Configuración de Plataforma Hoy lo Firmo

A Continuación figura una guía de los temas a tener en cuenta en la configuración de la plataforma de HOY LO FIRMO (HLF).

Para nuestro caso vamos a ingresar con el usuario Administrador al sitio de hoy lo firmo.  https://app.hoylofirmo.com/Account/Loginadmin

• 1. Configurar mail de envíos
  2. Alta / Modificación / Baja Identificación
  3. Alta / Modificación / Baja Identificación Fiscal
  4. Configuración del Formato del recibo
  5. Definir un lote para automatizar envío

 

Configurar mail de envíos

Se puede hacer que el envío salga de una cuenta propia o lo puede hacer directamente a través del motor de envió de la plataforma de Hoy lo Firmo.

Si desea que el envío lo realice la misma plataforma, no deberá tener configurado el mail de salida, en caso de querer personalizar la cuenta, deberá completar la siguiente pantalla, Configuración -> Configuración email

Alta / Modificación / Baja Identificación

Configuración - Listas – Tipos de identificación y cagar (presionando el botón verde) los tipos de documentos de identificación que posea.

En este caso se cargaran los tipos de documento de identificación del empleado, en este caso figura el DNI.

 

Alta / Modificación / Baja Identificación Fiscal

Configuración - Listas – Tipos de identificación y cagar (presionando el botón verde) los tipos de documentos de identificación que posea.

En este caso se cargaran los tipos de documento de identificación del empleado, en este caso figura el CUIT.

Configuración del formato del recibo 

Una vez configuradas las listas en nuestra empresa, debemos realizar la creación de los documentos que deseamos enviar (Recibos de Haberes, Detalle de IIGG, Comunicado, etc).
Este paso debemos realizarlo por primera vez o cada vez que se agregue un tipo de documento nuevo.

1- Seleccione Configuración > Documentos > Tipos de Documento

2- Colocar el nombre del documento a crear en el espacio indicado (Ejemplo: Recibo de Sueldo)
3- En Tipo Documento elegimos si el documento a subir será un recibo, comunicado, política u otro
4- En el campo Separador de miles podemos indicar si, en el monto detallado en nuestro documento a subir el separador es un punto (esta opción es por defecto) o coma.
5- En el menú desplegable Tipo de Firma, elegimos si el empleado utilizará firma digital o electrónica para firmar el documento.
6- En Tipo Validación indicamos que tipo de condición deseamos que tenga nuestro documento. El empleado podrá:
• Firmar siempre el documento: El empleado no contará con restricciones a la hora de firmar/visualizar el documento
• Firmar por orden de envío: El empleado no podrá firmar el documento si no firmo el enviado previamente.
• Firmar por apertura condicionada. Esta refiere a que el empleado no podrá abrir ni descargar el documento sin previamente haber firmado el anterior
7- En el siguiente paso, indicamos si el documento es Inteligente, es decir que reconoce campos dentro del mismo, o Estándar donde no hay validación de información

8- Por último, podemos tildar o no la opción Notificación por Email, en el caso que deseemos que el empleado reciba una notificación o no por correo electrónico cada vez que le enviemos el documento que estamos configurando.
9- Crear
10- Una vez creado el documento, se debe subir un Template para realizar una prueba (Formato PDF). Para ello seleccionamos el documento que previamente creamos, en este caso Recibo de Sueldo.

11- Se nos abrirá la siguiente ventana. Clickeando en la imagen podremos adjuntar el Recibo en PDF

Una vez subido el Template, debemos Seleccionar los campos que la plataforma tendrá en cuenta a la hora de validar los recibos. Los seleccionamos mediante el cursor del mouse.
¿Cuáles son los campos a seleccionar?:
- CUIL
- Período
- Total Remunerativo
- Total Neto
- El Espacio de Firma del empleado
- Agrupamiento (Objetivos)

13- Siguiente
14- Para proceder, seleccionamos la pestaña Probalo, subimos un recibo en PDF seleccionando con el cursor en el primer recuadro, y la plataforma validará los datos indicados en el paso anterior

Verificamos que los datos sean correctos, de ser así seleccionamos Finalizar

Definir un lote para automatizar envío

El siguiente paso corresponde a la Creación del Lote para el envío de los documentos.
1- Con el cursor en la barra ubicada a la izquierda seleccionamos la opción Envíos y luego Por Lotes
2- Definir un lote

3- Crear el lote

• Nombre: Nombre del lote a definir
• Descripción: Descripción del lote definido
• Documento inteligente asociado: Si no lo hicimos desde el documento configurado podemos asociarlo desde esta opción
• Tipo de frecuencia: Frecuencia del lote (anual, mensual, quincenal o diaria)
• Tipo de frecuencia: En qué año/mes/quincena/día comenzará con la frecuencia
• Unidad de frecuencia: La unidad de frecuencia (Ej: 1 año)
• Alerta de notificación: Cuanto tiempo antes de la fecha prevista quiere que se notifique
• Antelación: Con cuanto tiempo antes la fecha prevista quiere que se envíe
• Fecha de primer envío sugerido: Fecha y hora en la que se hará el primer envío
• Instanciación automática: Este tilde indica que se generará automáticamente el lote para la frecuencia seleccionada

En el menú de la izquierda hacemos click en Envíos y Por Lotes y allí se encontrará el lote que creamos previamente.