Introducción:
El sistema de legajo digital permite llevar la documentación de un legajo tanto la que tiene que enviar el empleado como el empleador.
A través de esta funcionalidad podrá hacer envío o solicitud de documentación al empleado. También permite realizar un seguimiento del estado del legajo y la documentación que tiene pendiente de envío.
Temas a ver:
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Explicación de los tipos de flujos – Flujo personalizado y masivo
- Generación de procesos de envío y solicitud de documentación
FLUJOS
Hay dos tipos de flujos:
- Personalizado (se le envía a un empleado o grupo de empleados en particular)
- Masivo (se les envía a todos los empleados)
Para crear un flujo debe ingresar en el menú Configuración y luego Legajo Digital – Listado de flujos.
Allí encontrará en el margen superior derecho un botón que dice “Definir un flujo”
FLUJO PERSONALIZADO Y MASIVO
Este tipo de flujos permite hacer envíos a los empleados o solicitar que envíen documentación a la empresa.
Los campos a completar son:
Nombre de flujo: Nombre que se le quiera colocar al flujo
Tipo de flujo: Tipificación del flujo
Tipo de envío: Masivo o Personalizado
Emitido por: Empresa o empleado
Tiempo máximo: Tiempo máximo para completar el flujo
Cambio de estado de empleado al lanzar el flujo: Al momento de lanzar el flujo se le pondrá un estado al/los empleado/s
Cambio de estado de empleado al finalizar el flujo: Cuando el flujo concluya se le cambiará el estado al/los empleado/s
Una vez finalizada la configuración se deberá guardar el flujo y aparecerá en un listado de flujos
En el listado de flujos está la opción de eliminar flujo, desactivar o copiar flujo.
Al hacer clic en el código del flujo se podrá proceder a la carga o solicitud de documentación.
Haciendo clic en el botón “Añadir documento” se abrirá una pantalla donde podrá configurar el documento
Los campos a completar son:
Nombre: Nombre del documento a subir
Especificar Archivo: Si no está tildado aparece la leyenda “Lo sube el EMPLEADO FLUJO PERSONALIZADO”. Si está tildado aparece la leyenda “Lo sube la EMPRESA FLUJO PERSONALIZADO” y se tilda el campo Requerido automáticamente.
Tipo de documento: Por el momento sólo puede ser un documento “Básico” pero está pensado para tener un documento inteligente.
Nivel de seguridad: El nivel de seguridad puede ser Normal o Confidencial.
Instrucciones: Aquí se puede colocar un texto libre sobre las instrucciones del documento.
Requerido: Subir el documento es requerido.
Firma requerida: Si firmar el documento es requerido (la firma es un visto bueno)
En el flujo masivo el Archivo se selecciona desde la misma configuración del flujo.
Al finalizar deberá presionar el botón de “Guardar” para que queden los cambios guardados o “Cerrar” para salir sin guardar los cambios.
GENERAR PROCESOS
Una vez que el flujo tiene todos los documentos cargados se deberá generar el proceso para que se envíen las solicitudes.
Para poder generar el proceso se debe ir al Listado de flujos y luego al ícono de Activar y luego al ícono de Nuevo proceso.
También se puede acceder a los procesos desde el menú Envíos – Flujo de Legajo Digital. Allí se podrá acceder al botón “Asignar Nuevo Proceso”.
En la primer pantalla podemos seleccionar el flujo que queremos enviar.
Si se trata de un flujo Personalizado aquí podremos seleccionar el empleado al que se lo queremos enviar.
Si es un flujo Masivo permite seleccionar varios empleados al mismo tiempo creando listas de envíos.
El siguiente paso es la Validación (confirmar que el legajo seleccionado es el correcto).
Luego se deberá subir los documentos que la empresa haya configurado como para subir.
El siguiente paso es Confirmar o Cancelar el documento subido. Si no se acepta no se puede avanzar en el envío.
Luego se deberá aprobar el envío y seleccionar si ese envío será inmediato o programado.
Por último podrá ver en el legajo del empleado una nueva solapa “Legajo Digital” donde se puede hacer un seguimiento de los documentos solicitados.
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