Introducción:
El Módulo Control Presupuestario es una herramienta de gestión que le permite hacer un seguimiento de los gastos realizados por la empresa. El usuario puede comparar un gasto definido en el presupuesto contra el real imputado en el Módulo de Gestión.
Temas a ver:
- Permisos
- Presupuestos
- Edición del Presupuesto
- Comparación con los datos reales desde el Módulo de Gestión
Permisos:
Desde el menú Utilidades/Seguridad/Perfiles damos los permisos necesarios para el uso del Módulo Control Presupuestario
Presupuestos:
Habitualmente el mes de inicio del presupuesto es el mismo que el ejercicio contable, tienen la misma duración, pero no necesariamente tiene que ser así, se puede dividir en semestres si se prefiere.
Hay dos formas de realizar nuestro presupuesto:
- Utilizando solo los gastos
- Incluir el Centro de Costos
Para utilizar la opción 2 el usuario tiene que habilitar desde los parámetros del sistema el campo: Utilizar Centro de Costos Obligatorio.
Desde el Módulo Control Presupuestario/Utilidades/Parámetros, tíldamos el campo: Utilizar centro de costo obligatorio
Tambien se puede tildar dicho campo desde el Módulo de Gestión ingresando desde el menú: Utilidades/Parámetros/Solapa: Control Presupuestario
Una vez difinido esto se ingresa al Módulo Control Presupuestario/Archivo/Presupuestos y se visualizará la pantalla de presupuestos que se divide en:
- Encabezado
- Detalle
Encabezado:
Se completan los siguientes campos:
Presupuesto: Nombre o descripción del presupuesto.
Período Inicio: Mes y año que inicia el presupuesto, por defecto el sistema trae el período actual, el usuario puede editarlo acorde a su necesidad
Período fin: Mes y año que termina el presupuesto.
Una vez que cargamos estos datos vamos a poder visualizar los períodos en el margen izquierdo como se muestra en la pantalla.
ATENCIÓN: Los períodos ingresados en un presupuesto no se pueden repetir en otro!
Detalle:
Una vez completo el encabezado comenzamos a realizar la carga correspondiente a los gastos de cada período la misma se puede ingresar de forma individual o masiva.
Carga Individual:
Nos paramos en el primer período y hacemos clic en el botón + del margen derecho de la pantalla
Se abrirá la pantalla Nuevo detalle de Gasto y completamos los campos con los datos correspondientes al presupuesto que estamos armando.
Campos a completar:
Período: Este campo ya lo trae cargado, es el período que seleccionamos anteriormente
Gasto: Seleccionamos el gasto a incluir en el presupuesto
Centro de Costo: Incluimos el centro de costo correspondiente al gasto
Importe: Completamos con el valor mensual del gasto
Al terminar de completar todos los campos requeridos guardamos y el presupuesto queda cargado como se muestra en la pantalla siguiente
Como se puede ver en la pantalla se realizó la carga del gasto en el período 01-2021 - Centro de Costo: Proveedores - Gasto: Uniformes - Importe: $200.000 mensuales.
Carga Masiva de Gastos:
Para la carga masiva de Gastos en este ejemplo generamos el Presupuesto 2 con 3 períodos. Nos paramos en el período 07-2021 y hacemos clic en el botón: Cargar gastos de manera masiva
Se abrirá un cartel preguntando si confirmamos la importación y hacemos clic en si
Una vez que confirmamos nos traerá en la grilla todos los gastos que tenemos cargados en el sistema con el tilde activo. Si hay gastos que no usaremos los podemos eliminar desde el botón - que se encuentra en el margen derecho, lo mismo si queremos agregar un gasto lo hacemos con el botón +
Un vez cargados los gastos se pueden importar de un período a otro desde el botón: Importar Gastos del período anterior tanto para la carga individual o masiva.
Seleccionamos el período siguiente en este caso 02-2021 y hacemos clic en el botón: Importar Gastos del período anterior se abrirá un cartel indicando si confirmamos la importación, aceptamos si es correcto
De esta forma veremos reflejado el gasto en el período 02-2021
Donde se puede ver en el período 02-2021 el gasto importado por un importe total de $ 200.000 y en el detalle de Totales del Presupuesto $ 400.000 correspondiente a la suma de lo dos períodos.
Estado del Presupuesto:
Una vez cargados los gastos en todos los períodos del presupuesto vamos a poder cambiar el Estado del mismo a Activo y asi poder comenzar a trabajar con los gastos reales imputados en el sistema Módulo Gestión.
Desde el botón: Modificar el Estado hacemos clic en Activar Presupuesto
Se abrirá un cartel preguntando si deseamos confirmar la activación y hacemos clic en SI
El sistema arrojará otra pantalla indicando que el presupuesto que deseamos activar presenta datos incompletos si deseamos continuar de todos modos.
Si hacemos clic en NO, se cancelará la activación y el sistema nos arrojará un archivo excel con un listado de los gastos que tienen el tilde activo en el Módulo pero que no incluimos en el presupuesto.
Si hacemos clic en SI el presupuesto pasará al estado Activo.
Edición del Presupuesto:
Cuando el presupuesto se encuentre en los estados En preparación o Activo pueden ser editados ya sea para modificar los importes, eliminar o agregar un gasto.
Para realizar las modifiaciones necesarias al presupuesto se hace clic en el botón Modificar se selecciona el período y luego se hace clic en el botón editar.
Nota: Al modificar un período se tendrán que modificar los períodos siguientes
En este ejemplo vamos a modificar a partir del período 02-2021 el gasto: Librería que tiene el centro de costo: Proveedores y un importe de $20.000 mensuales.
Al hacer clic en el botón editar de la grilla en el gasto a modificar se abrirá la pantalla: Edición de detalle de gasto, modificamos el importe, en este caso por $25.000 y se puede agregar una descripción del motivo de la modificación, es opcional, luego guardamos.
Al guardar quedará modificado el presupuesto, en las siguientes pantallas verán el presupuesto Original y como quedó luego de modificarlo.
Desde el botón: Historial de Ajuste que se encuentra en el margen superior derecho de cada presupuesto van a poder consultar las altas, bajas, ediciones y motivos de los cambio en el presupuesto como así también exportar el detalle a un excel.
En el ejemplo visto mas arriba indicamos que el motivo de la Edición era prueba, les mostraremos la consulta realizada desde el Historial de Ajustes a continuación
Exportación a excel del detalle de Ajustes:
Comparación con los datos reales desde el Módulo de Gestión:
Ahora veremos como queda nuestro presupuesto de acuerdo a los datos cargados en Gestión.
Ejemplo:
Realizamos la carga en Gestión en el período 02-2021 de los gastos que cargamos en nuestro presupuesto en el cual venimos trabajando: Presupuesto 1 y veremos los resultados.
Se ingresó un Otros Egresos en el período 02-2021 por el gasto: Honararios estudio contable por$50000
Se ingresó una Factura de Compra en el período 02-2021 por el gasto: Uniformes por $ 200000
Se ingresó una Factura de Compra en el período 02-2021 por el gasto: Librería por $ 19000
Ya cargados los gastos del presupuesto en el Módulo de Gestión, iremos al Módulo Control Preupuestario hacemos clic en: Reportes y en este caso como usamos centro de costo seleccionaremos el reporte: Control Prep. por centro de costo y gasto (también lo pueden sacar por gasto y centro de costo)
Como se muestra en la imagen se selecciona el reporte y hacemos clic en el botón: Pantalla
Se abrirá una pantalla para seleccionar el o los períodos en el cual deseamos trabajar, en este caso seleccionaremos el período 02-2021 y aceptamos
Al aceptar el sistema nos traerá el reporte en formato excel con los resultados de los Módulos de Gestión y Control Presupuestario
Como vemos en la imagen del reporte el gasto de librería sufrió una diferencia de $ 6000 de acuardo a lo presupuestado y el gasto, los demas gastos no tienen diferencia.
Nota: El sistema para la comparación no va a tomar los impuestos, solo el gasto neto
Una vez que terminamos de comparar y trabajar con nuestro presupuesto podemos dar por finalizado el mismo desde el botón: Actualizar Estado/Cerrar presupuesto como se muestra en la siguiente imagen
Se abrirá un cartel preguntando si estamos seguros de cerrarlo ya que una vez cerrado no se podrán realizar modificaciones y hacemos clic en SI
de esta forma terminamos con nuestro presupuesto.
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