Introducción:
La generación de un archivo txt exportado por el sistema de Aipem, servirá para hacer la presentación en Afip referida a Libro de Sueldos Digitales.
Tener en cuenta que cada Liquidación* realizada generará un txt y no puede tener mas de un recibo por empleado. (en caso de tener mas de un recibo en la misma liquidación ver el siguiente artículo)
* Llamamos Liquidación a cada grupo de recibos liquidados, puede una liquidación contener todos los recibos o puede haber varias liquidaciones realizadas con una grupo de recibos.
Entonces si por ejemplo se tienen 5 liquidaciones durante el período XX-XX se van a generar 5 archivos para exportar.
A continuación se verán los siguientes temas:
- Que información contiene el txt
- Cómo generar la exportación para el Libro de Sueldos Digital
- Formato del archivo generado
- Cómo importar el archivo de LSD de Aipem en Afip
- En caso de tener mas de un recibo de una misma persona en el mismo período
- Tips a tener en cuenta
1. Que información contiene el Archivo txt
Es importante tener en cuenta que información contiene el archivo TXT, Afip puede rechazar el archivo y teniendo conocimiento del mismo, puede saber en que parte del archivo falla y que verificar en las exportaciones de excel, el punto 3 está referido al mismo.
Dentro del archivo txt, se divide en 4 Registros:
-
Registros tipo 01: Contiene la información de datos referenciales de la liquidación en el archivo a ingresar
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Registros tipo 02: Contiene los datos generales de la liquidación de sueldo de cada trabajador
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Registros tipo 03: Contiene el detalle de los conceptos de sueldo liquidados a cada trabajador (recibo de sueldo de cada trabajador)
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Registros tipo 04: Contiene el detalle similar al F931. Para ver como se arma el txt podrá acceder haciendo click aqui.
Es importante saber que si abrimos el archivo txt, los primeros 2 dígitos vamos a poder ver el nro de registro.
2. Cómo generar la exportación para el Libro de Sueldos Digital
Es importante tener los perfiles habilitados, en caso de no poder acceder al menú, leer el siguiente artículo: hacer click aquí
A continuación figura los pasos para generar la exportación:
- Desde procesos -> Libro de Sueldos Digital -> Exportación módulo Liquidaciones y DDJJ -> Informe de liquidación de SyJ y datos de la DJ F.931
- Se abrirá la siguiente ventana:
- Código: es el código de LIQUIDACIÓN, es importante tener conocimiento del nro de liquidación, porque ese dato hay que informarlo en AFIP.
- Fecha: contiene el campo Fecha
- Liquidación: descripción de la liquidación
- Tipo: Sueldos/Vacaciones/Sac/1era quincena/2da quincena
- Lapso: Mensual / Quincenal (en base al tipo de liquidación)
- Fecha de Pago: contiene el campo Fecha de pago
- Mod. Pago: Acreditación/Cheque/Efectivo
- Exportada: SI/NO (si alguna vez se generó el txt para el LSD)*
* Tener en cuenta que no podemos detectar si se subió o no a Afip, sólo podemos detectar si en algún momento se generó la exportación.
En la siguiente imagen vemos de donde viene cada campo que figura en la lista - Luego hacer cick en Generar
Si aparece otra ventana para seleccionar una modalidad de exportación, lo explicaremos mas adelante, esto se debe a que el sistema detectó que hay mas de un recibo de la misma persona - Luego mostrará una ventana para poder seleccionar en donde será exportado.
- Una vez seleccionada la carpeta de destino aparecerá la siguiente ventana:
Recomendamos ver los tips a tener en cuentas.
3. Formato del Archivo generado
Es importante entender el formato del archivo generado, ya que es el que exige Afip al momento de subir un archivo.
El nombre del archivo generado será "LSD_SJ_"+ CODIGO DE LIQUIDACION + " - " + DESCRIPCION DE LIQUIDACIÓN
A continuación explicamos a que refiere cada campo:
LSD: Siglas de Libro de Sueldo Digital
SJ: Informa la liquidación de SyJ y datos de la DJ F931
CÓDIGO DE LIQUIDACIÓN: nro de liquidación de 4 dígitos, el mismo es pedido al momento de subir una liquidación en Afip.
DESCRIPCIÓN DE LIQUIDACIÓN: Campo descripción al momento de generar la liquidación en Aipem
Ej. LSD_SJ_0200 - LIQUIDACIÓN DE DICIEMBRE.TXT
4. Cómo importar el archivo de LSD de Aipem en Afip
A continuación se verá en forma genérica la subida del archivo de Aipem a Afip.
Para mas información puede acceder al micrositio de AFIP relacionado a LIBRO DE SUELDOS DIGITAL, link: https://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/
- Ingresar al sitio de AFIP con clave fiscal y luego ingresar al servicio LIBRO DE SUELDOS DIGITAL
- Si es el primer archivo del período liquidado, deberá dar de alta el período en Afip.
- Para dar de alta el período debe ingresar los siguientes ítems
- Al presionar se abrirá un cuadro para el período en cuestión, donde se van a ir agrupando una o más liquidaciones de sueldo.
- Luego para importar los archivos de Aipem, hacer click en Agregar Liquidación
- A continuación nos aparece la siguiente ventana
En donde dice NRO DE LIQUIDACIÓN deberá ingresar el Código de Liquidación de Aipem.
Si tenemos cómo ejemplo, el siguiente archivo TXT: LSD_SJ_0200 - LIQUIDACIÓN DE DICIEMBRE 2019.TXT ingresaríamos cómo nro de liquidación el nro 200. - Luego hacemos click en importar archivo
- Nos abrirá una ventana para poder cargar el archivo TXT. Al hacer click en Seleccionar, se abrirá una ventana para poder seleccionar la ubicación del archivo TXT. Una vez Seleccionado, el sistema de Afip hace una primera validación.
- Una vez cargado el archivo, deberá VALIDAR LIQUIDACIÓN. Al presionar el botón , el sistema indicará si los datos cargados son correctos o presentan inconsistencias. (segunda validación)
El listado de empleados va a depender de los presentados en la nómina.
Las liquidaciones que se vayan ingresando estarán identificadas por color según su estado:
Blanco: liquidación ingresada que no fue validada
Rojo: liquidación con inconsistencias para corregir
Verde: liquidación válida - Al finalizar el proceso de validación, se podrá acceder a la consulta de los siguientes
documentos de control:- Libro de sueldos borrador
- Resumen de la liquidación
- Declaración jurada en base a las liquidaciones ingresadas
- Una vez verificados los datos de la liquidación, se debe proceder a su aceptación
- Una vez aceptada, esa liquidación no podrá ser modificada ni eliminada
5. En caso de tener mas de un recibo de una misma persona en un mismo período
Este caso se puede presentar cuando hay recibos de SAC y VACACIONES. En este caso hay que ser sumamente prolijos y entender el funcionamiento de LSD.
Repasemos un poco, el Registros tipo 04: Contiene el detalle similar al F931, cómo sabemos, anteriormente traía el total de los recibos.
Si no se genera en tiempo y forma el archivo de exportación, cuando se genera la exportación, generaría sobre el total de los 2 recibos y esto es incorrecto, porque si se sube una primera liquidación, debería subir solamente el total de esa liquidación.
Ej. si se tiene el recibo de VACACIONES y el MENSUAL.
Si funcionase con el F931, traería el TOTAL de ambos recibos y cuando se intente subir en LSD y solamente las VACACIONES informaría que el total no corresponde con los conceptos subidos (porque no tiene subido el MENSUAL)
Entonces el sistema de Aipem cuando detecta que existen 2 recibos de la misma persona permite generar la exportación según la liquidación o según el total de ambos recibos.
Es importante tener en cuenta esto, sino se realizó en su debido momento la generación de archivo, hay que entender la forma de subida.
6. Tips a tener en cuenta
Relacionado con Aipem:
- En el caso de contar con empleados mensualizados y jornales, deberán realizar las Liquidaciones en forma separada porque el importador de archivos de Afip asi lo requiere
- Es importante subir a medida que se vaya realizando las liquidaciones en forma secuencial (esto quiere decir que a medida que se genera una liquidación, antes de avanzar a la siguiente, se tiene que subir a Afip)
- Si se selecciona Forma de Pago = ACREDITACIÓN si o si es obligatorio el Campo CBU del módulo Personal > solapa Documentación
- El proceso generará un archivo por cada liquidación incluida, es decir que el usuario al seleccionar 3 liquidaciones el proceso generará 3 archivos diferentes
Relacionado con Afip:
- Cuando se sube una liquidación, una vez que pasan las validaciones correspondientes en Afip, hay que confirmar el F931, una vez confirmada, no se puede editar y se puede continuar a la siguiente liquidación
- Afip no te permite avanzar con un segundo archivo txt hasta no tener el anterior confirmado
- Si manejan nro de cuenta en vez de CBU, deberán configurar tipo CHEQUE o EFECTIVO, por el momento AFIP no lo está validando (temporal, desconocemos si es un error de Afip)
- En caso de tener conceptos nuevos en la liquidación, Afip validará la existencia. En caso necesario van a tener que subir nuevamente el listado de conceptos
- A continuación generamos un artículo con algunos errores que devuelve a Afip, tengan en cuenta que a medida que que los clientes nos informan, el documento va en continua actualización. Para acceder hacer click aquí
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