Proceso de cobro digital

Introducción:

El objetivo de este artículo es aprender a realizar el proceso completo de cobro de comprobantes de ventas a través de códigos de pago electrónico y código de barras generados mediante la plataforma Cobro digital.

Es importante aclarar que a este módulo no se ingresará a través del módulo AIPEM, sino que se realiza a través de un ejecutable.

Este artículo lo dividiremos en los siguientes temas:

1. Perfiles de seguridad
2. Logueo al Módulo de Cobro digital
3. Configuración
4. Generar boletas
5. Consulta de boletas
6. Procesar cobros
7. Recibos en Módulo Gestión Administrativa
8. Asiento contable en Módulo Contable
9. Bitácora

1. Perfiles de seguridad

El Usuario administrador del sistema, debe ingresar desde el Módulo de Gestión Administrativa, en el menú Utilidades, Seguridad, Perfiles y habilitar al usuario del sistema el componente Cobro Digital.

Se abrirá la siguiente ventana:

Buscar el perfil del usuario que necesita el permiso, en nuestro caso es el perfil 0040 SUPERADMIN una vez posicionado sobre el perfil, hacer clic en el botón del lápiz para editar. Luego escribir en el campo Buscar componente: Cobro digital, se listarán todas las pantallas relativas al proceso de cobro digital. Para poder trabajar con todas debemos tener en Acceso la letra E. Finalmente hacer clic en el botón guardar.

Importante:

Si no se realiza este paso de habilitar el componente de seguridad Cobro digital, al intentar loguearnos en el módulo Cobro Digital nos saldrá el siguiente cartel:

Si no tenemos habilitados el componente de Seguridad Cobro digital - Configuración, no podremos

acceder a la configuración, el sistema nos arrojará el siguiente cartel:

Es importante que sólo quien defina la configuración tenga acceso a esta opción y no todos los usuarios.

2. Logueo al Módulo de Cobro digital

Para ingresar al módulo de Cobro digital haremos clic en el siguiente logo

Se nos abrirá la siguiente pantalla para loguearnos:

Seleccionamos nuestro Usuario y notar que el sistema nos alerta si tenemos la opción de Bloq Mayús activada ya que la contraseña distingue mayúsculas de minúsculas.

Luego hacer clic en el botón Aceptar

3. Configuración

Una vez logueados y que tenemos el Componente de seguridad Configuración habilitado, procedemos a configurar Cobro digital. Tener en cuenta que esto se realiza por única vez al implementar. Es posible realizar modificaciones con posterioridad por ejemplo si cambia alguno de los parámetros definidos.

Hacemos clic en el botón de herramientas situado a la izquierda.

Arriba veremos 3 pestañas a configurar:

1. Configuración cobro digital: aquí se completan los datos en los que la empresa se encuentra registrada en la plataforma Cobro Digital.

2. Configuración cobros, aquí se completa:

• la cuenta bancaria en donde se realizará el cobro, esta cuenta será la que se utilizará en el recibo en la grilla de valores ingresados
• el talonario que se utilizará para cobro digital compuesto por 4 dígitos
• finalmente se debe definir si se aplicará al momento de realizar la cobranza la registración del impuesto bancario. En el ejemplo se optó por no incluirlo.

3. Configuración Boleta de Cobro: aquí se definen los días para el cálculo del vencimiento de las boletas de cobro.

Finalizada la configuración hacemos clic en el botón Guardar.

 

4. Generar boletas

Esta opción permitirá generar una boleta de cobro para cada uno de los comprobantes de venta presentes en el sistema. Los comprobantes de venta contemplados son:

• Factura A
• Factura B
• Factura C
• N. Débito A
• N. Débito B
• N. Débito C
• Factura de crédito MiPYME A
• Factura de crédito MiPYME B
• Factura de crédito MiPYME C

Tener en cuenta que deben tener CAE asociado y que no deben estar cobrados parcialmente.

Para acceder a la generación de boletas de cobro debemos hacer clic en el siguiente botón que se encuentra a la izquierda:

Se abrirá la siguiente pantalla en donde veremos los comprobantes de ventas que aún no fueron cobrados listados por Fecha, Tipo y número de comprobante, Cliente e importe.

Al posicionar el cursor sobre la fecha del comprobante se podrá visualizar un cartel con información adicional ej. fecha de vencimiento del comprobante, número de CAE, etc.

En la parte inferior de la pantalla tenemos el botón Ninguno-Todos. Este botón nos permite seleccionar todos los comprobantes a generarles boletas o ningún e ir seleccionando los deseados haciendo clic sobre el comprobante y presionando la tecla Ctrl.

En la parte inferior de la pantalla hay un campo Cantidad total que muestra la cantidad de comprobantes seleccionados y un campo Importe Total que representa el total acumulado de los comprobantes seleccionados.

Esta pantalla también cuenta con la opción de aplicar un filtro con algún criterio para limitar los comprobantes a realizar las boletas.

El botón Filtros se encuentra en el margen superior.

Las opciones de filtro son las siguientes:

Si queremos sacar un filtro seleccionado, debemos hacer clic en el botón Filtros y luego en el botón Blanquear.

Una vez seleccionados los comprobantes a los cuales les queremos confeccionar una boleta, hacemos clic en el botón Nuevo que se encuentra en el margen superior a la derecha del botón filtrar.

Se nos abrirá la siguiente pantalla:

Hacemos clic en el botón aceptar. Se abrirá la siguiente pantalla y hacemos clic en el botón Procesar.

Se ejecuta el proceso y si sale todo bien al finalizar arroja el siguiente cartel:

Hacemos clic en el botón aceptar y vemos un detalle del proceso:

Tener en cuenta que se mostrarán en color verde todas las etapas del proceso que fueron exitosas y en color rojo aquellas etapas que tuvieron algún inconveniente.

Abajo está el botón exportar, hacemos clic, elegimos la ruta en donde queremos descargar el archivo Excel. El mismo muestra un detalle de los comprobantes involucrados en el proceso con el resultado de cada una de las etapas.

5. Consulta de boletas

Esta opción permitirá consultar la boletas de cobro ya generadas. Para acceder hacemos clic en el botón que se encuentra a la izquierda. Ver imagen.

Los campos que se verán en la pantalla de Consulta de boletas son:

• Fecha de ems: Fecha en la cual se generó la boleta en cuestión
• Nro. de boleta: Nro. de boleta generado en el servicio Cobro Digital
• Cliente: Cliente asociado a la boleta
• Concepto: Tipo y nro. de comprobante por el cual se generó la boleta en cuestión
• Importe: Importe correspondiente a la boleta en cuestión. Es el mismo importe correspondiente al comprobante de venta.
• Activa: Al momento de generar la boleta de cobro dentro del servicio Cobro Digital la misma figura en estado Activa, lo cual permite que sea cobrada a través de los medios con los que dispone dicha plataforma. Si por alguna cuestión es necesario deshabilitar dicha boleta, la misma podrá ser inhabilitada desde la opción ACCIONES
• Cobrada: Cuando se genere una boleta de cobro, esta quedará en estado pendiente hasta que se registre el pago a través del servicio de Cobro digital y se refleje en el sistema. Una vez que la boleta ha sido cobrada, no será posible realizar modificaciones en la misma.

Estos mismos campos son los que estarán disponibles en el botón de filtro que se encuentra en la parte superior.

Tener en cuenta que el filtro viene por defecto inicializado con Boletas activas Si y Boletas cobradas No. Esto es para tener un visión de las boletas que se encuentran activas y aún no cobradas. Cabe aclarar que este filtro puede ser modificado a criterio y necesidad de cada usuario.

Al lado del botón filtro tenemos el botón Acciones. Este botón permite:

• Desactivar una boleta: esta acción hace que la boleta no pueda ser cobrada a través de los medios habilitados por el servicio de cobro digital. Al momento de seleccionar esta acción, el sistema solicitará la confirmación de la operación.
• Obtener Código de barras: esta acción se utiliza en el caso de que haya fallado en el proceso de generación de boleta y no haya arrojado el código de barras
• Obtener Código de pago: esta acción se utiliza cuando hay algún inconveniente en la generación de la boleta y no haya arrojado el código de pago.

Una vez realizada alguna de estas acciones, el sistema nos solicitará la confirmación.

Es importante aclarar que si el usuario se posiciona sobre una boleta de cobro puede obtener más información sobre la misma como por ejemplo fecha de vencimiento de la boleta, el Código de barras, código electrónico de pago, etc.

6. Procesar cobros

Esta opción permite verificar si las boletas de cobro generadas con anterioridad a través del proceso de Generación de boletas de cobro ya registran un cobro asociado en el servicio correspondiente a Cobro Digital. En caso afirmativo, se generará el cobro en el módulo de Gestión Administrativa y el asiento contable en caso de tener configurado el módulo Contable para asientos automáticos.

Para acceder a Procesar cobros, debemos hacer clic en el siguiente botón:

Se nos abrirá la siguiente pantalla:

Los campos que se verán en la pantalla de Procesar cobros son:

• Fecha ems.: Fecha en la cual se generó la boleta en cuestión
• Nro. boleta: Nro. de boleta generado en el servicio Cobro Digital
• Cliente: Cliente asociado a la boleta
• Concepto: Tipo y nro. de comprobante por el cual se generó la boleta en cuestión
• Importe: Importe correspondiente a la boleta en cuestión. Es el mismo importe correspondiente al comprobante

En la parte superior tenemos los botones:

• Refrescar: Esta opción permite cargar nuevamente la grilla correspondiente a las boletas de cobro.
• Filtros:
  • Fecha emisión inicio: permite consultar las boletas de cobro cuya fecha de emisión sea igual o superior a la indicada.
  • Fecha emisión fin: permite consultar las boletas de cobro cuya fecha de emisión sea igual o inferior a la indicada
  • Clientes: permite consultar los comprobantes asociados a un cliente en particular

• Verificar: este botón verifica que boletas fueron cobradas efectivamente, una vez individualizadas realizar el correspondiente cobro en el Módulo Gestión Administrativa.

En la parte inferior de la pantalla tenemos el botón Ninguno - Todos. Este botón permite seleccionar todas las boletas a verificar o ninguna y hacer la selección de manera manual manteniendo presionada la tecla Ctrl y haciendo clic sobre cada registro.

Una vez que seleccionamos las boletas que queremos verificar si fueron cobradas, hacemos clic en el botón Verificar.

Se abrirá la siguiente ventana:

Hacemos clic en el botón Aceptar.

Se nos abrirá otra ventana en donde haremos clic en el botón procesar:

Finalizado el proceso, se nos abrirá la siguiente ventana:

Hacemos clic en el botón Aceptar.

Se abrirá una ventana con el resultado del proceso, el mismo puede ser exportado en Excel.

Si hacemos clic en el botón Exportar, se nos abrirá la siguiente pantalla en donde debemos seleccionar el directorio en el cual queremos que se nos descargue en el archivo.

Se nos abrirá la siguiente pantalla informando el resultado de la exportación e indicando el destino del archivo generado:

Hacemos clic en el botón Ok.

Una vez que se finaliza el proceso de cobro se puede ingresar en el módulo Gestión Administrativa y en el Módulo contable y consultar los recibos y los asientos contables.

Importante: Para que los asientos se generen automáticamente, deben estar previamente cargadas las cuentas contables.

7. Recibos en Módulo Gestión Administrativa

Ingresamos al módulo Gestión Administrativa, menú Operaciones, recibos de cobranza. Buscamos el cliente al cual le realizamos el cobro y vemos el recibo/cobro:

Notar que en Nro. Recibo, el número de talonario 0035 es el que definimos en la configuración en nuestro ejemplo. El mismo será utilizado cada vez que se procesen cobro a través de cobro digital.

En la parte de comprobantes cobrados, se encuentra en el comprobante de ventas que procesamos para el cobro digital y en la parte de valores ingresados, tenemos la cuenta bancaria que definimos en la configuración.

Es importante aclarar que si se modifica el recibo, el sistema lo notificará a través del siguiente mensaje:

Si hacemos clic en el botón eliminar y luego en el botón Sí, el sistema nos arrojará el siguiente mensaje:

Es importante aclarar que la eliminación de un recibo produce también la eliminación del asiento contable. 

El usuario podrá ingresar nuevamente al Módulo de cobro digital y realizar el proceso de verificación del cobro nuevamente.

8. Asiento contable en Módulo Contable

Ingresamos al módulo Contable, menú Archivo, Asientos.

Aplicamos un filtro para posicionarnos en el asiento:

El asiento contable generado en leyenda nos coloca el tipo de comprobante que es un Recibo, el número y el nombre del cliente.

En la parte de la grilla tenemos el aumento de la cuenta bancaria del Banco Frances (como consecuencia del cobro) y la disminución del Deudor por ventas.

9. Bitácora

Cada transacción que contiene el proceso de Cobro digital genera un registro en la bitácora. Para acceder a la Bitácora, debemos tener el correspondiente permiso por parte del usuario administrador.

Una vez que contamos con el permiso, en el Módulo Gestión Administrativa, menú Utilidades, seguridad, Bitácora se nos abrirá la siguiente pantalla en donde podremos observar todas las transacciones realizadas.