos se los otorgará el Usuario Administrador. También se recomienda cargar previamente las tablas para realizar los agrupamientos correspondientes con mayor precisión y que sean útiles para la gestión.

Este artículo lo trataremos en los siguientes temas:

1. Permisos
2. Configuración y tablas
3. Carga de Clientes

1. Permisos

El o los usuarios deben contar con los permisos necesarios para la carga de datos de los clientes en las diferentes solapas de la pantalla Clientes del Módulo de Gestión, el administrador del sistema es quien los debe otorgar.

En el Módulo Gestión Administrativa, en el Menú Utilidades, Seguridad, Perfiles. Se abrirá la siguiente pantalla.

Nos posicionamos en el perfil al cual se le deben otorgar los accesos, luego clic en el botón del lápiz para editar. En el campo Buscar componente colocamos cliente y en la parte inferior se listan todos los módulos y las pantallas relacionadas con clientes. En acceso se debe completar con la letra E en aquellas funcionalidades en donde se desea otorgar permiso. Realizado esto hacer clic en el botón guardar para que se actualicen los cambios.

Es muy importante tener en cuenta que solo puede otorgar permisos a los diferentes usuario el usuario Administrador del sistema AIPEM.

2. Configuración y tablas

Previo a proceder con la carga de los clientes se aconseja definir y completar los campos de las distintas tablas que intervienen en la carga de los clientes. Las mismas se encuentran ingresando en el Módulo Gestión Administrativa, Menú Varios, Tablas varias. Se abrirá la siguiente pantalla:

• Agrupamiento de Cliente: Sirve como categoría de agrupamiento. Permite juntar distintos clientes y agruparlos de acuerdo a, por ejemplo, su actividad. EJ: Seguridad, mensajerías, etc.
• Agrupamiento de Cobranzas: Sirve como categoría de agrupamiento de los diferentes regímenes de cobro a los clientes, por ejemplo, por días de cobro.
• Categoría de Cliente: Sirve como categoría de agrupamiento. Ej: Cliente Grande, Mediano, Pequeño, etc.

Tabla Tipo de Servicios:

Ingresamos desde el Módulo de Gestión Administrativa, Menú Varios, Tipo de Servicio.

Sirve para diferenciar a los clientes según el servicio que tienen contratado. Ej: Custodia personal, Alarmas, etc.

 

Esta tabla sirve para organizar a los clientes y ser más precisos a la hora de aplicar filtros en los diferentes reportes del sistema.

Tabla Transporte:

Ingresamos desde el Módulo de Gestión Administrativa, Menú Varios, Transporte

Esta tabla se utiliza para cargar las diferentes empresas de transporte utilizadas cuando se remiten mercaderías y encomiendas

.

 

Tabla Vendedores:

Ingresamos desde el Módulo de Gestión Administrativa, Menú Varios, Vendedores, se abre la siguiente ventana:

Esta tabla se utiliza cuando los clientes tienen un vendedor asignado.

Una vez que se completaron los datos se debe hacer clic en el botón Guardar.

Tabla filiales de la empresa:

Ingresamos desde el Módulo de Gestión Administrativa, Menú Varios, Filiales de la empresa. Se abrirá la siguiente ventana:

Esta tabla se utiliza para asignarles a los clientes la filial a la cual pertenecen.

3. Carga de Clientes

Para realizar la carga de clientes ingresamos al Módulo de Gestión Administrativa, Menú Archivo, Clientes, se abrirá la pantalla de clientes y desde el botón + empezamos con la carga de los datos en las diferentes solapas.

 Campos a completar:

• Razón Social: Ingresar el nombre que figura en el estatuto o contrato social de la sociedad.
• Nombre Fantasía: Denominación por la que se conoce a la empresa. Por defecto, el sistema lo completa con la Razón Social, pero se puede modificar.

3.1 Solapa General:

• Domicilio Fiscal: Este domicilio es el que va a tomar el sistema a la hora de generar las facturas. Es de carácter obligatorio.
• Domicilio Real: Es el domicilio Real de la empresa y es obligatorio ingresarlo. Tener en cuenta que va a ser el utilizado por el sistema en el módulo Cobranzas. Si el domicilio es el mismo que el fiscal al presionar el botón “Copiar Domicilio” bajará los mismos datos.
• País: Se coloca automáticamente al ingresar la provincia.
• E-mail: De poseer varias direcciones, colocar aquí la dirección de correo electrónico "institucional” (Ej; [e-mail]). En la pestaña contactos se podrán cargar todas las direcciones de correo electrónico que se desee.
• Ingreso: Se coloca automáticamente la fecha del día en la que se ingreso el cliente y se puede modificar.

3.2 Solapa Detalles:

En esta solapa es posible realizar la clasificación del cliente, indicar si es beneficiario de algún descuento y también si se encuentra habilitado para que le facturen.

Los campos Tipo de servicio, Vendedor, Categoría, Filial, Agrupamiento y Transporte fueron mencionados en el punto 2. Configuración y tablas de este este instructivo.

• Calificación: esta opción sirve para hacer una clasificación numérica del 1 al 10 de los clientes.
• Observación: Agregar una descripción libre complementaria de los clientes.
• Comisión: este campo hace referencia al porcentaje de comisión que el vendedor obtiene por el cliente.

Nota:
El campo COMISIÓN se va a explicar con más detalle en el instructivo de carga
 de la tabla de VENDEDORES

3.3 Solapa Facturación:

La solapa facturación permite definir las cuestiones impositivas de los clientes y establecer todas las cuestiones inherentes tanto a la facturación y sus formas, como a los impuestos.

 3.3.1 Sub - Solapa: Datos Generales

• IVA: Se desplegará una lista con las diferentes condiciones de IVA que vienen pre cargadas en el sistema.
• CUIT: Ingresar cuit del cliente (obligatorio)
• CUIT 2: Solo para clientes del exterior.
• CUIT Pais: Para clientes del exterior. Se desplegará un menú con opciones para seleccionar el país del cliente.
• Condición de pago: Condición de pago pactada con el cliente (Ej; Contado, 30 días fecha factura, etc.). Esta información puede imprimirse en la factura.
• Tipo Factura: Cada cliente puede tener diferentes sucursales (se profundizará sobre esto más adelante).

1. 1. Factura por cliente: Se hará una sola factura que incluirá a todas las sucursales.
   2. Factura por sucursal: Se hará una factura por cada sucursal.

• Tipo Acuse: El sistema genera un acuse de recibo para ser utilizado cuando se entregan las facturas. Es necesario seleccionar si se desea realizar un acuse por cliente o un acuse por sucursal.
• Tipo Facturación: Indicar el período de tiempo que transcurre entre cada facturación. Luego se podrá usar para filtrar aquellos clientes que se desea facturar.
• Días Facturación: Se activa cuando el tipo de facturación es Semanal, para indicar el día de la semana en que se realizará la facturación.
• Lista precios: Asignar la lista de precios del cliente, que podrá ser cargada en la pantalla Lista de Precios del menú Archivo.
• Facturador: En el caso de utilizar varios facturadores (la opción se encuentra en la pestaña Operaciones de la Pantalla Parámetros), indicar a qué facturador pertenece el cliente.
• Peri. contrato: Cuando se confeccionan automáticamente las facturas usando la opción “Facturar Contratos”, el sistema llena al campo “Período de Imputación” de la Factura de acuerdo a la opción elegida aquí:

Hay tres opciones disponibles:

1. Mes anterior a la fecha de la factura (Mes Vencido).
2. Fecha de la factura.
3. Mes siguiente a la fecha de la factura (Mes Adelantado).

• Cuenta contable: Este campo se completa si se cuenta con el Módulo Contable. Tener cargado el campo permitiría realizar asientos contables de manera automática, para leer más sobre este tema hacer clic aquí. Tener en cuenta que previamente debe encontrarse cargado el plan de cuentas para saber más hacer clic aquí.

Este campo es obligatorio.

• Enviar factura electrónica a: Si se tiene instalado el módulo de Facturación Electrónica, ingresar aquí la dirección de correo electrónico a la que el sistema enviará las facturas al seleccionar la opción: “Publicación de la factura en servidor web,” del menú Factura Electrónica..
• Días vencimiento.: Indicar la fecha de vencimiento de la factura.

Nota: Cuando están cargados todos los campos, hay que hacer clic en el icono guardar, esto 
permite habilitar las pestañas de SUCURSALES-CONTRATOS-CONTACTOS.

3.3.2 Sub - Solapa: Impuestos: Cargaremos los datos de los impuestos de IIBB  y otros impuestos del cliente. 

Los campos Nro. Insc. IIBB y Situación IIBB son obligatorios para la jurisdicción CABA. Si no se cuenta con dicha jurisdicción estos campos pueden no completarse, se recomienda completarlos por si en algún momento se incorpora la jurisdicción CABA y además para tener la información impositiva del cliente actualizada.

En la grilla Ingresos Brutos, se hace clic en el botón + para agregar una jurisdicción, se tilda el check box Practica Ret. y se completa con la alícuota correspondiente. Si por algún motivo se necesita eliminar un registro, se lo debe seleccionar y hacer clic en el botón -.

3.3.3 Sub - Solapa: Régimen de Factura de Crédito Mipyme: Cargaremos los datos de la categoría y actividad económica del cliente si se encuentra bajo este régimen 

3.4 Solapa Cobranzas:

El objetivo es registrar los días y horarios de pago del cliente y poder así realizar una agrupación en caso de considerarlo necesario.

• Cobranza: Seleccionar la agrupación correspondiente ingresada en tablas varias.
• Días Cobro: Seleccionar los días de cobro con el cliente.
• Horario cobro: Seleccionar los horarios de cobro con el cliente.
• Días Llamada: Seleccionar los días en los que se puede llamar para consultar por cobros.
• Horario llamada: Seleccionar los horarios en los que se puede llamar para consultar por cobros.
• Mail cobros: Ingresar la dirección de correo electrónico de contacto del responsable del sector de pagos del cliente.
• Forma de cobranza habitual: Determinar la forma de pago (cheque propio, cheque de tercero, efectivo, transferencia o tarj/crédito). Si se selecciona como forma de pago habitual tarj/crédito, se habilitan los campos:
  • Tipo: Seleccionar el tipo de tarjeta de crédito correspondiente. Ej. Mastercard, Visa, etc.
  • Número: Completar con el número de tarjeta del cliente.
• Días estimados de cobranzas: Ingresar el día estimado para cobrar.
• Probabilidades de cobranza a la fecha estimada: Ingresar el porcentaje de probabilidades de cobranza
• Estimación a retener: Estimación de la cantidad de retención.

3.5 Solapa Sucursales:

Esta opción sirve para detallar las sucursales reales de un cliente o para agrupar diversas “Razones Sociales” que por alguna razón se comportan como un cliente, ya que se maneja una única cuenta corriente a pesar de emitirse facturas a diversas empresas. Ej; el caso de una administración de varios consorcios, un grupo económico, etc.

Posicionarse sobre la pestaña Sucursales y completar los siguientes campos.

 Después de hacer clic, aparece la siguiente pantalla.

Esta opción permite que los campos calle, número, teléfono, código postal y cuit, se completen automáticamente usando los datos cliente en cuestión.   

• Código: Ingresar un código para nombrar la sucursal.
• Social: Ingresar la razón social de la empresa
• Descripción: Ingresar el nombre por el que desea individualizar a la sucursal.

El resto de los campos son los mismos que los usados para el Cliente, pero referidos a la sucursal.

Cuando está cargada una sucursal, el sistema nos permites realizar las siguientes operaciones:

3.6 Solapa Contratos:

El contrato es la facturación repetitiva a un cliente. Ej; abonos.

La información que se cargue en esta pestaña será utilizada por el proceso Facturación de Contratos del menú Operaciones / Contratos.

Posicionarse sobre la pestaña “Contratos” y cargar los siguientes campos.

• Sucursal: Se desplegará una lista con las sucursales del cliente, si el contrato no corresponde a ninguna sucursal se deja el campo vacío.
• Fecha inicio: Ingresar la fecha de inicio del contrato.
• Fecha finalización: Ingresar la fecha de finalización del contrato.
• Codser: Se desplegará una lista con los servicios disponibles para la facturación.
• Descripción: Describir el servicio. Es posible configurar el sistema para que este campo aparezca en la impresión de la factura.
• Cantidad: Cantidad de unidades a facturar.
• Precio unitario: Se completa automáticamente con la información cargada en la pantalla Servicios y se puede modificar.
• Total: Se calcula automáticamente.
• Observaciones: Este campo permite agregar información del contrato que nos parezca útil.

3.7 Solapa Contactos:

Para tener un registro de los contactos dentro de nuestro cliente, funciona como una agenda.

Posicionarse sobre la pestaña contactos y hacer clic sobre:

Una vez completados los campos, guardar el contacto que se va a integrar a la lista. El sistema permite poseer un amplio número de registros.

Una vez ingresado un contacto, el sistema permite ingresar un nuevo contacto, modificar y eliminar los contactos ingresados en la pantalla.

3.8 Solapa Archivos:

En esta solapa podrá subir archivos en diferentes formatos PDF, WORD, ETC con información del cliente

3.9 Solapa Datos Bancarios:

En esta solapa podrá cargar la información de la cuenta bancaria del cliente