Recibo de Sueldo Digital - Exportación de Recibos.

ACCESO.

Esta opción se encuentra accesible desde el módulo SUELDOS y desde el módulo PERSONAL, menú Recibo digital, opción Exportación de recibos.

El acceso a la configuración correspondiente al recibo digital se encuentra condicionada por el componente de seguridad RDRECIBOS - Recibo digital - Exportación de recibos 

 

FUNCIONAMIENTO.

El proceso de exportación de recibos para la plataforma Hoy lo firmo, despliega el formulario que figura a continuación. El mismo permite al usuario seleccionar el o los recibos que precisa exportar.

Es importante aclarar lo siguiente, desde hace un tiempo atrás todos los procesos que involucran a los recibos de sueldos trabajan con bloqueos. Esto tiene por finalidad evitar daños en la base de datos causados por concurrencia de varios usuarios de manera simultánea sobre las mismas tablas (en este caso las tablas asociadas a los recibos de sueldos) .

Por tal razón, el proceso en cuestión es contemplado en los bloqueos asociados a recibos de sueldos. Artículo: Usuarios conectados y bloqueos aplicados.

LISTADO DE RECIBOS.

Los recibos contemplados en la grilla son los que cumplan las siguientes condiciones:

• Se corresponden al período en el cual fue ejecutado el proceso. Por lo cual, si el usuario ingresa al período 12-19 y ejecuta el proceso, solamente podrá visualizar los recibos generados el período en cuestión.
• Los recibos en cuestión NO presentan asociado un recibo firmado a través del proceso de descarga de recibos firmados. Descarga de recibos firmados.
• Se encuentran asociados a un tipo de recibo (mensual, aguinaldo, etc.), el cual, a su vez, se encuentra habilitado. 
• Si se encuentra habilitada la funcionalidad correspondiente a roles de sueldos, únicamente se listan los recibos asociados a los empleados ,que a su vez se encuentran habilitados en el rol de sueldos asociado al usuario en cuestión.

FILTROS.

Ud. puede aplicar los filtros que considere necesario, con el fin de acotar los resultados de la exportación acorde sus necesidades.

Los filtros presentes en el formulario son los siguientes: 

• Liquidación:
  Permite filtrar los recibos de sueldos asociados a una liquidación en particular. Lista únicamente las liquidaciones que se encuentran asociadas al período en cuestión.
  • Es posible aplicar filtros por 1 o varias liquidaciones de manera conjunta.
  • A partir de la 2da liquidación es necesario hacer un clic sobre la liquidación en cuestión teniendo presionado la tecla CTRL.
  • Las liquidaciones contempladas en el filtro se encontrarán indicadas con color azul de fondo.  

• Personal: Permite filtrar los recibos de sueldos asociados a un empleado en particular. Si se encuentra habilitada la funcionalidad correspondiente a roles de sueldos, únicamente se listarán los recibos asociados a los empleados ,que a su vez se encuentran habilitados en el rol de sueldos asociado al usuario en cuestión.
• Objetivo: Permite filtrar el objetivo asociado al recibo.
• Nro. de Recibo: Permite filtrar los recibos por un tipo de recibo en particular. Lista únicamente los tipos de recibos(mensual, aguinaldo, etc.) que se encuentran habilitados.
• Firmado: Posibles opciones (SI/NO). Permite filtrar por los recibos que figuran en el módulos sueldos como firmados o no firmados. 

COMPORTAMIENTO.

• Los recibos a incluir en la exportación son, únicamente, los que presentan el campo incluir en estado activo (primer columna de la grilla).
• La grilla puede ser ordenada por cada una de las columnas presentes en la grilla, haciendo clic en el nombre de las columna.
• La grilla se encuentra ordenada por defecto a través del campo Código (Código de recibo).
• La opción TODOS / NINGUNO, permite seleccionar de manera masiva TODOS o NINGUNO de los recibos visualizados en la grilla.
• En el margen inferior derecho figuran los totalizadores asociados a los recibos que fueron seleccionados por el usuario (campo incluir en estado activo):
  • Cantidad: Cantidad total de los recibos seleccionados por el usuario.
  • Total bruto: Importe resultante de la sumatoria del campo T.R.S.N. correspondiente a los recibos seleccionados por el usuario.
  • Total neto:  Importe resultante de la sumatoria del campo Neto correspondiente a los recibos seleccionados por el usuario.
• Los recibos que se encuentren firmados figuran en la grilla con el color rojo de fondo.

BOTÓN EXPORTAR.

Al acceder al botón EXPORTAR, el sistema verifica que exista, por lo menos, 1 recibo con el campo incluir en estado ACTIVO.

En caso de que ningún recibo tenga este campo tildado, aparecerá el siguiente mensaje:

Para el caso donde 1 o varios de los recibos de sueldos seleccionador por el usuario se encuentran firmados, el sistema emitirá el siguiente mensaje con el objetivo de verificar la situación con el usuario.

Si el usuario selecciona SI, el proceso continuará normalmente, mientras que para el caso contrario, el mismo se verá interrumpido.

 

SELECCIÓN DE DESTINO.

El usuario debe seleccionar la ubicación en donde los archivos serán generados, cabe aclarar que en dicha ubicación el proceso generará un directorio denominado RECIBOS_MMAA (Donde MM y AA se corresponden al mes y año del período en cuestión). Por defecto, el sistema propondrá el directorio de exportaciones configurado para el operador en cuestión.

En el caso de cancelar la operación, el proceso será interrumpido.

 

PROCESO DE GENERACION.

El proceso de generación de recibos en formato PDF se encuentra gestionado en otro formulario diferente por motivos técnicos. De esta manera el formulario anterior permite seleccionar que recibos incluir en la exportación, y el formulario en cuestión se encarga a de la generación de los archivos en formato PDF. También, el sistema, brinda la posibilidad de COMPRIMIR los archivos generados.

GENERAR.

A través de esta opción:

1. Se generan los recibos de sueldos en formato PDF. (Los que fueron seleccionados en el formulario anterior).

• Se genera un archivo en formato PDF por cada recibo seleccionado.
• Durante su ejecución se indica el número de recibo procesado en relación con el número de recibos totales a procesar.
• Los archivos son generados en la ubicación seleccionada por el usuario, dentro del directorio RECIBOS_MMAA(Donde MM y AA se corresponden al mes y año del período en cuestión).
• En el caso de que el directorio indicado en el punto anterior ya exista, el sistema solicitará al usuario la confirmación para eliminarlo (con todo su contenido) y volverlo a generar.
• El nomenclatura de los archivos PDF generados presenta el siguiente formato; LLLLL_RECIBO_MMAA, donde:
  • LLLLL: Número de legajo asociado al recibo.
  • RECIBO: Tipo de recibo (mensual, aguinaldo, etc.).
  • MM: Mes correspondiente al período en cuestión.
  • AA: Año correspondiente al período en cuestión.
• Si el proceso finaliza con éxito, se visualiza el siguiente popup, invitando al usuario a abrir la ubicación que contiene los archivos generados junto con el detalle de la exportación. 

2. Se genera un archivo en formato Excel con el detalle de los recibos generados durante dicho proceso.

• Se generará un archivo excel denominado RECIBOS_MMAA.XLSX donde se detalla los recibos que fueron incluidos en la exportación. La ubicación del mismo será idéntica a los recibos generados.

COMPRIMIR.

Permite comprimir en un archivo ZIP los archivos generados anteriormente. El proceso de compresión se encuentra separado del de generación, debido a que puede ser posible que el cliente precise firmar los recibos como empleador antes de comprimirlos y procesarlos a la plataforma de recibo digital.

• Sólo se encontrará habilitado si previamente se ejecuto la opción EXPORTAR con éxito.
• El proceso generará un archivo en formato ZIP con el siguiente nombre: RECIBOS_MMAA.ZIP (Donde MM y AA se corresponden al mes y año del período en cuestión). La ubicación del mismo será: la ubicación seleccionada por el usuario + directorio RECIBOS_MMAA
• Si el proceso finaliza con éxito, se visualizará el siguiente popup, invitando al usuario a abrir la ubicación que contiene los archivos generados

Cabe aclarar que durante todas las operaciones que incluye el formulario en cuestión, si se detecta algún inconveniente o excepción, el mismo será informado al usuario con el detalle correspondiente.

 

INSTRUCTIVO PARA LA CARGA DE RECIBOS EN PLATAFORMA 'HOY LO FIRMO'

1- Primero chequeamos la configuración de HLF a través del módulo sueldos, en Recibo Digital -> Configuración:

2- Luego de chequear que la configuración de HLF, vamos a Recibo Digital -> Exportación de nómina. A través de filtros podemos elegir los empleados a cargar en la plataforma de HLF.

(Para este paso hay que tener en cuenta que aquellos empleados que no tengan e-mail asociado no podrán ser cargados en Hoy lo Firmo, el sistema los muestra en rojo).

3- El sistema saca un cartel para guardar en un directorio a la nómina de empleados.

4- Es hora de pasar a la plataforma de Hoy lo firmo, ingresando a través de un navegador web al sitio https://app.hoylofirmo.com/, e ingresando con las credenciales de la empresa (previamente configuradas):

5-  Sobre el panel de la izquierda encontramos un menú, accedemos a Importar -> Empleados para luego ingresar en el botón "Seleccionar archivo":

6- Buscamos en el directorio (este proceso se hace mes a mes, salvo que no haya modificaciones de altas y bajas):

La plataforma informa el resultado obtenido y ya tenemos los empleados activos en HLF. 

- Dicha plataforma hace el seguimiento de cantidades en función de los empleados activos por mes, por lo que es necesario tenerlo en cuenta para no acumular altas que son bajas, y que producen costos adicionales.

7- Antes de ingresar al sistema, vamos a crear una carpeta en un directorio conocido, para manejar la información correspondiente al periodo en cuestión.

Por ejemplo, vamos al directorio "Documentos", damos click derecho -> Nuevo -> Carpeta

8- En este punto retomamos al sistema Aipem para efectuar la exportación de recibos.

Para esto abrimos el sistema en el módulo Sueldos, y cambiamos al periodo deseado en Utilidades -> Cambiar periodo:

9- Vamos a Recibo digital -> Exportación de recibos:

10- Filtramos en función del periodo o empleados que queremos exportar, y luego exportamos al directorio previamente creado (En nuestro caso es una carpeta 06-24 creada en Documentos):

11- Una vez seleccionada la ubicación, el sistema arroja la siguiente pantalla, en la cuál es muy importante seguir la secuencia de:

     1- Exportar

     2- Comprimir

12- Es hora de pasar a la plataforma de Hoy lo firmo, como siguiente paso hay que crear un lote, por lo que vamos al panel izquierdo en Envíos -> Lote, y una vez allí, el botón verde de Definir un lote:

Completamos los campos correspondientes a cada periodo correspondiente al lote de empleados:

13- Volvemos a Envíos -> Lote, y seleccionamos el Lote creado.

14- Completamos y avanzamos sobre el lote, con el fin de importar los recibos,

     a- Completar Datos -> los valores de montos se completan para controlar posteriormente:

     b- Luego cargamos el archivo zip creado con anterioridad desde el sistema Aipem con recibos.

                  El botón de Procesar inmediatamente -> Genera de manera rápida la carga de hasta 50 recibos,

                         en caso de ser mayor a 50: destildar

     c- Validación -> Sirve para corroborar lo cargado de Montos en Completar Datos y el monto de archivos cargados en zip.

     d- Aprobación -> Este paso debe ser efectuado por cualquier personal, pero puede ser una validación, al efectuarse por otro personal distinto del que sube el archivo y efectúa la carga.

     e- Envío -> Puede efectuarse de manera inmediata o diferida:

15- Se generan los recibos y envían a cada empleado cargado en HLF, tras la firma, se puede corroborar desde el sistema Aipem en cada recibo, desde Módulo Sueldos, en Archivo -> Recibos

En el margen superior derecho, sobre el botón habilitado de Recibo digital: