Cómo cargar Objetivos

Introducción:

El objetivo de este artículo es aprender a realizar la carga de objetivos en el Módulo de objetivos. Para realizarlo, el usuario previamente debe contar con los permisos correspondientes. También analizaremos qué tablas son necesarias tener cargadas para poder realizar la carga correctamente.

Este artículo se tratara en partes 4 partes:

1. Permisos
2. Carga de tablas
3. Carga de clientes
4. Carga de objetivos

1. Permisos

El usuario administrador del sistema es quien le debe otorgar los permisos necesarios al usuario responsable de la carga de los objetivos en el sistema AIPEM.

Para realizarlo el usuario administrador debe ingresar en el módulo Objetivos, Menú Utilidades, Seguridad, Perfiles. Se abrirá la siguiente pantalla:

Se posiciona en el perfil al cual le desea otorgar los permisos, luego selecciona el módulo objetivos, componentes todos y en la parte inferior se le listarán todos los componentes del módulo, debe analizar cada uno y definir el Acceso. En donde E significa que el usuario tendrá acceso a escritura, L a lectura y N de Nulo, no tendrá acceso ni a lectura ni a escritura. Luego hacer clic en el botón guardar para que se actualice la información cargada.

Una vez otorgados los permisos, el usuario podrá realizar la carga de los objetivos.

2. Carga de tablas

Para poder realizar la carga de los objetivos, previamente debemos definir las tablas a utilizar. Para ello vamos en el Módulo Control de Objetivos, Menú Varios, Tablas Varias. Se nos abrirá la siguiente pantalla:

Las tablas a cargas son:

• Agrupación de objetivos: la definición de esta tabla sirve para agrupar a los objetivos de acuerdo a algún criterio elegido por la empresa. 
• Supervisor: aquí se cargan todos los supervisores que serán asignados a los distintos objetivos y sus correspondientes E-mails.
• Tipo de objetivos: esta carga se realiza de acuerdo al criterio que se necesite para agrupar a los objetivos.

Para realizar la carga nos posicionamos en la tabla y hacemos clic en el botón + para agregar un nuevo registro y con el botón x eliminamos un registro si nos equivocamos. Tener en cuenta que una vez creado el registro y utilizado en un objetivo, no será posible su eliminación.

Cuando finalizamos con la carga de las tablas hacemos clic en el botón de la x ubicado en la parte superior derecha para cerrar.

Otras tablas a cargar:

• Zonas: esta tabla permite agrupar los objetivos de acuerdo a la zona en donde se encuentran los mismos. Para cargas las distintas zonas, en el módulo objetivos, menú varios, zonas. Se abrirá la siguiente pantalla:

Hacemos clic en el botón + para agregar un nuevo registro, en el botón del lápiz para editar un registro cargado y el botón x para eliminar un registro.

3. Carga de clientes

Para cargar un nuevo cliente, vamos en el módulo Objetivos, menú Archivo, clientes, se nos abrirá la siguiente pantalla:

Hacemos clic en el botón + para cargar un nuevo cliente y completamos los siguientes campos:

• Código: este registro se completa automáticamente y es correlativo al último cliente cargado.
• Razón social: se completa con la Razón social del cliente
• Nombre de fantasía: este campo se puede completar con el nombre de fantasía del cliente el sistema por defecto coloca como nombre de fantasía la descripción ingresada en el campo Razón social.
• Calle, número, piso y dpto.: corresponden al domicilio del cliente
• Localidad: es la ciudad en donde se encuentra radicado el cliente
• CP.: corresponde al código postal de la localidad
• Provincia: es la provincia en donde se encuentra radicado el cliente
• País: es el país en donde se encuentra radicado el cliente
• IVA: es la condición impositiva del cliente
• CUIT: corresponde al CUIT del cliente 
• Ingreso: es la fecha en que se da de alta al nuevo cliente, por defecto el sistema coloca la fecha del día en que se realiza la carga pero la misma puede ser modificada por el usuario.

Una vez completos los campos hacemos clic en el botón guardar.

4. Carga de Objetivos

Para cargar un nuevo objetivo, ingresamos en el Módulo Objetivos, Menú Archivo, Objetivos.

Datos generales a completar: 

• Código: El sistema por defecto va a proponer un código o bien se le puede asignar uno alternativo de 8 caracteres, sugerimos dejar los códigos propuestos por el sistema de manera correlativa para un mayor orden.
• Nombre: Se le debe asignar un nombre al objetivo. Este junto al código serán las variables que el sistema utilizará a la hora de buscar los objetivos.
• Fecha de alta: Se coloca la fecha en la cual se empezó a brindar el servicio.
• Fecha de baja: Se coloca la fecha en la se finalizo de brindar el servicio.
• Motivo de baja: Se coloca una breve descripción del motivo de la baja del objetivo.
• Cliente: Se selecciona el cliente que está asociado con ese Objetivo. Tener en cuenta que el cliente debe estar cargado previamente. Para ver como cargar un cliente hacer clic aquí.
• Sucursal: Colocar el campo sucursal del cliente. Se sugiere que en caso de que un mismo cliente cuente con varios objetivos, asignarle a cada uno una sucursal distinta, esto va a facilitar la búsqueda detallada en diferentes reportes.

4.1 Solapa General

Campos a Completar:

Los siguientes campos complételos con la información del Objetivo, tenga en cuenta que aquí van los datos específicos del objetivo, para ver los datos del cliente diríjase a la ficha del mismo.

Calle, Número, Piso, Departamento, Localidad, Provincia, Código Postal, País, Teléfonos, , E- Mail, 

Respecto a los otros campos:

• Código externo: es un campo alfanumérico de 10 caracteres.
• Zona, Agrupación, Tipo: El sistema presenta la posibilidad de clasificar a los objetivos a partir de diferentes criterios. Esto le va a otorgar mayor facilidad en la búsqueda a la hora de asignarlos y la posibilidad de emitir reportes muy generales o muy específicos acordes a sus necesidades. Para cargar criterios de de zona, agrupación o tipo, diríjase al menú Varios, opción Tablas varias.
• Supervisor: Seleccione el supervisor que se encuentra a cargo del servicio.
• Filial: Seleccione la filial a la cual pertenece el objetivo.
• Observaciones: Puede agregar alguna observación o texto libre acerca del Objetivo.

Para ver como cargar las tablas de los desplegables hacer clic aquí.

4.2 Solapa Ubicación

El sistema permite cargar diferentes imágenes para conocer mejor la ubicación y distribución de sus objetivos. Son imágenes pegadas, no se necesita conexión con internet para verlas.

 

Campos a Completar:

• Obtener Mapa: Cuenta con la posibilidad de incorporar un mapa del objetivo, para llegar a dicha información es de vital importancia la correcta carga del domicilio del objetivo en la solapa general.
• Elegir Imagen de plano: Va a poder cargar la imagen de algún plano del lugar, un ejemplo de esto puede ser una exposición o un parque. Para tal fin el sistema abre una pantalla para que seleccione la imagen a ingresar, esto quiere decir que para poder ingresar un plano al sistema, este debe estar previamente digitalizado o bien deberá contar con la imagen de gráficos correspondiente (archivos BMP, JPG, PNG, Etc.).
• Transporte: Utilice este campo a fin de colocar los medios de transporte cercanos al objetivo.

4.3 Solapa Archivos

Esta solapa es un complemento de la anterior, puesto que también le va a permitir ingresar diferentes fotos de los objetivos. Uno de los usos diferenciales que pueden establecerse entre ambas solapas, a modo de ejemplo, es que en la solapa ubicación referimos a cuestiones más generales como la zona y el plano, mientras que en la solapa fotos podemos ingresar imágenes de las diferentes puertas de entrada del lugar.

Campos a Utilizar:

Para incorporar una imagen presione el botón “+” y seleccione el archivo de gráficos que desee (BMP, JPG, PNG, Etc.).Una vez elegido presione aceptar y las fotos se irán ubicando sucesivamente en la columna de la izquierda, mostrando en la parte derecha una vista de la misma.

En caso de necesitar remover alguna esto lo puede hacer presionando el botón “-“.

4.4 Solapa Contactos

El propósito es poder tener un registro de los contactos dentro de nuestro objetivo, funciona como una agenda.

Una vez completados los campos, guardamos el contacto y este se va a integrar a la lista. El sistema permite poseer un amplio número de registros.

Los campos a completar son: Nombre, Puesto, Teléfono, Móvil, E Mail.

Cuando se haya ingresado un contacto, el sistema nos permite hacer las siguientes operaciones, ingresar un nuevo contacto, modificar y eliminar los contactos ya ingresados en la pantalla.

4.5 Solapa Operaciones

En el caso de no contar con el Módulo de Logística, en esta solapa se pueden detallar los artículos asignados a ese objetivo.

Para que el campo detalle se habilite, tenga en cuenta tildar el casillero correspondiente.

 

Campos a Utilizar:

• Radio: Seleccionar en caso de poseer radio, detallar modelo y número en el cuadro de texto correspondiente.
• Teléfono: Seleccionar en caso de poseer teléfono celular y detallar número en el cuadro de texto correspondiente.
• CCTV: Seleccionar en caso de poseer circuito cerrado de televisión e incorporar algún detalle si se desea.
• Arma: Seleccionar en caso de poseer armamento e incorporar algún detalle si se desea.
• Obs.: Se podrá agregar alguna observación o texto libre acerca del Objetivo.

4.6 Solapa Emergencias

El objetivo es registrar los diferentes números de contacto o procedimientos a seguir en caso de emergencia detallando esto por institución.

Al tratarse de cuadros de texto libres no va a ser necesaria la carga de ninguna tabla específica al respecto.

Como vemos se divide en cinco cuadros que refieren a 5 casos particulares. Se podrán cargar todos los datos necesarios que correspondan a cada uno.

4.7 Solapa Logística

En esta solapa el sistema va a mostrar los diferentes cargos asignados al objetivo.  Es decir con que stock de artículos cuenta el objetivo. Esos artículos se asignan desde el Módulo Logística.

La información de esta pantalla, se toma de lo ingresado del modulo de Logística. Es una solapa de Consulta.

4.8 Solapa Puestos

La solapa de puestos le va a permitir llevar adelante la organización del personal en los objetivos. La idea es poder planificar dentro de un lapso de fechas determinadas (vigencia) la cantidad de empleados que se van a encontrar trabajando según el día y horario.

 Campos a Utilizar:

• Inicio de vigencia: Ingrese la fecha de inicio del servicio brindado. Se le hace clic al botón y se carga.
• Fin de vigencia: Se completa con la fecha, en la cual se finaliza de brindar el servicio.
  Ej. Se firma un contrato en el cual se indica la fecha de iniciación y finalización del mismo. En caso de ser un período indefinido colocar una fecha de finalización con margen amplio. El sistema, por default pone 2 años, esto se puede modificar.

En caso de que se prorrogue el contrato, se puede modificar la fecha de fin de vigencia.

En caso de que cambie la distribución de personal en el objetivo o que se agregue un turno, se deberá modificar la fecha inicio y fin de vigencia.

• Tener en cuenta Feriados: Si se tilda esta opción, el sistema a la hora de hacer la planificación de la cobertura va tomar en cuenta a los feriados. Esto quiere decir que, por ejemplo, si de lunes a viernes tenemos asignados 2 empleados y los feriados 5, en caso de estar tildada la opción, el sistema asumirá que corresponden 5 personas cualquier feriado que caiga día de semana. En líneas generales, si está tildada la opción, el sistema responde a la columna Fe para asignar cantidad de personas en un día feriado. Si no está tildada la opción, el sistema se rige por lo que está cargado de Lu a Do.

Una vez seleccionada la vigencia y el régimen de feriados procedemos a la carga en la tabla inferior.

• Código: El sistema por defecto va a proponer un código o bien se le puede asignar uno alternativo de 4 caracteres, sugerimos dejar los códigos propuestos por el sistema de manera correlativa para un mayor orden.
• Descripción: Se ingresa la descripción del Puesto. A modo de sugerencia aconsejamos utilizar como descripción el régimen y turno ingresado. Por Ej.: 5 por 2 Turno Mañana
• : Se ingresa una posible abreviatura del puesto, Ejemplo: 5x2 TM.
• Inicio: Se ingresa el horario de inicio del Puesto en formato HH:MM, Ej. 06:00
• Fin: Se ingresa el horario de finalización del Puesto. en formato HH:MM, Ej. 14:00
• Horas: Al ingresar los dos campos anteriores, el sistema calcula y completa automáticamente la cantidad de horas totales del Puesto. Ej. 8.00.

A continuación vemos una grilla con los días de la semana y un campo que con la opción Feriado. En estos campos se colocan la cantidad de personas a cubrir ese turno, contemplando lo mencionado anteriormente respecto a los feriados. Ej.: Podemos ingresar entre lunes y viernes 2 personas para ese puesto, Sábado y Domingo 4, Feriados 5.

• Total: El sistema completa automáticamente, con la cantidad de horas semanales del Puesto
• Proyección: al hacer click sobre dicho botón el sistema le proveerá una proyección de la cobertura de los puestos.

 

El Cupo es la cantidad de personas que se establecen para cubrir cada turno en este objetivo.

El Actual es la cantidad de personas asignadas desde el Módulo de Personal/Solapa RRHH a este objetivo.

Si tengo puesta la tilde en Activar Control, el sistema no me permitirá asignar, desde el Módulo de Personal, a más personas a este objetivo.

4.9 Solapa Personal

En esta pantalla aparecen todos los empleados que estén asignados al Objetivo seleccionado, los datos que aparecen son los ingresados en la pantalla “Datos Personales”, del modulo de Personal.

4.10 Solapa Cobertura

Es una solapa de Consulta.

La cobertura es la Asistencia Teórica, la programación de cómo se cubrirán con empleados los objetivos.

En este caso vamos a observar la cobertura del objetivo que estamos trabajando.

La diferencia con la solapa de puestos es que aquí no sólo vemos cuantos empleados deben cubrir este objetivo, sino que además vemos quienes son los que van a ir.

Tenga en cuenta que Cobertura trabaja con supuestos, es decir que va a mostrar el ideal de la planificación realizada sin contemplar faltas, llegadas tarde u otros imprevistos.

4.11 Solapa Asistencia

Es una solapa de Consulta.

Recién observamos cuál sería el ideal de cobertura de un objetivo a partir de las asignaciones de personal. En la solapa Asistencia lo que vamos a observar es el real de lo sucedido, es decir, que se van a contemplar inasistencias, llegadas tares, etc. Y nos va a mostrar de qué manera efectivamente se realizó el servicio.

4.12 Solapa Habilitaciones

Es una solapa de consulta de las habilitaciones que tiene cada objetivo cargadas en el Módulo de Habilitaciones.

4.13 Solapa Costos Directos

En esta solapa el sistema va a mostrar los diferentes costos asignados al objetivo.

Aquí anoto los Servicios que se sub-contratan en el Objetivo. Luego, el Módulo de Cuadro de Resultados, calculará el costo del Objetivo.

4.14 Solapa Historial

Solapa de Consulta.

Trae el historial con las Altas y las Bajas del Objetivo y sus respectivos motivos.

4.15 Solapa Personal Exceptuado

Esta solapa permite colocar personal que no puede prestar servicio en determinado Objetivo. Para más información sobre su uso hacer clic aquí.