Orden de Pago

Introducción:

El objetivo de este artículo es aprender a realizar Órdenes de pago.

Este artículo lo trataremos en 3 partes:

1. Permisos

2. Generación de Orden de pago

3. Reportes

1. Permisos

Para poder realizar la carga de ordenes de pago, el usuario administrador del sistema debe otorgarle los permisos necesarios al usuario responsable de esta tarea. El usuario administrador del sistema debe ingresar al módulo Gestión Administrativa, menú Utilidades, Seguridad, Perfiles, se le abrirá la siguiente pantalla:

Debe buscar el perfil del usuario al cual le desea otorgar los permisos. Una vez posicionado sobre el perfil, tiene que colocar en acceso la letra E a los componentes referidos a pagos. Al finalizar hacer clic en el botón Guardar que se encuentra en el margen superior derecho para que el sistema actualice los cambios efectuados.

2. Generación de Orden de pago

Una Orden de Pago se genera para cancelar uno o varios comprobantes de compra adeudados a un proveedor o para registrar un pago a cuenta de futuras compras.

El funcionamiento de una Orden de Pago es similar al de un Recibo de Cobranza.

Para confeccionar una orden de pago debemos ingresar en el módulo gestión administrativa, menú operaciones, ordenes de pago. Se abrirá la siguiente pantalla:

Para generar una nueva Orden de pago hacer clic en botón + y completar los siguientes campos:

• Número de Pago: Se completa automáticamente al dar de alta la orden y no se puede modificar.
• Fecha: Se completa automáticamente con la fecha del día en que se realiza esta acción. Se puede modificar.
• Fecha de imp: Ingresar la fecha en la que se desea imputar el pago.
• Proveedor: Indicar el proveedor al que se quiere imputar el pago. Se puede escribir el código o bien seleccionarlo del menú desplegable. Tener en cuenta que si se selecciona un proveedor que tiene comprobantes que están siendo gestionados por el Proceso de Solicitud de orden de pago, en la parte inferior de la Orden de pago saldrá el siguiente aviso: El proveedor presenta comprobantes imputados en sol. orden de pago y un botón ver más. 

Si hacemos clic en el botón ver más se podrá visualizar el detalle de los comprobantes que están siendo gestionados por el proceso de Solicitud de orden de pago.

¡Importante! Para estos casos, no se podrá continuar con la Orden de pago y se deberá seguir el pago por el Proceso de solicitud de orden de pago.

Para el resto de los casos, continuaremos con los siguientes pasos:

Comprobantes Pagados: 

Esta grilla permite seleccionar los diferentes comprobantes que se saldarán en la Orden de Pago.

Se puede hacer de dos formas:

• Masivamente, a través del botón “Llenar Todos”, que va a traer automáticamente todos los comprobantes pendientes de cancelación. (Para eliminarlos de la grilla presionar “Borrar todos”).

• Individualmente, presionar el botón “+” arriba ala derecha de la tabla y completar los siguientes campos:

 Elija el tipo de comprobante: 

• Factura: Al seleccionar, en el campo número, aparece una lista desplegable, donde se ven todas las facturas que se adeudan, haciendo clic sobre ella, se la selecciona, y se completan los campos, letra, fecha, total, saldo, importe a pagar, de manera automática. Este último se puede modificar pudiendo realizar una imputación parcial del comprobante.
• N. Debito: Al seleccionar, en el campo número, aparece una lista desplegable, donde se ven todas las Notas de Débito, haciendo clic sobre ella, se la selecciona, y se completan los campos, letra, fecha, total, saldo, importe a pagar, de manera automática. Este último se puede modificar pudiendo realizar una imputación parcial del comprobante.

• Ticket: Al seleccionar, en el campo número, aparece una lista desplegable, donde se ven todos los Tickets, Al seleccionarlo se completan los campos, letra, fecha, total, saldo, importe a pagar, de manera automática. Este último se puede modificar pudiendo realizar una imputación parcial del comprobante.
• Sin Comp.: En el campo número, aparece una lista desplegable, donde se ven todos los sin comprobante que se adeudan, haciendo clic se lo selecciona, y al hacerlo se completan los campos, letra, fecha, total, saldo, Imp. A Pagar. Este último se puede modificar pudiendo realizar una imputación parcial del comprobante.
• A cuenta: Este campo sirve para hacer pagos a cuenta al proveedor, en este comprobante sólo hay que completar el campo Imp. A Pagar. Los saldos ingresados por esta vía quedan como valores a favor que serán utilizados en otra OP.

¡Importante!

Es posible hacer un pago parcial del comprobante. Para esto hay que modificar el campo Importe A Pagar. Al realizar esta acción el comprobante seguirá pendiente de pago pero con un saldo menor al del comprobante original. 

Valores a Pagar:

En esta grilla se ingresan los diferentes valores utilizados para cancelar los comprobantes ingresados en la grilla “Comprobantes Pagados”.

Elegir el tipo de valor y completar los campos correspondientes:

• Caja: Completar la caja de salida y el importe correspondiente.
• Cheque: Si se trata de un cheque propio, completar el número, la cuenta a la que corresponde, fecha de vencimiento e importe. Si se trata de un cheque diferido, el saldo de cuenta recién se modificará el día en que se acredite el cheque.
• Transferencia / Débito automático: Traspaso de saldos desde una cuenta propia a una cuenta del proveedor. Completar la cuenta correspondiente, fecha de vencimiento e importe.
• Cheque de 3ros.: En caso de utilizar cheques de terceros en cartera para la cancelación de la deuda con el proveedor. En la columna número, escribir directamente el número del cheque o bien elegirlo de la lista desplegable en la que aparecerán todos los cheques en cartera. Al seleccionar uno se completarán automáticamente los campos Fecha Vto. e Importe.
• Nota de Crédito: En el caso de contar con alguna Nota de Crédito a favor, se puede utilizarla para imputar saldo de un comprobante. Para ello elegirla del menú desplegable del campo “Número” y a partir de ahí se completarán automáticamente los campos Fecha e Importe.
• A Cuenta: En caso de haber ingresado anteriormente algún importe a cuenta en otra Orden de pago, se podrá utilizarlo para afectar el saldo de los comprobantes ingresados. Elegir el importe a cuenta del menú desplegable del campo “Número”, luego se completarán automáticamente los campos restantes.
• Ret. II BB, Ganancias, SUSS, Otros: En caso de haber sufrido alguna retención se podrá utilizarla a fin de afectar el saldo de los comprobantes ingresados anteriormente. Elegir el comprobante de retención del menú desplegable del campo “Número”, luego ingresar el número de retención correspondiente. El sistema validará automáticamente la cantidad de dígitos del número de retención, en caso de colocar una cantidad menor, el sistema preguntará si se desea autocompletar los faltantes.

De ser necesario, ingresar el importe y las cuotas.

También se podrá realizar el cálculo de las retenciones presionando el botón correspondiente.

Al tildar la opción “Incluir impuesto bancario” ,  se tomarán los parámetros del módulo para generar el impuesto.

Una vez ingresados los datos presionar botón “Guardar el registro actual” (icono del diskette, arriba a la derecha).

Luego de guardar la Orden de Pago, el sistema dará la opción de imprimir la orden   y de confirmar el pago  (los pagos que no se encuentran confirmados llevan el estado).

¡Importante!

• El sistema verificará que el Total a pagar coincida con el Total Pagado y mostrará la diferencia en el campo correspondiente. Si la diferencia es distinta de cero, no se podrá confirmar.
• Se reflejarán los movimientos en las cuentas de fondos correspondientes de acuerdo a los valores que se hayan utilizado.
• Si se ha realizado un cierre de caja, no se podrán eliminar o cargar registros con fechas anteriores a la de dicho cierre.
• Una vez confirmados, los Pagos no pueden ser modificados.
• Al borrar un registro se reingresarán los valores automáticamente.

3. Reportes

Para acceder a los reportes presionar en  se abrirá un listado con los diferentes reportes que presenta el módulo.

 

Una vez seleccionado el deseado contamos con diferentes opciones:

• Ver una vista previa por pantalla.
• Imprimirlo directamente.
• Exportarlo a un formato*.PDF
• Exportarlo a un formato *.HTML

Para obtener mayor precisión en los informes, puede utilizar los filtros de búsqueda a los cuales accede presionando en 

De esta manera los reportes serán vistos en función a los filtros seleccionados.