Comprobantes de Compra

Introducción:

El objetivo de este artículo es aprender a cargar en el sistema Aipem un comprobante de compras.

Este artículo los trataremos en 5 partes:

1. Permisos
2. Cómo ingresar un Comprobante de Compra
3. Reportes
4. Adjuntar archivos
5. Visualización de archivos adjuntos

1. Permisos

Para poder realizar la carga de un comprobante de compra, previamente el usuario administrador del sistema debe otorgar los permisos correspondientes al usuario responsable de esta tarea.

Para esto el usuario administrador del sistema debe ingresar al Módulo Gestión Administrativa, Menú Utilidades, Seguridad, Perfiles. Se abrirá la siguiente pantalla:

Se busca el perfil al cual se le desea otorgar permisos, clic en el botón del lápiz para editar, en Buscar componente ponemos palabras que hagan referencia a los comprobantes como por ejemplo Comp. A cada funcionalidad que necesite el perfil de cargar comprobantes le colocamos la letra E de escritura. Una vez que terminamos con la definición hacemos clic en el botón guardar para que el sistema tome los cambios efectuados.

2. Cómo ingresar un Comprobante de Compra

Para ingresar un comprobante de Compra es necesario cargar información previa en las siguientes pantallas:

• Proveedores: Carga de Proveedores en Módulo Gestión 

• Artículos: Artículos

• Gastos: Gestión / Menú: varios / Gastos

Una vez que tenemos los datos necesarios cargados en el sistema vamos a ingresar al Módulo Gestión Administrativa, Menú Operaciones, Facturas de Compra, donde se abrirá la siguiente pantalla:

Desde el botón: + de la botonera ingresamos un nuevo registro

Campos a completar:

• Proveedor: Para buscar un proveedor, ingresar el código de proveedor, seleccionarlo del listado del menú desplegable o bien utilizar alguno de los criterios de búsqueda que ofrece el botón buscar (lupa).                                   

Una vez elegido el proveedor, el sistema completará automáticamente los campos “Calle”, “Número”, “Piso”, “Departamento”, “IVA” y por defecto, propondrá la letra del comprobante para ese proveedor según la situación frente al IVA que se haya registrado en Gestión > Proveedores > Solapa "General".

• CAI, CAE, Vencimiento: Ingresar CAI o CAE según corresponda y la fecha de vencimiento.
• Gastos: Este campo es obligatorio y sirve para clasificar los diferentes gastos de la empresa. 
• Centro de Costos: Sirve para imputar una compra o un gasto a un sector o sucursal de la empresa, para así poder obtener reportes totalizados por el mismo.
• Forma de Pago (menú desplegable) hay dos opciones:

1. Cte. Proveedor: Al seleccionar esta opción, la factura afectará el saldo de la cuenta corriente del proveedor.

2. Efectivo: Implica el pago en efectivo en el momento de ingresar la factura. Dicho movimiento modifica el saldo de caja en forma automática. Si se elige esta opción es necesario seleccionar la caja de donde se descontarán los fondos.

• El sistema ofrece la posibilidad de ingresar diferentes tipos de comprobante. Cada uno afectará de distinta manera el saldo de la cuenta corriente del proveedor:
• Número Comprobante: Ingresar el número del comprobante que se está ingresando.
• Fecha: Ingresar la fecha del comprobante. Al presionar la tecla “TAB”, el sistema ingresará automáticamente la fecha del día en el que está realizando esta acción, que se puede modificar.
• Fecha Vencimiento: Ingresar la fecha de vencimiento del comprobante.
• Período de imputación: Se completa automáticamente con el mes y año de la fecha de la factura, que se puede modificar.
• Fecha de Carga: El sistema ingresará automáticamente la fecha del día en que se está realizando la carga de la factura en el sistema. No se puede modificar.
• Número de Remito: Si se está ingresando un comprobante con un remito asociado, se puede ingresar el número del mismo.
• Cotización: En caso de utilizar moneda extranjera, se puede registrar la cotización de la moneda. (Por ejemplo: se deja registro que el dólar se tomó a $1550.-).
• Modo de Pago: Permite registrar el modo de pago de la factura. Este campo no es obligatorio.

Detalle de la Factura:

Para comenzar con la carga de artículos hacer clic en el botón “+”. (Sirve para agregar uno o varios artículos)

 

Campos a Completar:

• Cantidad: Ingresar la cantidad de un mismo artículo facturado por el proveedor.
• Artículo: El sistema presenta dos formas para cargar un artículo: Ingresar el Código de articulo, o bien, seleccionarlo del menú desplegable. Como indicamos anteriormente, los artículo tienen que estar previamente cargados en el sistema. Para saber cómo cargar artículos hacer clic aquí.
• Precio Unitario: El sistema lo trae automáticamente tomando la referencia del padrón de artículos, y se puede modificar.
• Total: Es el resultado del cálculo automático de la cantidad de artículos multiplicados por su precio unitario.

En la parte inferior de la pantalla, sobre la izquierda, se encuentran las solapas correspondientes al IVA, Observaciones, Ingresos brutos e Impuestos Municipales, en caso de necesitar cargar alguno de estos campos, hacer clic en la solapa indicada.

 

Solapa IVA: tomará el impuesto según lo estipulado en los parámetros del módulo (ya sea un IVA generalizado o específico por artículo).

Solapa Observaciones: es un campo de texto libre donde se podrá colocar cualquier observación del comprobante que crea necesaria.

Solapa Ingresos Brutos: Permite ingresar las diferentes jurisdicciones para el cálculo del impuesto. Presionar el botón agregar, seleccionar la jurisdicción correspondiente y colocar el importe. El mismo se va a ver reflejado luego en el detalle de impuestos de la factura, sobre la parte derecha, debajo del campo IVA RI 3.

Solapa Impuestos Municipales: Permite el ingreso de otros impuestos municipales. Al presionar el botón agregar se habilitará un renglón donde se podrá ingresar el nombre del impuesto. Luego, sobre la derecha ingresar el importe del mismo. Este valor se verá reflejado en el detalle de impuestos de la factura, sobre la parte derecha, debajo del campo Total II BB.

Para la carga de los campos "Percepción de IVA" y "Otros Impuestos" hacer clic sobre estos campos y colocar los importes correspondientes

 

¡Importante!

El sistema calcula el IVA de la factura dependiendo de la configuración de los artículos realizada en: Módulo Gestión > Archivo > Artículos > Artículos > General > Campo "IVA".

3. Reportes

Para acceder a los reportes presionar , se abrirá un listado con los diferentes reportes del módulo.

 

Una vez seleccionado el deseado hay diferentes opciones:

• Ver una vista previa por pantalla.
• Imprimirlo directamente.
• Exportarlo a un formato*.PDF
• Exportarlo a un formato *.HTML

Después de generar un reporte es posible exportarlo a distintos formatos como PDF, Excel, RTF y otros.  Presionando  se desplegará el menú de opciones.

• 

¡Importante! Para obtener reportes más precisos, se pueden utilizar los filtros de búsqueda presionando el botón 

De esta manera los reportes serán vistos en función de los filtros seleccionados.

4. Adjuntar archivos

Esta funcionalidad permite adjuntar archivos en formato JPG, JPEG, PNG, GIF, PDF asociado a la factura de compra registrada.

Para acceder, clic sobre el botón adjuntar (ver imagen) y se abrirá la siguiente pantalla:

Con el botón + agregamos un nuevo archivo, se nos abrirá la ventana del directorio y tenemos que localizar nuestro archivo, con el botón - eliminamos un archivo y con el botón de la flecha hacia abajo descargamos el o los archivos adjuntos.

Tener en cuenta que para que el usuario responsable de la carga de los archivos tenga acceso al botón de adjuntar archivos debe contar con permiso al siguiente componente de seguridad: COMP_CPRPDF - Facturas de compra. Como todos los permisos, el que los otorga es el usuario administrador del sistema, para saber más sobre esto hacer clic aquí.

 

5. Visualización de archivos adjuntos

Los archivos adjuntos en el formulario comprobantes de compra pueden visualizarse desde las siguientes opciones:

• Órdenes de pago: En el módulo gestión administrativa, menú operaciones, ordenes de pago, haciendo clic en el botón Ver

• Fondos: En el Módulo Gestión Administrativa, menú Fondos, Resumen de fondos, solapa PASIVO, pantalla detalle proveedor
  
  • Solapa "Movimientos de Cuenta Corriente": se agrega al final de la grilla una columna con un botón que estará visible sólo si el documento es una compra, si el usuario tiene permiso y, si existe el archivo asociado.
  • Solapa "Composición de Saldo": se agrega al final de la grilla una columna con un botón que estará disponible solo si el usuario tiene permiso y, si existe el archivo asociado.

• Solicitud de Órdenes de pago: En el Módulo Gestión Administrativa, en el menú Operaciones, Circuito solicitud orden de pago, Solicitud orden de pago, solapa Comp. imputados, clic en el botón Ver

• Generación de órdenes de pago: En el Módulo Gestión Administrativa, en el menú Operaciones, Circuito solicitud orden de pago, Generación orden de pago por solicitud, clic en el botón Ver