Facturación por Contratos

Índice:

Facturación por Contratos

1. Operatoria
2. Confección de Contratos
3. Pre - Facturación de Contratos
4. Facturación de Contratos
5. Importar Asistencia/Cobertura/Teóricos
6. Aplicar Aumento/Descuento Masivo
7. Modificación de Contratos

Facturación por Contratos

1) Operatoria

Para poder utilizar esta función es necesario ya tener cargados en el sistema:

• Clientes.
• Sucursales de los cliente (no obligatorio)
• Servicios

 La facturación por contratos se puede utilizar para llevar adelante la facturación de determinados servicios que se repiten a lo largo de un lapso de tiempo, Por ejemplo: Abonos.

La ventaja de la aplicación es que podemos configurar una serie de contratos a los clientes, evitándonos tener que cargar todos los meses lo mismo, de igual modo, los contratos nos van a facilitar la facturación, ya que realizando la facturación de contratos, con un solo clic podemos emitir varias facturas de una vez en lugar de cargarlas una a una.

 

El objetivo final es simplificar los procesos de facturación habitual.

La facturación por contrato lo que va a hacer es facturar, a los clientes elegidos, los servicios que se encuentren vigentes en la fecha de facturación de manera automática, sin necesidad de tener que ingresarlos y hacer las facturas de a una.

 

 

2) Confección de Contratos

Ruta de acceso: Módulo Gestión > Clientes

Al dar de alta un contrato lo que le esta indicando al sistema es que ese servicio debe facturarse en un periodo de fechas determinado.

Para dar de alta un contrato presione el botón correspondiente.

 

Una vez presionado dicho botón se deben cargar los siguientes datos:

 

Campos a completar:

• “Codcont”: El código de contrato lo establece el sistema automáticamente y no se puede identificar.
• Sucursal: En caso que corresponda seleccione la sucursal del cliente a la cual va a afectar el contrato. En caso de no poseer sucursales, deje el campo en blanco. En caso de tener diferentes sucursales y no elegir ninguna, la factura saldrá a nombre del cliente general, aunque se haya configurado la configuración por sucursal.
• Fecha Inicio/ Fecha Fin: Coloque el rango de fechas en el cual estará vigente el contrato, es decir el periodo en el cual desea que se facture el servicio. Hay casos en los cuales el tiempo es definido (por ej.: 12 meses), pero cuando no haya un periodo estipulado para tal servicio puede colocar una fecha de finalización con amplio margen. Sugerimos en estos casos utilizar siempre la misma, ya que una vez vencido el contrato deberá modificarlo para que vuelva a tener vigencia y si esto sucede con numerosos contratos será más fácil recordar la fecha de fin.
• Servicio: Seleccione el servicio.
• Descripción: Coloque, si lo desea, una descripción diferente del servicio a facturar. Si quiere que este campo aparezca en la impresión de la factura se debe configurar.
• Cantidad: Indique la cantidad del servicio elegido a facturar.
• Precio Un.: El sistema por defecto va a traer el precio ingresado en la carga del servicio, pero este se puede modificar.
• Total: El sistema realiza el cálculo automático del costo total, tomando la cantidad por el precio unitario.
• Observaciones: Campo de texto libre donde puede agregar las observaciones que deseé.

Una vez ingresados todos los datos presione el botón guardar, y verá como se incorpora a la grilla situada abajo.

Si desea incorporar un nuevo contrato presione el botón “+” y elija la opción “Nuevo”.

De esta manera podrá ir incorporando los diferentes servicios que necesite en cada cliente.

 

Una vez ingresados todos los contratos esta en condiciones de verificarlos y facturarlos.

3) Pre-facturación de Contratos

Ruta de acceso: Módulo Gestión > Operaciones > Contratos > Pre-facturar contratos

La pre-facturación de contratos le va a permitir obtener un detalle de los diferentes contratos que se facturarían en caso de realizar la facturación en ese momento.

 

En la parte superior vamos a encontrar una serie de filtros que nos permiten visualizar de diferentes maneras los contratos.

Tenga en cuenta que a la hora de facturar los contratos va a poder utilizar otros filtros, los de la presente pantalla no aplican a tal función.

Es decir que si bien puede utilizar algunos filtros para visualizar la prefacturación, a la hora de facturar los contratos esto se hará en su totalidad.

También cuenta con la opción de ver en un reporte la totalidad de los contratos a facturar, para eso presione el botón correspondiente.

 

Para obtener el siguiente reporte, en donde verá los totales por facturar y el detalle:

4) Facturación de Contratos

Esta función lo que va a hacer es emitir las diferentes facturas correspondientes a los contratos ingresados. El sistema emitirá una factura por cliente en la cual se incluirán la totalidad de los contratos ingresados.

Ruta de acceso: Módulo Gestión > Operaciones > Contratos > Facturar Contratos

Al ingresar le aparecerá la siguiente pantalla.

Seleccione los filtros que deseé utilizar para generar el lote de facturas correspondiente. En caso de no elegir ningún filtro, el sistema va a emitir la totalidad de las facturas visualizadas en la prefacturación. Una vez seleccionados los filtros deseados, presione el botón filtrar, confirme que desea continuar y aparecerá la siguiente pantalla.

 

Aquí debe elegir el punto de venta a utilizar y la fecha, una vez hecho esto, presione aceptar y se realizarán la facturación de los contratos.

El sistema indicará que el proceso finalizó con éxito.

 

Para corroborar que todo salio ok, diríjase a Factura de Ventas y verá que las ultimas son las que corresponden a los contratos.

 

5) Importar Asistencia/Cobertura/Teóricos

Esta función permite importar tanto la asistencia, cobertura o teóricos de los clientes a los contratos a facturar.

Ruta de acceso: Gestión > Operaciones > Contratos > Importar Asistencia/Cobertura/Teóricos

Al ingresar se abrirá una pantalla como la siguiente:

 

Una vez seleccionados los campos a incluir deberá hacer clic en Siguiente.

Deberá confirmar las cantidades y los contratos para la importación.

 

Podrá Pre-visualizar la importación.

 

Al presionar Siguiente deberá confirmar nuevamente la operación. Tenga en cuenta que no podrá importar datos en cero.

Por último podrá Pre-visualizar los contratos o facturarlos.

 

6) Aplicar Aumento/Descuento Masivos

Esta función permite aplicar un aumento o un descuento masivo a los contratos. 

Ruta de acceso: Gestión > Operaciones > Contratos > Aplicar aumento descuento masivo

Al ingresar se abrirá una pantalla como la siguiente:

 Deberá seleccionar el porcentaje deseado y el tipo (Aumento o Descuento). Tildará los contratos seleccionados y luego hará un clic en el botón Aplicar a contratos seleccionados.

 

7) Modificación de Contratos