Introducción:
La funcionalidad Administración de periodos permite crear nuevos períodos, cerrar la asistencia de un determinado período, re-abrir asistencia, cerrar un período definitivamente, re-abrir un período cerrado y quitar la re-apertura de un período reabierto. Más adelante nos adentraremos en cada una de estas funciones.
Para administrar los períodos se debe contar con el componente de seguridad: Administrador de periodos. Para más información sobre cómo habilitar un componente de seguridad a un perfil de usuario hacer clic aquí .
Una vez que contamos con el permiso, ingresar en alguno de los módulos que trabajan con períodos Ej. Personal, Objetivos, Asistencia y Sueldos, ir al Menú Utilidades, opción Administrador de períodos. Se abrirá la siguiente pantalla.
Este artículo lo trataremos en varias partes:
- Filtros
- Creación de un período
-
Otras acciones sobre un período
- Cerrar asistencia
- Re-abrir asistencia
- Cerrar periodo definitivamente
- Re-abrir periodo cerrado
- Quitar re-apertura
1. Filtros
En esta pantalla se podrá filtrar (por cualquiera de los criterios que tenga disponibles) para buscar algún período en particular.
2. Creación de un período
Para crear un nuevo período se debe ingresar el mismo en la opción nuevo período colocando dos dígitos para el mes y dos dígitos para el año. Ej. para crear el período abril 2025 se debe colocar 04-25. Ver imagen a continuación.
Clic en el botón crear. Se abrirá la siguiente pantalla:
Clic en sí.
El sistema nos informa cuáles son los períodos que aún se encuentran sin cerrar, es decir, abierto.
Clic en Aceptar y crear periodo 04-25.
El sistema arroja un mensaje que el Periodo fue creado correctamente. Clic en Aceptar.
Se puede visualizar el nuevo período creado:
3. Otras acciones sobre un período
Para realizar alguna de las acciones primero debe seleccionar el período que va a realizar la acción. Ver imagen a continuación.
En este ejemplo el período seleccionado es el 01-25.
1. Cerrar asistencia
El cierre de asistencia permite que al período seleccionado se le aplique un cierre de asistencia para que no se le pueda cargar más referencias a los empleados. Esta función tiene como ventaja que una vez finalizada la carga de asistencia mensual, se pueda hacer el cierre de liquidación. De esta manera el liquidador se asegura que lo que se cargó en asistencia es lo que liquidó.
Una vez posicionados en el período en el cual se desea cerrar la asistencia, hacer clic en el botón Cerrar asistencia.
El sistema consulta si se desea realmente cerrar la asistencia, clic en el botón Sí.
Notar que la asistencia correspondiente al período 01-25 que era el período en el cual nos habíamos posicionado quedó cerrada con la fecha del día de la ejecución 12/02/2025.
2. Re -abrir asistencia
Permite que se vuelva a modificar la asistencia que había sido cerrada.
Para reabrir la asistencia de un período, hay que posicionarse previamente sobre el período a re-abrir. Luego clic en el botón Re abrir asistencia. El sistema consulta si realmente se desea re-abrir la asistencia.
Clic en Sí.
Se puede visualizar que el período en cuestión 01-25 ya no tiene fecha de cierre de asistencia.
3. Cerrar periodo definitivamente
El cierre definitivo de un período impacta directamente en todos aquellos módulos que trabajan con períodos, estos son: Personal, Objetivos, Asistencia y Sueldos.
En el Módulo Personal, Menú Utilidades, Parámetros hay dos opciones que se sugiere que estén tildadas para evitar errores en el cierre de períodos. Ver imagen a continuación.
Estas opciones permiten que el usuario encargado de cerrar períodos no lo pueda realizar cuando:
- Se está en el período actual, porque el período aún no culminó.
- Se está en un período futuro, porque aún ese período no llegó.
- Se trata de un período anterior pero el mismo tiene un período previo pendiente de cierre.
A continuación lo trataremos con un ejemplo.
- Período actual o futuro: no es posible su cierre
Ej. Hoy es 12/02/2025, el usuario encargado de cerrar períodos ingresa al menú Utilidades, Administrador de períodos, se posiciona sobre el período 02-25 y hace clic en el botón cerrar período definitivamente.
El sistema le arrojará el siguiente mensaje: El período es superior o igual al mes actual (02-25), asegúrese de cerrar periodos ya finalizados (en este caso, como estamos en el día 12/02/25 el período aún está vigente, por lo tanto no es posible realizar su cierre). Ver imagen a continuación:
Si hacemos clic en Cancelar, el sistema nos informa que el proceso de cierre fue cancelado.
Si hacemos clic en Continuar el sistema nos informa que No es posible cerrar el periodo vigente o posterior a la fecha actual (12/02/25). Clic en Aceptar.
- Periodo anterior: no es posible su cierre cuando existe un período previo en estado abierto
Ej. hoy es 12/02/2025, el usuario encargado de cerrar periodos ingresa al menú Utilidades, Administrador de períodos, se posiciona sobre el período 01-25 y hace clic en el botón cerrar período definitivamente.
El sistema le arrojará el siguiente mensaje: Se cerrará definitivamente el siguiente periodos: 01-25, si se realiza clic en Continuar, el sistema informará que no es posible cerrar el periodo porque existen periodos cronológicamente anteriores que aún permanecen abiertos. Notar que efectivamente el período anterior 12-24 aún no fue cerrado. En este caso, el usuario, debe cerrar primero el período 12-24 para luego poder cerrar el período 01-25.
Clic en aceptar y luego en cancelar.
¡Importante! Para cerrar un período el mismo no tiene que ser futuro, tampoco puede ser un período actual y en caso de que sea un período pasado para poder cerrarlo tiene que estar cerrado el período inmediato anterior a este.
- Periodo anterior: cierre
Ej. Hoy es 12/02/2025, el usuario administrador de períodos ingresa al menú Utilidades, Administrador de períodos, se posiciona sobre el período 12-24 y hace clic en el botón cerrar período definitivamente.
Con esta opción no se podrá realizar la carga de información dentro del período elegido. Deja dentro del período una copia del sistema de como estaba a esa fecha dicha información.
Ej.
Si Rogelio Aguas en el período 04-18 (abierto) tiene un básico de $ 5000.- y se cierra el período 04-18.
En el período 05-18 se cambia el básico por $ 7000.-, entonces si por alguna razón queremos consultar el básico que cobraba en el período cerrado 04-18. En el básico nos aparece el antiguo valor de $5000.-
Estos cambios afectan a todo lo relacionado con información del período, desde que Domicilio tenía ese empleado en un período determinado hasta verificar el recibo de sueldos.
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Re-abrir período cerrado: Permite la re-apertura de un período ya cerrado con anterioridad.
Tener en cuenta que si se reabre el período y se realizan modificaciones sobre dicho período, los cambios solamente van a quedar en dicho período. Si es información que debe estar desde ese período REABIERTO hasta los siguientes períodos ABIERTOS, deberá modificarse en los 2 períodos.
- Quitar re-apertura: Permite cerrar nuevamente un período re-abierto.
Componente de Seguridad:
Para poder acceder al formulario el usuario deberá presentar los permisos necesarios sobre el siguiente componente de seguridad: Administrador de periodos
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