Asientos Contables Manuales - Módulo Contable

Introducción:

El objetivo de este artículo es poder realizar la registración de los asientos contables que no se generan de manera automática. Como por ejemplo el asiento de devengamiento de sueldos.

Para poder realizar la carga de asientos contables, es necesario previamente tener definido el plan de cuentas de la empresa. Para mayor detalle sobre como cargar el plan de cuentas hacer clic aquí.

Este artículo lo trataremos en las siguientes partes:

1. Perfiles de seguridad
2. Carga de asientos contables manuales
3. Copia de asientos contables
4. Consulta de asientos contables
5. Reportes

1. Perfiles de seguridad

Para poder realizar la carga de asientos contables debemos contar con el permiso correspondiente. Dicho permiso debe ser otorgado por el usuario Administrador.

Para ello el usuario administrador, debe ingresar en el Módulo Contable, en el menú Utilidades, Seguridad, perfiles.

Se le abrirá la siguiente pantalla:

 Una vez posicionado en el perfil al cual se le quiere otorgar el acceso, hacer clic en el botón del lapiz para editar, en el campo Buscar componente escribir asiento. En la Opción de Acceso debe tener la letra E. Luego hacer clic en el botón Guardar.

2. Carga de asientos contables

En el Módulo contable, seleccionamos el ejercicio en el cual estamos trabajando, tener en cuenta que el ejercicio debe encontrarse ABIERTO, vamos al menú Archivo, Asientos. Se nos abrirá la siguiente pantalla:

Hacemos clic en el botón + para cargar un nuevo asiento contable. 

Campos a completar:

• Fecha: es la fecha en la que queremos realizar la registración. Automáticamente se pondrá la fecha del día en que nos encontramos. El usuario podrá editarla.
• Origen: este campo quedará en blanco.
• Código origen: este campo quedará en blanco.
• Leyenda: debemos completar con una breve descripción del asiento que estamos registrando, ej. Devengamiento de sueldos período MM/AAAA.
• Cod cta: es el número de cuenta contable definido en el plan de cuentas, si lo sabemos ponemos cargarlo y sino tenemos la opción de seleccionar la cuenta haciendo clic en el desplegable de Cuenta.
• Leyenda: no es un campo obligatorio, se puede utilizar para realizar alguna aclaración
• Debe o Haber: hay que completar por cada cuenta uno u otro. El asiento contable debe estar cuadrado para poder guardarse, esto significa que la suma del debe tiene que coincidir con la suma del haber.
• Totales: los totales de debe y haber reflejan la sumatoria de los importes colocados en cada una de las cuentas. Si el asiento contable tiene que estar balanceado para poder guardarlo.

En caso de que al asiento le falte completar algún registro o este desbalanceado el sistema lo advertirá al momento de guardar.

Una vez corregido, se podrá guardar.

3. Copia de asientos contables

Hay asientos contables que los tenemos todos los períodos y los mismos suelen llevar varias cuentas contables, para evitar que el usuario cada vez deba realizar la carga de asiento, el sistema proporciona la posibilidad de copiar un asiento contable existente y realizarle modificaciones. De esta manera lo que se logra es reducir la carga manual y operativa.

Para copiar un asiento contable debemos hacer clic en el botón Copiar que se encuentra en el margen superior derecho, al lado de los botones Guardar y Cancelar.

Una vez efectuadas las modificaciones se debe hacer clic en el botón guardar.

4. Consulta de asientos contables

Para consultar un asiento contable, debemos ingresar al menú archivo, Asientos.

Podemos hacer clic en el botón de la lupa y buscar por alguno de los siguientes criterios:

• Nro. de asiento
• Leyenda
• Origen
• Código origen
• Código

O bien podemos hacer clic en el botón filtrar y seleccionar:

• Fecha desde 
• Fecha hasta
• Origen
• Código de origen
• Cuenta

Otra opción para buscar asientos contables es ir al botón de reportes y sacar un diario General en Excel, aplicando el filtro necesario.

5. Reportes

Desde la pantalla de Asientos contables podemos acceder al botón de Reportes. 

Reportes disponibles:

1. Asientos No Balanceados (Excel): este reporte permite ver que asientos no se encuentran balanceados para luego ir a analizar la operación que le dio origen al desbalance y poder realizar la corrección correspondiente.
2. Balance de sumas y saldos: este reporte muestra un detalle de las cuentas contables con los saldos acumulados en cada una de ellas. Tener en cuenta que se pueden aplicar filtros para acotar la información a analizar. Este reporte se emite en formato PDF.
3. Balance de sumas y saldos - Excel: este reporte muestra un detalle de las cuentas contables con los saldos acumulados a determinada fecha. Tener en cuenta que se pueden aplicar filtros para analizar determinada cuenta contable, o todas, también un rango de fechas. Si no se aplica filtro mostrará la información de todas las cuentas con sus saldos desde el comienzo del ejercicio contable hasta el día en que estamos posicionados.
4. Balance de sumas y saldos mensual Excel: este reporte muestra un detalle de las cuentas contables con los saldos acumulados por mes calendario. Además posee una columna Total que acumula el saldo de todos los meses por cuenta contable. Al igual que el resto de los reportes se pueden aplicar filtros para determinar la información que se necesita analizar.
5. Balance General: este reporte sale en formato PDF y muestra los saldos acumulados en el Activo, Pasivo y Patrimonio neto, detallados por sus respectivos rubros y cuentas contables.
6. Balance General Excel: este reporte contiene la misma información que el balance general pero sale en formato Excel para poder trabajar y gestionar la información.
7. Cuentas ajustadas por inflación: se generará un archivo Excel con el detalle de cada una de las cuentas que se ajustó por el índice mensual de inflación. Antes de emitir este reporte, debemos tener cargados los índices de inflación y determinadas las cuentas en el plan de cuentas que se ajustan por inflación. Para saber como configurar esto hacer clic aquí.
8. Diario General: